浅析高校教学秘书职业倦怠的成因及其缓解策略

2014-02-28张佩

教育教学论坛 2014年2期

摘要：教学秘书是维系高校教学管理工作正常进行的纽带，在日常的教学管理工作中发挥着不可忽视的作用。本文首先描述高校教学秘书在教学环节中扮演的角色，接着分析其职业倦怠形成的原因，最后从高校组织支持及教学秘书个人方面提出了缓解教学秘书职业倦怠的策略。

关键词：教学秘书；职业倦怠；对策

中图分类号：G451 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）02-0024-03

一、高校教学秘书的角色及工作特点

教学秘书是专门从事高校教学管理的工作人员，其详细的定义为：教学秘书工作从属于学校教学管理部门和院系领导，直接参与教学活动的组织、安排，管理本院系的教学行政事务，贯彻和执行院系的教学指导思想和具体指示，保证院系教学工作的正常运行，围绕教学活动之主体（教师和学生）做好管理、协调和服务工作。[1]由此可见，教学秘书在教学管理的过程中起到了桥梁的作用，将院系领导、教务部门、教师以及学生联系起来。图1为教学管理结构图，教学秘书在教学管理过程中所扮演的角色在图中清晰可见。

教学秘书的日常工作具有如下的特性。

1.繁杂性。教学秘书的日常工作事无巨细，异常琐碎。作为各院系的基层教学秘书，工作量大、涉及面广、内容冗杂。一方面，要确保院系内每个教学环节如课程安排、教材订购、考务安排、成绩管理等都顺利开展，另一方面，要管理好所有学生成绩及各类试卷档案。教学秘书除了要接触大量的学生和教师，还要处理诸如财务、实习单位联系等方面的事务。这些都决定了教学秘书日常工作的繁杂性。工作繁杂要求教学秘书须具备清晰的头脑、良好的业务素质和积极的创新意识，能将繁杂的工作理出头绪，并通过自己的创新，将繁杂事务简单化、程序化。

2.协调性。教学秘书是教学管理工作中的纽带，每个环节都需要教学秘书良好的沟通。因此，一名优秀的教学秘书还必须具备良好的沟通能力，这样才有助于他们协调好学院与教务部门、教师与学生之间的种种关系，营造良好的教学管理氛围，促进各部门之间的融洽相处，提高工作的效率和质量。

3.规律性。教学秘书的工作虽然繁杂，但却有规律可循。教学工作以学期、学年为单位，每学期工作内容的主线是固定不变的，而学年度又是周而复始的。如：每学期的期中教学检查、期末考试、下学期课程安排，秋季学期安排新生专业培训、毕业论文选题开题、研究生推免，春季学期则开展毕业实习、论文答辩等工作。英语四、六级考试、计算机等级考试等时间也较为固定。熟练掌握教学工作的规律性，能使教学秘书的工作事半功倍。

4.临时性。教学秘书的工作虽有规律可循，但并不意味他们每天的工作都一样，相反，他们每天都要面对许多突发事件。如：教师临时调课、试卷错印漏印、设备故障需临时更换教室、不定期的教学检查和评估、临时性的专家到访和讲座等。这要求教学秘书有良好的心理素质，临危不乱，合理地处理这些突发事件。

5.服务性。教学秘书作为基层教学管理人员，一定要树立任劳任怨、全心全意的服务意识：服务于教学、服务于教师、服务于学生。

二、高校教学秘书职业倦怠的成因分析及其表现

职业倦怠也称“职业衰竭”、“职业枯竭”，最早是在1974年由美国学者Freuden Berger H.J首次提出，是指个体长期处于工作压力情境下所表现出的躯体、情感和认知的综合衰竭状态。多年以来，国外研究者经深入的研究发现，在以人为服务对象的职业领域，职业倦怠的发生率较高。[2]高校教学秘书的服务对象就是教学工作、教师和学生，属于服务性强而责任又重的行业，容易产生职业倦怠。具体表现在：教学秘书对教学管理缺乏工作的热情和兴趣，被动地接受各项任务，勉强维持日常教学工作的进行，处于一种对教学管理工作疲惫和厌烦的状态。导致高校教学秘书职业倦怠的成因是多方面的。

