发挥档案承载院校文化的作用

商珠

（天津中德职业技术学院，天津，300350）

发挥档案承载院校文化的作用

商珠

（天津中德职业技术学院，天津，300350）

院校文化是院校发展的风向标，蕴含着院校的精神，覆盖了院校的规章制度、行为方式和价值取向。这些行为和文字都要保存在档案中，由档案为其监督、服务并作为历史的见证。

档案；校园文化；承载作用

院校文化是一种亚文化，是在院校中形成的特殊文化，体现的是社会背景下以院校为地理环境圈，由全体师生在院校长期的教育实践过程中积淀和创造出来的，并为其成员所认同和遵循的价值观、行为准则、规章制度、物质设施等的整合，其本质意义在于影响和制约院校内人的行为方式。

有研究者认为，院校文化是院校的各种规范、行为和风尚，反映的是院校教师的教学水平，院校的学习风气和氛围，而院校档案工作就是为院校文化服务的。

一、坚持服务宗旨，找准档案工作的立足点

院校文化是支撑院校发展的动力，档案的职能是推动和保障院校文化的提升，需要做好两方面的工作。

1.要不断发展和挖掘现有档案，变“死”档案为“活”资源

档案记载着各部、处室过去数十年的文化资料，反映了过去院校各项活动的组织原则、程序、成绩和效果以及各部、处室的精神状态。这些就为开发、利用档案资源提供了机会。因此，档案部门的一个重要任务就是要不断开发和挖掘档案的潜在价值，充分发挥其在提升院校文化中的作用。

2.要充分利用档案的信息功能，为院校领导提供咨询和工作的决策依据

档案作为国家机关、社会组织和个人从事各种活动直接形成的原始记录，包含着大量关于自然界与人类社会各种事物的存在方式与运动状态的信息。档案中相当一部分是在各单位管理事务中形成的，是过去工作的真实写照。它既有成功的经验，又有失败的教训，同时，还记载着各单位多种工作内容的基本数字，因而，它是各级领导实行科学决策的重要信息和参考依据。档案部门的一项重要任务就是利用档案这一信息功能主动地、不失时机地为各级领导的工作决策提供直接的服务，最大限度地增强档案工作与院校建设的双赢关系，真正把档案工作的立足点放到院校发展建设上来。

二、加强档案管理，服务校园文化

档案部门要根据不同时期的工作要点，加强与各部门的联系，为各部门的工作积极主动地提供优质服务。

1.加强档案信息资源研发研究

要加强档案信息资源的开发研究，就要理清档案的内在含义，进一步提升信息资源的畅通和共享，最大限度地为公众获取信息提供便利条件。因此，必须在现代网络环境下分析信息资源的基本特点，对信息资源开发中遇到的问题逐步加以解决，真正发挥档案信息资源的应有作用。

2.发挥院校档案的作用

首先，取决于档案利用者对信息的需求。由于人们的事业、文化程度和所从事的工作性质的不同，在获取信息时，对档案的利用也有不同的选择和要求。这些不同类型的档案的利用需求，一直是档案部门关注和分析的重点，也是档案开发和利用的核心。根据利用者需求日趋多样化的特点，核心档案信息源也将呈现多渠道、多来源的规律。因此，对于档案形成单位而言，既要收集有关领导的工作档案，也要收集各种其他有代表性的档案；既要稳定地收集来源于行政机关的档案，也要逐渐强化对科研部门的档案收集。档案部门应根据公众对档案信息查询的不同需求，丰富搜集内容、扩大搜集途径，以不断满足相关单位对档案利用需求的能力。在具体做法上，既要突破制度限制，提前接收档案，提高档案馆藏的新鲜度，也要突破部门界限，扩大档案的接受范围，提高档案馆藏的广泛度。加快建设数字档案平台，切实推进档案资源的共享化。

三、提高档案工作人员的能力，实现档案管理工作的现代化、信息化

1.计算机技术在各个领域中的应用为档案管理工作提供了极大的便利

提高了档案管理工作的效率，是档案管理工作人员的工作能力的体现。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。计算机和信息网络技术在档案工作中的应用，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理操作能力等都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法已不能适应新时期、新形势、新环境的需要。因此，加强档案管理人员的培训应尽快纳入到档案管理工作中来。

2.建立培训管理机制

档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员的素质也要不断提高，要通过接受档案专业新知识的不断培训，促使管理人员的管理水平有实质性的提升。档案管理工作与办公自动化息息相关，一份材料从起草、打印、登统等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代化的办公手段和先进的档案管理技术。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作。只有及时、准确地为领导和相关部门提供档案信息资源，档案工作的影响力才能随之得到提升。

四、院校文化的档案基础是大事记

1.编写大事记应在客观基础上准确地提供基本史实

对于难以确定的事实，要经过认真考证。时间必须准确，一般要求按照大事发生的时间先后顺序排列，以反映事件发生、发展及结果为主，力求对每件大事都记载清晰。其次，对大事记中涉及的人物事件、活动的记载都要务必准确。大事记的语言文字要简练，要一目了然。一事一条，要简明扼要、大事突出、要事不漏。

2.大事记主要记载院校在一定时期内发生的、并在院校发展中产生重大影响的活动

因此，大事记的基本材料的范围大致可确定为：院校的成立、撤销、恢复、合并、更名、迁址，机构的设置及变化。院校体制形式、职能任务、职权范围及调整；院校干部任免、人员编制及变化；院校形成的请求和批复及各项规章制度的制定与实施；教委指导性的文件；上级机关对教学工作的评估、检查、监督、指导的情况；教代会、职代会产生的决议和决定；重大奖惩，社会媒体的宣传业绩；重大外事活动，学生会、团委组织的有益于社会的志愿者活动；基建工程的兴建、竣工、设备的购置及合同协议的签署；人才引进引进情况、招生情况等。总之，院校所具备重大影响力和有查考价值的大事。必须真实编写、客观地反映院校在一定时期内的整体风貌。这就决定了在大事记的编写者要遵循真实客观的原则整理材料。因此，在收集档案过程中，编者应坚持历史唯物主义的世界观，客观地对档案材料分析研究，真实反映历史。在编写中编者应本着尊重历史、尊重事实的态度，绝不任意夸大和缩小事实，努力使收集的档案做到客观和公正。

[1]刘莉.提高档案人员的素质，做好档案开发与利用[J].档案学研究，2011.

[2]陈春亚.浅议教育大事记的编写[J].档案资源建设，2012.

[3]李季.浅谈档案工作在经济中的作用[J].档案资源建设，2012.

编辑 郑晶

职教名言

这种职业教育，并不使青年屈服于现今制度的要求和标准，而要利用科学和社会的因素发展他们的胆识，并且培养他们实际的和执行的智慧。

——杜威

G717

A

2095-8528（2014）01-059-02

2014-05-21

商珠，女，天津中德职业技术学院教务处，档案馆员。