谈谈档案库房管理存在的困惑问题及对策

谈谈档案库房管理存在的困惑问题及对策

档案是人类活动的历史记录，具有一定的保密性与不可再生性，故档案管理工作显得十分重要。在进行档案管理时，要根据档案的性质、类型等进行分类管理。而库房管理就是档案管理中非常重要的一部分。本文就档案库房管理中遇到的常见问题进行探讨，并提出解决对策。

档案；库房管理；问题及对策

档案是指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是企事业单位进行人力资源管理的关键。由于档案的保密性与不可再生性的特点，充分认识档案管理工作的重要性有非常深远的意义。库房是档案存放的地方，因此库房管理就显得尤为重要，本文探讨了档案库房管理中常见的问题及解决办法，为库房档案管理工作提供一份参考。

一、档案库房管理常见的问题

（一）档案库房安全性不能保证

库房的安全是档案管理非常重要的环节，它决定着档案保存的完整性与安全性。如在选址上，应该因地制宜，不能将档案库房选在灾害多发地段，增加安全隐患，尽量减少水灾、火灾等灾害的影响，保护档案的安全性；在库房的设计上，应该参照有关规定，合理的建造库房，不能因为缺乏档案安全意识和经济能力不足而偷工减料，使库房在设计上存在缺陷，要从源头上遏制隐患的发生；在档案库房的基础设施上，要选择合格档案装具，在地震频发地带要选择抗撞击力强的装具，在水灾频发地带要选择防水性能强的装具等，同时应该注意库房内电源的安全，做好保护措施，防止发生漏电事故引发火灾。在监控及报警系统上，要合理配置设计，及时检查配套设施，做到时时监控、及时报警。

（二）档案库房管理制度不完善

库房应该进行定期检查排除安全隐患与定期清扫保持档案整洁，这是档案管理的基本管理制度，但由于档案管理人员的专业素质不齐、对库房档案管理工作投入的精力不足以及部分领导对档案库房管理工作的不重视，使库房管理工作难上加难。最常见的库房管理盲区为：

1.档案人员每天不对水源电路情况进行检查，水灾、火灾容易爆发。

2.库房被充当为杂物间，堆放不相关的杂物，使得引起相应灾患。

3.非库房工作人员自由进出库房，在库房内查阅档案，容易造成机密的流失与泄露。

4.库房内的防盗、防水、防潮、防光线、防尘等基本保护设施老旧，起不到相应作用。

5.档案在进入库房时没有进行消毒处理，易造成虫咬使档案七零八碎。

6.档案库房管理缺乏科学的现代化管理，使档案管理工作变得纷繁复杂。

因为以上这些原因使我国每年档案的损失量巨大。

二、档案库房管理常见的问题解决对策

（一）加强档案库房安全性管理

安全问题是大问题，加强档案库房安全建设是重中之重。根据相关规定，对不合格档案库房的选址及库房设计做重新整改，从源头上解决问题，杜绝安全隐患；定期检查档案库房档案装具，选用合格合适装具，科学摆放档案架、柜；库房内的电源与电气设备应有防护设施；消防设备齐全，定期检查设施的损坏情况，并积极更新调换；日常中注意防水，经常对水源管道进行防水检修；定期对库房管理人员进行安全教育，普及安全常识，提高防范意识。档案库房安全管理不能疏忽，需要时时关注，争取在源头上消灭潜在隐患，为档案的库房管理营造一个安全的环境。

（二）建立健全档案库房管理制度

档案库房管理制度可以为库房的管理加一层保障，针对目前库房管理某些制度上的缺陷，做以下建议：

1.库房由档案人员负责管理，并负责每天检查门窗配电的开关情况，并记录温湿度情况。

2.库房内不得堆放其它物品，以保证库房的整洁，库房内严禁饮食。

3.非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行。

4.库房必须具有防盗、防水、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。

5.库房必须具有专业橱柜，明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管，并备有必要的安全保护设施，以确保档案的安全。

6.努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化。

制度的建立是为了更好的完成档案库房管理工作，但仅仅有制度也是不行的，需付诸于实践，二者有机的结合在一起，才能真正起到保障安全的作用。

三、结语

总之，档案库房管理是整个档案管理中非常重要的环节，不仅对某些部门单位的工作具有指导意义，对整个社会的发展历程也具有深远的影响。必须紧随时代的发展，积极探索新型档案库房管理模式，为档案事业的可持续发展奠定坚实基础。因此，本文就针对档案库房管理存在的困惑问题以及相关对策做了简要研究，希望通过本文的研究可以给相关人员提供参考。

[1]贾小艳.浅谈当前档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月,2012,04:343.

[2]任卉蕾.浅谈档案安全管理存在的问题及对策[J].山西科技,2011,04:47-48.

[3]沈梓衡.人事档案管理存在的问题及对策思考[N].承德日报,2009，08，17006.

[4]黄克志.档案信息化管理存在的问题及对策[A].新情况新热点新方法—2009档案工作透视[C].2009:5.