1.工作强度大造成的身心疲惫。教学秘书日常承担教材订购、排课、排考、清查学分、学籍预警、等级考试报名、档案整理保存以及接受各级检查和评估等各项工作。他们不仅要按时完成任务，更要在课程及考务安排等一系列的问题上，竭尽所能为教师和学生提供最优质的服务。如：为照顾哺乳期的年轻教师和正在进修的老师，要尽可能合理的安排其上课时间；为照顾高年级学生实习的需要，要提前安排其课程和考试；随时接受学生关于学分和选修课程的咨询；倾听学生对课程的种种意见并及时向相关领导反映。涉及教学方面的工作环节众多、琐碎又辛苦，而又常常不被人们理解和认可，使教学秘书身心疲惫。

2.害怕工作出错而造成的精神焦虑。焦虑是一种内心紧张，预感到要发生不幸时的负性情绪状态。它主要指对未来对象的焦虑不安，担心不能实现预定目标而受到外部的批判或内部自我意识的谴责。[3]适度的紧张焦虑有助于激发人的斗志，但焦虑的时间持续太久，就会使人压抑、痛苦，阻碍正常的行为活动。教务工作千头万绪，突发性事件多，尽管拥有娴熟的业务能力，积极的工作态度，也难免会忙中出错。教学无小事，有时候一个小过失就酿成教学事故，惩罚和谴责随之而来，后果严重。如：期末考试试卷的保密工作须万无一失，从教师交卷到交付印刷，领取试卷到按考试时间、地点、考场人数整理试卷，教学秘书都必须亲自经手，不能出错。教学秘书要负责保存所有的试卷、论文、实习等材料，这些材料平时无人问津，一旦遇上评估，他们必须准确无误地提供所有材料。在这些工作压力下，精神焦虑是难免的。

3.待遇偏低造成的心理不平衡。教学秘书的日常工作都是一般性质的管理工作，无法定量的用指标去考核，有可能花费了大量的时间和精力，效果却并不十分理想。从收入上看，教学秘书与高校专业教师相比，一无课时费，二无科研项目，收入水平自然偏低。付出了劳动而得不到应有的认可和回报，自然会引发心理上的不平衡和情绪上的烦躁。

4.发展空间相对狭小造成的失落感、迷茫感。从学术发展的角度来看，教学秘书由于工作忙，他们中的大部分人都没有精力开展科研，科研成果相对较少，这在职称评定上是个不利因素。再加上晋升名额有限，职称晋升对于教学秘书来讲是困难重重。一般来说，每个成年人都希望从事自己喜欢的工作，并从工作中得到相应的成就感。自我价值实现的心理期待和待遇低、发展空间小之间形成了巨大的落差，容易使人产生情绪上的波动。教学秘书一旦有好机会，便一心脱离岗位，寻求更好的发展，而对于教学工作就难有创新的热情，于是不可避免地产生了职业倦怠。endprint

5.自我调整能力欠佳。一名合格的教学秘书必须具备清晰的头脑、良好的业务素质、积极的创新意识、良好的沟通能力等，要求高而待遇低、发展空间小，这一高一低之间造成的落差很难被调试。许多教学秘书业务能力强，但缺乏管理自己情绪的能力，使得疲惫、焦虑、挫败的情绪被放大，不良情绪被带入工作中，往往遭到误解，人际关系不顺畅，进而又影响了自己的晋升。如此恶性循环，职业倦怠只会愈发严重。

三、高校教学秘书职业倦怠的缓解策略

职业倦怠，势必影响教学秘书的工作效率和质量；教学秘书队伍的不稳定，也势必影响教学工作的顺畅进行。要缓解高校教学秘书的职业倦怠问题，一定要从两方面着手。

（一）外部措施

1.完善职称晋升等制度，适当提高待遇。教学秘书职业倦怠的现状，应当引起高校领导的重视。加强人文关怀，认真研究教学秘书的心理状态与客观需求，在制度上给以保障，是缓解其职业倦怠的有效措施。如：首先，制定合理政策，使教学秘书在职称的晋升方面与其他岗位的工作人员享有同等待遇，甚至在奖金方面也可有所倾斜。其次，制定合理的分配制度，奖惩分明。对于工作强度大、经常加班加点的同志应予以适当的补贴，通过考核、竞赛、评估等方式，奖励业绩突出的教学秘书，给予其进修的机会或职称评定上的适度倾斜。另外，也可实行开放的民主行政管理，让教学秘书群体有更多的机会参与学校日常管理的讨论和决策，使其感受学校的民主氛围，增加其在工作中的主人翁意识。

