焦港闸工程建设档案管理

邬霞军

该文结合焦港闸工程建设，分析了工程建设中在档案管理方面采取的系列措施，总结了建设水利工程档案的作用和意义，为同类工程施工提供了借鉴。

焦港闸工程是利用连申线（通榆河南延）结合送水工程的重要组成部分，通过改造焦港闸工程能提高焦港闸防洪标准，增加焦港闸引排水能力，充分发挥连申线输水功能，缓解苏北沿海地区用水矛盾。该工程总投资7677万元，该工程于2012年10月30日通过完工验收并投入使用。

在焦港闸工程建设过程中，建设单位在强化质量、安全管理的同时，充分认识到做好工程建设档案管理工作的重要性，扎实做好焦港闸工程建设管理的档案管理工作。焦港闸工程建设档案于2013年10月通过水利厅组织的专项验收，并达到“优良”等级。为能做好工程建设档案管理工作，焦港闸工程建设处主要从以下几个方面入手：

一、目标明确， 分级管理

焦港闸工程建设一开始，工程建设处就将档案工作纳入工程建设的重要组成部分，提出“创优良工程、建精品档案”的工作要求，明确以“优良”等级为档案管理目标，要求各参建单位在工程竣工时提交完整、准确、系统的工程档案资料。按照“统一管理、分级管理”的原则，焦港闸工程档案管理实行三级管理。工程建设处要求各参建单位建立健全档案工作制度，完善档案管理网络体系，建立自上而下的档案责任网络，明确档案负责人、分管责任人和档案员，形成各级部门和有关人员各尽其责，各司其职的工作制度。

二、制定制度，有序分类

建立健全档案管理制度是档案管理工作的重要保障，根据焦港闸工程的实际情况，焦港闸工程建设处制定了《焦港闸工程档案管理规定实施细则》，建立焦港闸工程档案标准化管理，并按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管、利用等，以保证档案管理各项工作有章可循。

为保证焦港闸工程档案管理工作制度化、规范化、科学化，建设处结合工程档案管理工作的实际情况，制定了《焦港闸档案分类方案》，在档案整编过程中，对档案分类、归档格式、归档范围、保管期限提出详细、具体的要求。

三、收集齐全，规范整理

焦港闸工程形成的文件材料涉及面广，涵盖工程立项、审批、核准、前期准备、建设、采购、试运行、验收、移交的全过程；涉及部门和人员多，共涉及业主、设计、监理、质监、施工、政府等多个单位；经历时间长。整个项目文件收集时间从2010年3月至2013年8月，历时经四年。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第535期2014年第03期-----转载须注名来源整个焦港闸档案管理工作内容繁杂，稍有疏忽就有遗漏。为了能保证档案资料收整齐全、完整，档案管理人员首先了解水利工程建设的基本建设程序，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。对于焦港闸工程档案的收集我们采取分阶阶段收集，尽力避免档案原始材料的散失，保证工程档案资料的连续性、完整性。

四 、加强培训，提高水平

在焦港闸工程建设档案管理工作方面，我们提高焦港闸工程档案管理工作人员的综合素质，加强对档案管理工作人员的专业培训，充分发挥档案管理工作人员的积极性、创造性。档案管理工作人员在工作中做到主动、热情、耐心、周到、及时，具有高度的责任感和事业心。

为实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务，满足水利工程建设者多方面、多区域利用档案资料的需求。我们要求档案管理工作人员要不断更新观念，加强业务学习，拓宽知识面，掌握档案业务知识，更要加强对水利专业知识的学习，精通与水利工程相关的一些专业知识，还要认真学习执行《中华人民共和国档案法》，树立法制观念，在工作中做到“三懂”即懂业务，懂法规，懂有关规章制度，不断提高自身的综合素质，切实担负起水利档案的管理责任。

为止，工程建设处邀请省水利厅档案专家到工地现场培训授课进行工作指导，组织各参建单位档案人员参加 省水利厅举办的档案培训，学习档案规范要求和档案管理业务知识。

五 、添置设备，安全保管

焦港闸工程建设处高度重视档案管理的硬件设施建设，建立了档案专用库。专用库房管理贯彻了“以防为主，防治结合” 的原则，切实做好防尘，防火，防盗等工作。为改善档案工作条件，建设处专门配备了电脑、数码相机、扫描仪、复印机、档案柜、空调、装订机以及其它档案常用设备用具，为实现档案的现代化、规范化创造硬件条件。

为了配合档案的收集，整理工作，工程建设处落实了档案管理经费，配备电脑、打印机、复印机档案设施。在与工程中标单位签订合同中，明确档案收整要求。工程实施过程中，各参建单位均配档案专业设备，对实现档案数字化，办公自动化、管理信息化，起到了良好的推动作用。

六、方便查阅 ，资源共享

档案数字化管理是对工程档案的更高要求，为做好档案数字化工作，工程建设处及各参建单位安装了档案管理软件，按照制定的分类方案建立了各自的档案案卷目录、卷内目录等数据库，实现了档案电子化管理、查询，并对工程建设过程形成的综合管理文件、竣工图实施了原文录入，最后各方数据库进行了整合，建立了完整的电子档案数据库。在档案管理、利用过程中我们直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数学化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，利用者足不出户便可查阅有关目录、索引和全文，即方便又快捷，实现了档案信息资源的共享。

焦港闸工程建设处在江苏省水利厅的指导帮助下，通过强化领导、落实责任、建立健全各项管理制度，切实做好档案资料的收集整编工作，力求做到建设档案完整、齐全、可靠、准确、系统。按照工程档案管理与工程建设“四同步”的要求，共形成工程档案120卷，竣工图269张，照片档案2卷，会计档案6卷，并于2013年10月顺利通过江苏省水利厅档案专项验收，被评为“优良”档案。

在整个焦港闸工程建设过程中，我充分认识到水利工程档案除与其它档案一样具有科学性、完整性、服务性，还有其固有的特点和多方面作用。一是对工程管理单位日常工作起查考作用。工程管理单位可借助档案，在拟订计划、总结工作、水利工程设计等方面作查考凭据。二是在防汛时期，可借助档案，详细了解历年来的水情及工程的状况，为领导防汛决策提供考虑。三是水利工程档案不仅可以真实记录工程建设过程的历史面貌，而且还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的依据，更可为后人在工程使用、维护、改扩建方面提供必不可少的依据。