医院档案工作如何为各方面主动提供服务

龚静

档案利用服务是档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作的归宿，也是党和国家对档案工作的根本要求。但在现阶段，档案部门严重存在着重保管、轻利用、重收藏、轻服务的现象，被动地等待着服务。而主动服务于经济建设，服务于社会发展的工作做得不够到位。随着知识经济和信息时代的到来，人们对档案利用的需求日益增强，范围不断扩大，那么档案人员如何加强档案利用工作，改进服务方式，变被动为主动，切实地作好服务呢？笔者想从以下几个方面谈谈自己的浅见。

一、利用档案室的功能属性为领导的决策提供有力的支持和素材

档案工作人员要对医院的各项工作做到心中有数，根据医院的工作规划与工作重点，预测工作要求，有针对性地做好档案编研工作，将零散的、杂乱的信息，转变为系统的、成专题的、分类有序的、可直接利用的信息资料，以便随时主动服务于医院各项工作。如在某项重大决策即将付诸实施前，档案室为之提供与此工作相关的系统性的专题资料，供领导参阅，为下一步工作提供依据和工作目标。还可通过各种载体，把上级指令性项目、重要事项及工作完成情况，通过网络、简报等形式反映给领导，为他们的民主决策、科学决策提供科学根据和咨询服务，让档案工作逐渐从幕后走向前台。

二、为各职能部门主动提供各种便捷服务

档案文献汇编材料是重要的查阅使用依据，是档案信息集中的体现，是档案工作者从大量的归档文件、材料中经过查选、考证、加工形成的最真实和最有说服力的历史记录。档案室将编制的院规、院志等材料向各科室下发，供其随时有针对地查阅使用。为了进一步做好档案利用工作，档案室安装了WER查询系统，建立了档案远程利用平台，并将自2000年以来的所有档案进行全文扫描，与目录对接，实行原文电子化，通过查询档案就可以直接浏览原文，科室可以在自己的电脑上直接查找、利用所需档案，提高了工作效率。

三、积极参与课题研究，贯穿始终的提供服务

医院的建设和发展离不开科研，科研也是医院工作中的重中之重。在课题申报结束后，档案人员立即到科教科了解课题项目及其项目负责人情况，把搜集到有关此课题方面过去的、现有的、别人的科技成果汇集起来，经过综合分析、整理，提供给课题组，使他们能了解和掌握国内外与此相关的科技水平、技术、成果和市场动态，从而确定所拟项目要达到的技术水平、目标和完成课题的论证工作。在课题研究阶段，与科研人员建立良好的互动关系，及时地掌握课题进展情况，尽可能地通过各种渠道和途径搜集相关信息，使研究者及时获取相关资料，避免重复劳动。在临近成果鉴定时，档案人员要把课题的全部材料收集齐全，查看有无原始记录和课题总结内容不符，课题鉴定证书项目有无空白，格式是否规范等问题，及时反馈给课题组，以确保归档文件材料的质量，顺利通过鉴定。

四、简化查阅手续，采用新技术

借助现代化手段和高科技设备将依法解密的档案资料提供给公众查阅。在平时的工作中，深入到广大职工中去，了解他们近期和远期的档案信息需要，有针对地搜集相应信息，然后档案室和院信息中心联合，将此类信息录入计算机，通过网上查询系统向用户提供利用，并收集用户的反馈信息，对其进行分析研究，作为进一步改善服务方式的依据。如前一段时间实行工资改革，档案室协助人事处将每位职工工资套改的相关信息公布在内部网站上，供职工查询，这样检索快速、使用率高，又免去了人事劳资部门的一一解答，节约了时间。

社会在发展，人类在进步，社会各界对档案工作提出新的、更高的要求，这就需要我们抓紧学习新知识，掌握新技能，不断开发信息资源，拓宽服务领域，以适应档案事业的飞速发展，为构造和谐社会发挥更好、更充分的作用。

（作者单位：石家庄市第四医院）endprint