关于高校档案资源开发与利用问题的思考

2014-03-17鲍新芬

办公室业务 2014年23期

关于高校档案资源开发与利用问题的思考

高校档案资源是高等院校招生、教学、教研及相关管理工作的重要依据，对其进行合理开发和利用，对于提升学校办学水平有着重要的意义。本文对高校档案资源开发与利用的现有问题进行了总结和分析，并提出了针对性的改进对策，期望为高校档案工作提供可行的参考。

高校档案资源；开发；利用；问题；对策

信息化背景下，档案资源在各行各业中的价值逐渐提升，教育领域也不例外，高校档案资源是学校在招生、科研、管理等各项工作中形成的重要历史记录，对其进行妥善保管，合理开发，有效利用，才能使档案资源充分发挥其应有的价值，为学校各项管理工作提供可靠的依据和重要的参考。随着高校招生规模的不断扩大和高校办学水平的不断提高，高校档案资源的内容越来越复杂，载体越来越丰富，其开发与管理难度也随之增加，导致目前高校档案资源管理与开发力度不足，暴露出一些问题，本文将对此进行讨论，并提出合理化的改进建议。

一、高校档案资源开发与利用的现有问题

（一）档案资源开发利用意识淡薄

目前，高校档案管理工作普遍存在“重保管，轻利用”的现象，许多档案管理人员认为档案管理就是高校档案工作的最后环节，而忽视了档案资源的开发和利用。此外，很多档案管理人员在日常工作中过分关注档案资源的保密性和安全性，对档案资源的服务职能认识不足，导致许多档案资料在库房或电子档案系统中成为“死档案”。

（二）档案编研力度不足

档案编研是开发和利用档案资源的重要途径，是将分散的档案资料进行梳理、筛选、整合和编辑，使之成为系统性和针对性较强的档案资源体系的过程。档案编研工作难度较高、需要花费的时间和精力较多，因而许多高校档案部门对其重视不足，档案编研的成果远远不能满足档案利用者的需要。

（三）档案输出能力偏低

信息化背景下高校档案资源的利用需求有所增加，但高校档案信息的输出能力还很有限，许多档案部门还以手工检索和提供档案原件作为服务的主要方式，速度慢、效率低、传播信息范围小、数量有限，不能适应各类档案利用者对档案信息多方面的需求。

二、高校档案资源开发与利用对策

（一）树立开发利用意识

高校档案资源的利用者是高校教师、学生、领导及教研工作者等等，因而高校档案资源开发和利用过程中，应为学校师生、领导和学校的未来发展着想。档案资源的开发和利用，需要通过一定的方式来实现，采用何种方式，对于档案服务的质量有着显著的影响，如今，高校师生、领导与教研工作者对档案资源的需求发展呈现出多元化、多样性的趋势，对此高校档案的开发与利用途径也应有所拓展和创新，可采取以下措施：1.档案阅览。即在档案馆或其他特定场所向读者提供档案借阅服务，通过借贷、答疑等方式为档案利用者提供服务；2.档案外借。通过向档案需求者借出档案原件或副本来满足其需要，档案的外借需严格按照档案馆相关规章制度进行；3.档案展览。通过展出档案原件或复制品，系统的展示某一专题的相关档案资料，使需求者能够系统的认识相应的问题；4.印制和发放副本。对于需求量较大的档案资源，可通过复制、发放的途径提供服务，这样一来可使大量的档案需要者的需求得到满足，并有效地保护档案原件不因过多借阅而发生损坏；5.档案目录。对现有档案资源制定检索目录，方便档案需求者检索和使用档案资源，以提高档案服务效率。

（二）强化档案编研工作

强化档案编研工作对于深化高校档案资源的开发与利用，提升档案资源的利用价值有着重要的意义，高校档案资源编研中应注意以下几个问题：1.强化档案文献编纂，按照一定的顺序或条例将相关档案文献进行排序和归纳，使之形成系统性的档案资源系统，档案编纂过程中，档案编研内容与档案原件相同，因而应根据合理的排序、编选方法使其得到合理分类和归纳，同时保证档案资料的原始性和易读性；2.二次汇编。即根据一定的要求，通过简练的文字对档案的内容进行概括，例如博士、硕士学位论文的摘要等等，通过二次汇编使档案资源具备简便易读、灵活方便的特点；3.档案参考资料，根据档案内容加工编写的一种书面材料，如学校大事记、专题概要、会议记录等。

（三）提高档案输出能力

目前，档案资源的利用需求逐渐增大，对此高校档案管理部门应有意识的提升档案开发与输出能力。高校档案部门要不断增加计算机等现代化设备的数量，提高计算机应用水平，开发统一标准的档案管理系统软件，加强档案区域网及互联网的建设和数据库的建设。