2.加大教学管理的硬件设施投入。教学秘书的很多具体工作都要借助计算机系统和网络来完成。如：导入培养方案、编排课表、考场及监考信息、导入、分析学生成绩、清理学分、毕业资格审查等等，都需要依托强大的网络软件平台。开发功能强大的网络软件平台，使教学秘书从繁杂的数据信息管理工作中抽离出来，减少重复劳动，提高工作效率，无疑是对其最大的帮助。此外，现代化的办公设备，如：电脑、电话、打印机、复印机、扫描仪等都可以提高教学管理的效率。

3.提供业务培训及教学管理研究的平台。在不影响正常工作的情况下，学校可以组织教学秘书集中学习，到外地培训，有条件的甚至可以邀请知名专家来学校讲学，如：教育学、心理学、管理学、教务系统的使用等。这样教学秘书才能从机械的劳动中抽离出来，交流经验，取长补短，开阔眼界，活跃思想，并不总是局限于本院系的日常教学管理模式，从而充分激发他们的想象力和创造力，改变过去陈旧的做法，总结出新颖可行的教学管理方法。另外，也可鼓励部分教学秘书开展关于教学管理方面的研究，学校专门针对其群体设置一些研究范围和项目，给予其立项资助。教学秘书的工作在基层，能够发现教学过程中存在的一些具体问题，鼓励其进行科学研究，为他们提供研究平台，能增强其科研意识，也通过研究提升其教学管理水平。

（二）内部调试

以上几点是外部措施，要从根本上缓解高校教学秘书的职业倦怠，关键还在于内因——教学秘书的自我调适。

1.树立崇高的理想，培养良好的职业道德意识。理想、信念是一个人思想和行动的方向、前进的动力。无论从事什么职业，只要怀揣理想、脚踏实地，在任何岗位上都能够发光发热、干出一番成绩。平凡的教学秘书岗位是高校培养社会主义建设者和接班人的过程中不可或缺的一环，教学秘书应当用社会主义的价值观和道德观来武装自己，在平凡的岗位上为社会主义教育事业尽自己的绵薄之力。

2.培养积极乐观的生活态度，寻找有效的减压途径。积极乐观的生活态度，使人充满朝气和活力，勇敢的面对困难和挑战。教学秘书在工作压力大时、遇到困难时、遭到误解时，都要适时地调节自己的心理状态，保持一些幽默感，将快乐的心态带到工作中去。在工作之余，要保证充足的睡眠、经常参加体育锻炼，寻找正确有效的减压途径，使自己能够精神饱满地投入到工作中。

3.提高自身素质，建立强大的自信心。如今的时代在发展，新的知识和技能层出不穷，这些变化将会全部投射到教育领域内。教学秘书想要完全胜任工作，一成不变是不行的。教学秘书必须不断学习掌握新的知识技能，才能适应发展。比如：提高自己的口头表达能力、写作能力、人际交往能力、计算机网络运用能力等。也可以通过认知学习提高自己的情商。只有提高自身素质，才能建立强大的信心。一个充满自信的人，才能乐观地对待身边的人和事，理智地应对挫折和挑战。

教学工作是高等院校的中心工作，教学管理则是提升教学质量、保障教学改革平稳进行的根本保证。高校教学秘书的工作正是教学管理工作的基础环节，是教学计划的基层执行者和管理者。充分认识教学秘书工作的重要性，改善其职业倦怠的现状，对于发挥教学秘书在教学管理中的作用以及做好高校教学管理工作具有重要的现实意义。

参考文献：

[1]魏章友.浅谈教务秘书如何做好高校教学管理工作[J].科技信息，2007，（19）：142.

[2]毛丽萍.教学档案管理人员职业倦怠的应对策略研究[J].当代教育论坛，2011，（3）：35.