信息化环境下离退休工作档案管理的有效措施

2014-03-17蒋丽娟

办公室业务 2014年23期

随着时代的进步和社会经济的发展，我国人口老龄化问题比较严重，离退休人员越来越多，那么就需要做好离退休工作档案管理工作。传统的档案管理模式在实践过程中逐渐暴露出来了一系列的问题和不足，在信息化环境中，需要积极地应用先进的科学技术，做好离退休工作档案管理的工作。本文简要分析了信息化环境下离退休工作档案管理的有效措施，希望可以提供一些有价值的参考意见。

信息化环境；离退休工作；档案管理

离退休工作档案包括诸多方面的内容，如：离退休人员管理服务过程中形成的各种文字和音像资料以及个人信息档案、健康档案等等，对离退休工作档案进行完善的构建，可以促使服务管理得到有效的改进，适应如今老龄化社会发展的需要。

一、离退休人员工作档案管理中存在的一些问题

（一）基础设施比较的薄弱

通过相关的调查数据可以发现，在管理离退休人员工作档案的过程中，在基础设施建设方面存在着问题，无法与现代档案建设管理的工作需求所满足。主要表现为没有较好的工作环境，很多地区没有专门的库房来存放资料，大多都是在办公室或者是临时租赁场所散放资料，没有将有效的防火防水措施给应用过来，这样就容易损坏档案资料。

（二）制度保障比较的缺乏

在管理企业离退休人员工作档案的过程中，管理机制不够科学。在具体实践中，依然是由原来单位来管理离退休人员的工作档案，没有向当地社会保障管理部门及时移交，社保机构和企业分别管理参保资料和退休档案，这样就无法准确把握信息，双方的沟通交流也会受到较大的影响。如果在不同的单位存放一个人的社保资料，采用了不同的管理方法手段，那么它的合法权益就无法得到保障。

（三）人员素质需要进一步提升

如今企事业单位在深入的进行改革，将经济效益作为核心考虑内容，对档案管理没有产生足够的重视，这样档案管理的工作质量就无法得到保证。部分员工认为没有做好档案管理工作，对于自身的升职和加薪也是不受影响的。特别是离退休人员的档案管理，相关部门和管理人员更是没有对其产生重视，随处安放档案资料，依然将传统的手工管理方式给应用了过来，这样就会出现诸多的问题。

二、信息化环境下离退休工作档案管理的有效措施

（一）加快档案系统数字资源建设，促使档案数据的安全得到保证

随着科学技术的给性能和进步，就需要大力发展档案管理的信息化，要大力建设档案系统数字资源，将现有的各类资源给充分利用起来，数字化处理各种档案信息，并且在专业的档案管理系统中保存，这样就可以以数字资源的形式来开展离退休工作档案管理工作。我国档案管理信息化建设起步比较的晚，依然是采用传统的管理方式来管理文档、图纸和声像资料，这样查阅难度就得到了加大，保管方面也存在着不足。那么在今后的离退休工作档案管理中，就需要投入足够的人力资源、物力财力资源，数字化转换档案信息，以便提升离退休档案管理的质量。

（二）强化基础设施建设

要想对离退休工作档案管理的基础设施进行不断的完善和改进，经费问题是首先需要考虑的，那么就需要积极寻求政府财政部门的支持，通过一系列的方式来对资金难题进行解决。企业也需要积极的配合，相关的社会力量也需要参与进来，对资金进行多渠道的筹措，促使档案管理工作的基础设施建设得到强化。解决了资金问题之后，就可以对企业离退休人员档案管理中心进行构建，统一集中管理各个单位各个部门的企业退休人员的档案资料，促使查询和管理效率得到提升。其次按照现代化的标准来对库房进行构建，将基本的档案管理设备和温度控制器等配备过来，做好日常管理工作。最后是对退休人员档案管理数据库进行构建，在其中输入离退休人员的个人信息，促使联网操作得到实现，将绿色通道提供给离退休人员的社会化管理中。

（三）完善制度保障措施

要对立法工作进行强化，科学管理离退休人员的工作档案，相关的档案管理行政部门也需要严格执行相关法律，将依法治档给坚持下去，在国家档案管理中加入相关的工作，规范相关工作。结合相关的法律规定，要对各项规章制度不断完善，规范化退休人员的档案移交工作。具体来讲，对档案接收工作进行规范，构建相关的规章制度，来更加规范的登记、整理、移交和录入操作档案管理工作，比如在登记的过程中，需要逐一登记要件内容，在验收的过程中，需要认真的核对。