浅谈职工人事档案管理的规范化

浅谈职工人事档案管理的规范化

人事档案发展到现在已成为一种专门的档案，属于国家档案全宗的重要组成部分。但是，传统的人事档案管理体系不够完善与科学，且与现代社会实际差距较大，在一定程度上影响到人事档案管理水平和管理效率的提高。因此，结合社会主义市场经济、知识经济和信息网络时代特点及人事制度改革的进程，对人事档案管理体系进行探索和规范是非常必要的。

单位职工；人事档案；规范化

一、职工档案的概念与特点

1.职工档案主要是指企事业单位的一般干部、职员和工人的人事档案。企事业单位的高级党政干部主要参照国家公务员人事档案执行，一般干部和职工的人事档案与工人档案统称为职工档案，与工人档案的概念不同。

2.职工档案是反映个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况的综合反映。包括各种招工、转干、体检、考核、政审、鉴定、审批、工资、奖励、处分等表格和材料。

3.职工档案是企事业单位思想政治工作和劳动管理的一个重要依据。思想政治工作必须有针对性，才能收到较好的效果，不仅要了解他们的经历，还要了解他们的性格、爱好等情况，还要了解对他们有影响的家庭成员和社会关系情况，而这些情况很多都在其人事档案中有反映。同时，对于职工的管理，涉及到工作安排、劳动报酬、生活福利等方面，要搞好这些工作，必须借助其人事档案材料进行历史的、全面的了解，以作为调整、转干、退休等方面的依据。

二、单位职工人事档案管理中存在的问题

1.对职工人事档案不够重视，管理意识淡薄。这主要表现在：职工本人缺乏档案意识，如在填写登记表、履历表时随心所欲等，这必将给档案管理带来许多麻烦。

2.职工档案材料内在质量差。从现实情况看，主要问题是：

（1）归档材料不该归档的材料归了档，不少材料缺少组织依据。

（2）各个时期的登记表中的性别、出生年月等材料重复多。

（3）材料中培训实习等总结性材料偏多，内容却十分贫乏。

（4）能反映职工整体面貌的材料少。没有形成一系列的业务规范，管理无章可循。

3.对人事档案分类不科学。人事档案管理中常分为事业工作人员人事档案和行政工作人员人事档案，这是不科学和不必要的。人事特指人们在社会生活中所发生的人与事、人与人之间的相互关系。现代人事管理是指国家行政机关通过一系列法规、制度和措施对工作人员的管理，并没有指出人事管理分事业或行政。一个单位无论是事业或行政，只要是关于人事管理的问题，其管理内容、指导原则都是一样的，只不过是工作性质有所不同，不应将其分开。

三、职工人事档案管理规范化的途径

人事档案管理规范化是实现职工档案管理现代化的重要前提。要实现其现代化，首先要统一输入格式，统一项目，统一代码符号，统一代码转换规则。长期以来，我国人事档案在管理思想、管理办法、管理手段和条件等方面存在着许多无序现象，制约着我国人事档案工作的发展。因此，在新的历史条件下，加强职工档案的规范化管理，对于历史地、全面地了解干部、实行党管干部，更好地开展组织人事工作，开发人事档案信息资源为社会主义现代化建设服务，具有十分重要的意义。

（一）加强人事档案法规体系和制度建设

人事档案的法规体系是指与之相关的法律、行政法规、行政规章及规范性文件等的总称。目前，我国已初步建立了一套人事档案管理的法规体系，如《档案法》《保密法》中涉及档案工作的一些条款、《档案法实施办法》（1990年）《干部档案工作条例》（1991年）《干部档案管理工作细则》（1991年）等，这些档案法规对我国人事档案的规范化管理工作起到了巨大的推动和促进作用。但是，现实工作中有法不依、不严的情况还时有发生，同时，许多类型的人事档案还处于无法可依的状况。都需要们加强人事档案法规体系的建设，加大人事档案管理的执法力度，这是做好人事档案规范化管理工作的重要保证。

建立健全人事档案的规章制度，是实现人事档案科学管理和规范化管理的重要举措。为此，必须建立以下人事档案工作的制度，即管理人员工作制度、档案编排存放制度、材料收集归档制度、查借阅制度、档案整理制度、档案转递制度、档案统计制度、安全保密制度、工作联系制度、死亡报告制度、档案销毁制度、检查核对制度、资料积累及工作移交制度等。

（二）积极开展人事档案工作目标管理活动

人事档案工作目标管理是指根据党的组织路线、人事劳动工作政策和国家档案工作的方针、政策、法规及规定的要求，以及人事档案事业发展现状和近期发展规划，设计出人事档案工作的基本内容和等级标准，按照规定的办法和程序进行考评，认定等级。它是人事档案实行规范化、科学化、现代化管理的有效措施。目前，机关档案等管理部门相继开展了目标管理工作。实践证明，它对加强档案的规范化管理，提高服务质量，发挥档案的作用意义重大。因此，人事档案管理应借鉴其经验，积极开展目标管理活动，使我国人事档案管理尽快走上规范化、科学化、现代化的发展轨道。

（三）加强人事档案部门的队伍建设

人事档案要实现规范化管理的目标，需要建立一支政治素质高、业务能力强的干部队伍，是人事档案规范化管理的客观要求和重要保证。为此，必须做到：1.加强对人事档案工作人员的培训和继续教育，包括政治强化和业务学习，努力提高其政治和业务水平；2.积极充实人事档案干部队伍，争取把一些政治素质好、有档案专业知识和组织人事工作经验的同志充实到人事档案工作岗位上，也可从高校档案专业、综合性档案馆等招录一些高素质的人员从事人事档案工作；3.要保持人事档案干部队伍的连续性和稳定性。现在许多人事档案部门的工作人员多为兼职，有的地方人员走了没有及时补充，这样既不利于保密，也不利于人事档案工作的管理和干部队伍建设，更不利于人事档案事业的发展。因此，人事档案干部队伍应保持连续性和相对稳定性，做到“先配后调”，重在培养和建设，这是做好人事档案工作和进行规范化管理的关键和长远大计。