公共服务导向下韩国国家记录院建设初探

陈洁

摘 要：韩国国家记录院以公共服务为导向，在档案管理基础设施、档案收集与管理体系、档案信息资源服务、档案文化推广与国际合作等方面进行了一系列建设，旨在拉近档案与公众的距离，满足社会各类人群各方面的档案需求，提高社会档案意识，普及档案文化精髓。经实地调查发现，韩国国家记录院在以服务为本的实践中取得重大成就，同时其预期效果与现实成效间也存在一定差距。

关键词：韩国；国家记录院；公共服务

Abstract：Based on public service orientation， National Archives of Korea has taken a series of measures on archives management infrastructure，collection and management system，archival information resource service and archival culture promotion and international cooperation.It is found that National Archives of Korea has gained great achievements on meeting the various social needs of archives，but there is still a certain gap between expected result and reality effectiveness.

Keywords Republic of Korea；National Archives of Korea；Public Service

随着社会经济不断发展，服务意识在各行各业受到广泛关注。如今，各个国家无论是否拥有公共档案馆，都在不同程度地践行公共服务理念，即以贴近百姓、服务公众为根本宗旨，通过宣传开放，让社会了解档案，利用档案，满足公众日益增长的档案需求。因此，公共服务导向下的档案馆建设要把公众的认可、喜欢、需要作为服务的出发点与落脚点。韩国政府反复强调，国家健康运营离不开完善的档案管理制度。一套健全的档案管理制度中，公共服务理念的贯穿更是必不可少的。经调查分析，韩国国家记录院为实现面向公共服务的宗旨，进行了多方面建设。

1 韩国国家记录院

档案学在韩国被称作“???”，译为记录学，故所谓韩国国家档案馆（National Archives of Korea），正式名称应为韩国国家记录院（?? ???）。从1969年的政府记录院到2011年光州档案信息中心开放，韩国国家记录院形成了“三馆二中心”的体系结构（图1）。其中，“那啦档案馆”命名较特殊，采用了直接音译的方式，其韩语全称为“?? ???”。“??”（音：那啦）表示“国家”，故那啦档案馆实际上就是国家档案馆。

图1 韩国国家记录院结构

2 公共服务导向下韩国国家记录院建设

据统计[1]，韩国国家记录院所藏档案的查阅需求在6年中，由2006年的250多万例增长至2011年的800多万例。同时，公众的档案需求会随着档案数字化与在线系统的普遍应用而继续稳步增长。故基于日益增长的公众档案需求，韩国国家记录院采取了一系列举措保证公共服务的顺利进行。

2.1 Logo设计融合公共服务理念。如图2所示，该标志由蓝色方箱、字母NA与黄绿渐变平行四边形三部分组成，共同表达出韩国国家记录院致力于建设成为世界一流国家档案馆的美好愿景。

图2 韩国国家记录院Logo

其中，黄绿渐变平行四边形代表着一种新的档案文化，表达了韩国国家记录院是一个以公共服务为导向的组织的愿景；蓝色方箱象征着系统安全的保存与管理档案的空间；字母“NA”代表“National Archives、New Archives和New Age”，“NA”相连组成“M”，代表“Memory”，表示通过永久保存过去创造的档案，把握现在，引领未来。

2.2 加强档案管理基础设施建设。档案管理基础设施建设主要包括政策制定、制度完善以及指导与合作，三方面密不可分，相互作用，共同为实现优质公共服务奠定基础。

韩国政府通过一定财政资助促进韩国档案管理基础设施的建设。大体上，21世纪以来，韩国政府拨给国家记录院年度经费超过30亿韩元，约合人民币2000万元左右。同时，随着政府行政管理环境向着电子政府与知识型政府的转变，国家记录院档案管理制度与模式也进行着相应改变，承载媒介由纸质档案向电子档案过渡，管理方式由单一保存向知识资源整合转变，服务方式由被动封闭向积极面向公众开放的实践转型，旨在实现世界一流档案国家的宏伟蓝图。

此外，国家记录院定期针对各类政府机构展开档案管理指导、监督与评估，提高各部门档案管理水平与效率；通过开展有针对性的现场咨询、培训计划等，为档案管理工作输送源源不断的专业人士；举办各种形式的档案文化课程，扩大档案文化的基础，提高公众对于档案管理重要性的认识。同时，韩国国家记录院也开展了国际档案文化课程，力图促进东南亚发展中国家档案管理水平，提升亚洲档案管理整体层次。

