“小而精”与“大而全”的优劣

黄永艳

2013年7月10日至15日，我有幸参加了江苏省人力资源和社会保障厅与香港大学联合举办的“江苏省档案技术专题培训团”。为期6天的培训采用专题讲座和实地考察的方式，让我们对香港的档案工作从理念到实务都有了较为深入的了解和认识。

1 异同

两地档案工作出发点和根本目的相同，都对档案进行妥善保管，保存档案目的都是为了更好利用，都采用专题展览等形式对档案资源进行一定程度开发。但香港与内地的档案工作在很多方面仍存在差别。

一是管理体制差别。香港政府“小政府，大社会”的管理理念对香港的档案工作同样适用。香港政府设有档案管理处，但是该处级别较低，人员很少，职权单一，对政府机关的档案工作没有足够的权限进行管理。同时，香港没有《档案法》，以《档案管理指引》取代《档案法》，政府档案处没有法律手段对政府其他部门的档案工作进行有效监管。没有面向全港的法律规定，也使得政府档案处无法顾及香港政府以外的单位如立法会、社会团体等档案工作，更无法开展如内地正在开展的家庭档案建设等工作。此外，香港的档案工作还存在“去专业化”现象，近年来，香港政府档案处用“行政主任”来代替专业的“档案主任”来管理，使得档案工作的专业化程度下降。相反，内地档案工作管理体制有着严密的层级管理体制，对档案工作保持与国民经济和社会发展同步有着法律保障，对档案人才的培养和储备有着政策保障。

二是档案内涵定位差别。香港将档案分为档案（Records）和历史档案（Archives）。文件归档后，形成档案，档案经过专业人员鉴定有历史价值的才能成为历史档案。只有历史档案才被香港历史档案馆永久收藏，而其他被鉴定为非历史档案的档案则被制作成微缩胶片，其原件则予以销毁，仅保存其凭证作用。该方法有效精简了馆藏，使历史档案馆保存的档案均为精品，最大限度上消灭了重复件的保存。而内地没有按照档案生命周期的理论对档案本身予以区分，对各单位归档后的档案全盘接收，使得档案工作特别是文书档案在移交到档案馆后，存在很多的重复件。

三是档案整理方式差别。香港档案工作采用随时归档的方式，在工作开展之初即设立该工作的档案卷宗，此后，此项工作的所有资料都予以收藏而不进行取舍。每个卷宗档案排列按照倒排方式即先发生在最后，最后发生的材料放在最先的方式，使得整个事件脉络清楚、内容翔实、结构完整，档案更具有完整性，更能反映出事件发展过程。

2 收获

本次培训主办方对我们在生活、学习保障上进行了认真安排，特别是香港大学在培训课程安排、教授聘请、实地考察地点选择等方面开展大量务实工作，使我们在港期间学习生活顺利开展，并取得较好收获。

一是打开了认识档案及档案工作的另一扇窗口。我们的档案工作都是按照“师傅带徒弟”方式，一辈一辈传下来，虽然我们也在开展积极的创新，但是所有的创新都是在原有的框架范围内进行。香港档案工作与内地完全不同的档案管理体制，使我们认识到档案管理的方式可以采取不同的形式，使我们对档案工作的管理理念和范式的认识得到进一步拓展，从而对于更加全面、客观、深入地了解把握档案本身的理念和档案工作的外延和内涵有着积极的意义。

二是香港“档案工作者”的职业精神值得我们学习。由于没有档案法律法规的保障，香港档案的生存环境甚至不如内地。但是，香港的一批“档案工作者”在积极推动《档案法》立法上付出了大量积极的努力。他们组成了推动档案法立法行动小组，邀请了社会各界关心支持档案工作的有识之士参与，制作了宣传片，甚至印刷了“拯救档案”的不干胶贴，开展了大量的、广泛的宣传，以争取社会各界最大限度的支持。让人感动的是，这些“档案工作者”并不是政府档案处的现有工作人员，纯粹是基于对档案工作热情和责任，而义务地、积极地为优化档案的生存环境鼓与呼。

三是香港档案工作更注重细节和实用的理念值得我们借鉴。比如，香港用不同颜色的档案封面来表示档案密级的区分，这样更有利于档案的保密工作，最大限度防止标注密级的档案信息的外泄。再如，每卷档案的目录也用不同颜色区分本卷档案中该文为收到的外来文件还是本单位自身产生的文件。对细节的关注，使香港的档案更具有了档案本身应有的原始属性，更有利于档案工作者了解和把握档案的本质，成为最大限度上做好档案工作的基础。

3 反思

一是对档案和档案工作的再认识。香港对档案和档案工作内涵和外延的认识采用了最简单直接的方式。对档案的定义上，“公共档案管理”和“凭证作用”是两个最为重要的关键词。香港政府管理档案的范畴只限于政府在公务活动中产生的公共档案，其他法定组织的档案不在政府管理范畴。比如香港立法会有其自身的档案管理体制和档案馆。从档案产生到销毁，更关注档案的实用性。目前，内地的档案管理采用“大而全”理念，档案行政管理部门中也存在着“越管越多”现象，存在“什么都想管好，什么又都管不到位”现象。因此，我们有必要对档案工作内涵和外延进行深入的思考和定位，找准档案工作的应该下力的核心之处。

二是对档案数字化工作的再探讨。当前，数字档案馆建设和档案数字化工作在各地如火如荼地开展。正如富士施乐全球服务亚太区业务流程服务首席顾问苏力先生所指出的，当前，我们采用的数字化技术手段和水平仍处于较低水平。这种较低技术水平创造出来的数字档案在很大程度上已经失去了档案的原始性，很可能使我们辛辛苦苦做出来的数字化产品，因失去档案原始性而无法获得法律意义上的证据力的作用，从而使这些数字产品处于无法发挥其应有作用的尴尬境地。

三是对档案法和档案法实施的再思考。1996年修改后的《档案法》赋予了县级以上档案行政管理部门行政处罚权，但客观地讲，当前，我们的档案行政管理部门仍更习惯于采用行政管理方式而非法律手段来管理档案工作。如何进一步修改完善《档案法》，使档案法律法规更具有操作性？如何深入地推动档案法律法规的实施，成功实现依法行政、依法治档？仍需要我们档案工作者予以认真思考并切实推动，才能让香港同行羡慕的《档案法》，真正发挥出其应有的作用。

（作者单位：连云港市档案局 来稿日期：2013-12-23）