2.3 完善档案收集与管理体系

2.3.1 收集。韩国国家记录院面向超过12000个机构或组织进行档案收集，包括中央部委或办事处、各地区政府、公立大学以及国有机构等。收集范围较为广泛，主要涉及政府官方文件，包括总统档案、音像档案、政府公报、行政文物、韩国政府成立前的历史档案，同时还有海外有关记录韩国情况的文件等，如普通民众档案和口述档案。

2.3.2 鉴定。韩国国家记录院的档案鉴定过程主要包括两方面，一是鉴定档案的价值，即历史价值、行政价值以及证据价值；另一方面鉴定档案的利用频率。这两方面共同决定了后续保存媒介选择问题，为保证系统地保存各类档案，突出馆藏资源的公共服务职能，韩国国家记录院采取分媒介保存策略，即具有高用户需求价值的档案进行光盘（O/D）式保存，而保存价值高的档案通常存储在缩微胶卷（M/F）之中。

2.3.3 档案检索工具。韩国国家记录院颁布与推广了相关档案检索技术规范，为公众提供了在线与联机检索工具，以便保证公众对于馆藏档案情况的准确把握，为其有效而广泛的利用奠定了坚实基础。

2.3.4 保存与管理。保存媒介采取多样形式，如纸质、电子、缩微等；保存环境引进恒温恒湿的先进设备与防爆防震系统；预防档案外流采用安全保卫系统，即中央控制系统、视频监视系统以及无线射频识别技术系统（RFID）；研究与开发致力于修复损坏档案、保存媒介与数字化、抗灾与安全。

2.3.5 档案管理系统。韩国国家记录院采用并行系统分别管理公共档案与总统档案。其中，中央档案管理系统（CAMS）管理对象是超过30年保存期限的各类公共档案，登记与著录后，通过CAMS进行日常维护与利用；总统档案管理系统（PAMS）旨在永久管理从援助机构、咨询机构与保护机构收集到的任期结束的总统档案。

通过上述举措，韩国国家记录院的馆藏得到极大丰富，截至2012年2月，存有公共档案349万册，总统档案89万册，为满足日益增长的公共档案需求奠定了坚实的馆藏基础。

2.4 面向公众的档案信息服务建设

2.4.1 档案馆门户网站的建设。韩国国家记录院分别创建了那啦档案馆与总统档案馆门户网站，为公众利用档案信息资源开辟了新窗口。门户网站提供的档案信息资源是韩国国家记录院档案信息开发人员根据馆藏档案基本特点，对其进行深层次加工，形成便于检索利用的可视化条目，并通过扫描、影印与缩微技术向公众提供档案复制件。

①那啦档案馆门户网站[2]。基于社会大众普遍关注与需求，该门户网站将涉及记载重大事件以及相关政策的档案，诸如人口政策档案与粮食生产档案进行重新整合处理，形成清晰明了、简单易懂的条目，以适应儿童、教师、普通民众以及学术研究者等各类需求者的使用。

②总统档案馆门户网站[3]。总统档案馆在线门户通过深层次开发总统档案，形成在线阅览与获取往届总统的主要档案信息、签署公文电子材料、总统礼物网上展览，以及音频档案如总统演说视频等。

2.4.2 档案开放管理。面向社会大众开放公共档案是公民享有的基本权利，韩国国家记录院为保证此项公民权利，按照政策规定，将产生于公共机构或组织并保存期满30年的档案面向公众开放。其中涉及的机密档案，需每5年重新鉴定一次，直至解密为止，向社会开放。

2.4.3 档案援助与咨询服务。韩国国家记录院为充分发挥所藏档案的证据价值，满足公众相关的法律与民生需求，在首尔档案信息中心与光州档案信息中心开设档案咨询服务窗口。如首尔档案信息中心提供咨询服务的内容紧密围绕民生，多涉及公民财产与身份证明。查阅人需亲自填写并提交《信息公开单》（???????），经工作人员确认后，可进入“直接读取”区进行档案的查阅，如有需要可进行复印及打印，并以韩元1000元为基础收取费用。并附有严格的规定，不允许查阅人在指定区域内接听电话，仅允许携带笔和本，不可将饮料带入等。

另外，2007年11月，首尔档案信息中心开启特色服务，即向社会大众提供免费的法律咨询。通过向咨询者提供与档案本身相关的免费法律服务，如利用档案进行法律诉讼等，以确立恢复相应法律关系，切实强化公民权益。通过接待中心或热线进行预约，时间为每周一、四下午2：00～4：00，每人30分钟。

笔者参观时见到，在面积不大的首尔档案信息中心接待室，前来咨询、查阅档案的公民络绎不绝。这在一定程度上说明，该中心在服务公民与公开政府信息方面的工作取得了一定效果。

2.4.4 档案展览。韩国国家记录院的官方网站[4]及上述的门户网站中均有不同主题的网上展览，公众可以足不出户就领略到档案的风采。同时，民众还可到国家记录院本院、那啦档案馆、总统档案馆以及历史档案馆进行参观，如历史档案馆的韩国历史文化展厅（图3）。该展厅以《朝鲜王朝实录》为核心，以朝鲜王朝时期（1392年～1863年）为起点，将韩国历史上朝鲜王朝时期、日治时期、朝韩分治等几个重要时期通过图文与3D技术串联起来，为大众开辟了一条由古代通往现代韩国的历史长河。

图3 韩国历史文化展厅

韩国历史文化展厅的设计处处体现以人为本、以服务为宗旨的理念，如图4中所示的独具匠心的陈列板。这些展板是可以自由抽取的，上面记载着朝鲜王朝时代的历史故事，并按时间顺序进行排列；充分发挥本国电视剧产业优势，将历史融入娱乐（图5），推广韩国历史文化。还有一些细节设计，例如存放包裹服务较为周到，保证参观过程更加轻松愉悦。

图4 独具匠心的陈列板

图5 历史与娱乐相结合

2.5 档案文化推广与国际合作。韩国国家记录院倡导以档案为基础的韩国传统文化推广，将馆藏的世界遗产制作成纪录片，进行档案文化普及。并开设以家庭、班级为单位面向中小学生的档案文化体验活动，如传统手工制作、书法体验等。在锻炼中小学生动手动脑能力之余，从小培养孩子们的档案意识，在快乐中收获传统文化知识。

此外，韩国国家记录院注重走向世界，力图将本国文化及档案精髓展现给世界人民，并为国际档案事业作出应有的贡献。自1979年7月加入国际档案理事会以来，在其中扮演着积极角色，与中国、俄罗斯、蒙古、越南、英国等国家的档案机构展开一系列交流与合作。如1997年6月中韩签订《中韩档案交换计划》，为档案管理工作人员的互访和收集在中国的韩国档案奠定了基础，并伴随档案事业的新形势与新需求，2001年7月与2004年7月两次进行修订。

3 结语

无论国家意识形态与社会制度的差异有多大，以公共服务为导向的档案信息资源服务是今后档案事业发展的共同趋势。国际交流的最大益处就在于取长补短，我国应以此为参考审视我国档案服务工作的发展现状，创造性地吸收与借鉴。

另外，虽然韩国国家记录院的服务非常周到，豪华的展厅、3D多功能体验设备等巨大投入也体现出韩国政府对于本国历史文化与档案资源的重视程度与弘扬意识，但是其利用效度与广度依然有待提高。据采访，主动来到档案馆参观的人并不是很多，包括很多大学生在内的青年群体对于此类相关信息并不知晓。实际上，在韩国国家记录院的网站上非常清晰地提供了专门面向社会大众开放的参观机构名称。由此可见，预期效果与实际反响仍存在一定距离，如何减少其中的误差，将是韩国国家记录院日后需要关注的问题，也是世界其他各国档案馆值得思考的问题。

参考文献：

[1]韩国国家记录院服务手册[M].首尔：韩国国家记录院.2012：6～7.

[2]韩国那啦档案馆门户网站[2013-7-31]

http：//contents.archives.go.kr/next/content/viewMain.do.

[3]韩国总统档案馆门户网站[2013-7-31]http：//www.pa.go.kr/.

[4]韩国国家记录院网站[2013-7-31]http：//www.archives.go.kr/china/index.jsp.

（作者单位：山东大学历史文化学院 来稿日期：2013-12-18）