通过医院等级评审解决医学装备管理中的几个问题

2014-01-31程玉银牟强善吴浙君

中国医疗设备 2014年11期

程玉银，牟强善，吴浙君

1.聊城市第四人民医院设备科，山东聊城 252000；2.山东大学齐鲁医院日照分院设备科，山东日照276800；3.杭州市余杭区第五人民医院设备科，浙江杭州 311100

卫规财发[2011]24号《医疗卫生机构医学装备管理办法》中对医学装备的定义是指医疗卫生机构中用于医疗、教学、科研、预防、保健等工作，具有卫生专业技术特征的仪器设备、器械、耗材和医学信息系统等的总称。医学装备是医院建设的物质基础，是临床进行诊断和治疗的必备条件,保持医疗设备处于良好状态，提高利用率，延长使用寿命，是医疗单位提高社会效益和经济效益的保障。如何保证医疗设备安全、准确、有效的运行已经成为医院工作的重点[1-2]。

1 医学装备管理工作中存在的问题

总结我院和几个周边等级医院在评或拟参评医院的医学装备管理工作中存在以下常见问题：

（1）固定资产粗放型管理。医院资产由财务科和设备科分管，大部分医院对固定资产的管理更多停留在以账务系统为核心的管理，粗放型的管理方式，极易造成资产账目不清、账物不符、坏账乱账，从而导致资产流失[3]。

（2）医学装备全流程管理不完善。有些医院的医学装备管理仅仅实现了设备的登记入册管理，而对于设备的采购审批、购买过程、验收管理、PM管理、维修保养管理、计量管理、质量检测、效益分析、报废管理等均处于手工管理状态，无法实现严格的全生命周期管理，造成资产利用情况不明、管理混乱、设备申请与实际使用情况不符、维修费用无控制、无成本效益管理。

（3）医用耗材特别是高值耗材管理不规范。一次性卫生用品特别是植入类耗材管理流程不清晰，出入库不可追溯，证照管理薄弱等问题。因此作为设备管理部门很难与各平级部门协调，好的管理思路也很难贯彻和执行。

（4）质量控制过程不完整。对医学装备管理过程监控的缺失，造成了管理难以控制，无法达到对结果目标可追溯、可控制、可计量、可预测、可计划的管理。目前最多只能做到事后统计分析，无法做到事前预测和事中控制。

（5）计量器具、特种、急救、公用、租赁设备周期检定与管理随意性强。等级医院中要求计量器具100%安全运行和100%无漏检难以做到。

（6）缺乏严谨的大型设备成本效益分析实际运行机制。所采集的原始数据来源复杂、可靠性差，与其他条款的数据不一致，不能提供出持续改进措施的有力证据。

（7）传统的维修模式一般采取电话报修，由工程师维修完成后填写维修申请单，这样的处理方式不利于医院的管理，比如：不清楚维修的进度、维修费用、工程师工作量、故障率等，同时有可能还会因为流程不规范，存在管理漏洞给医院带来不必要的损失。

2 解决问题的措施

迎接等级评审的医院要解决上述问题，结合我院实际，需要重点做好以下7点：

（1）高效管理医学装备档案。我院通过引入二维条码对设备档案进行了系统化的管理，设备编码严格按照卫生部标准分类与代码（68码）自动生成，避免了常用医学装备名称混乱和标识不科学的弊端，每台机器有1个独立的代码，在医院信息系统（HIS）中加入管理模块，实现了数字化管理，并对关键资料如合格证、装箱单、验收报告、人员资质等内容进行扫描，实现数字化存储，方便调用且避免了原来技术档案管理中手工登记造成的不便与混乱。

（2）完善医学装备的全流程管理。我院建立年度装备采购计划记录与执行情况汇总查询，将购置医疗设备申请、计划、采购执行进行系统化的管理；需完善的信息包括科室申请、汇总购置需求、购买计划、采购计划与执行情况查询汇总、合同管理、票据管理、付款管理等。在迎评之初即进行管理软件的更新，其中包含采购合同、维保合同，支持合同扫描件、合同模板的管理，还针对发票和付款的管理，采用层级管理，从应付款到期→发票入库→发票审核→付款处理的全流程管理（融合财务打单）[4]。

（3）加强医用耗材可追溯管理。管理系统从科室申购、审批、询价、采购汇总、采购计划、订货、入库验收、领用实现全程数字化管理；系统自动根据采购计划生成订单，并实现库存预警机制，科室二级库进行库存查询和动态监控，通过时间段的平均使用量进行汇总监控用量。

我院在评审过程中建立了完善的医用耗材分类及档案，对外开放供应商证照的录入或导入，通过存储供应商及厂家的各类证照到期时间，自动提醒换证，彻底解决因证照过期给管理带来的问题。同时证照有效期与基础档案、采购充分融合，过期未处理自动为停用状态，避免证照过期的产品流入医院使用。

（4）建立有效的医学装备质量控制体系。根据医院等级评审标准要求，设备科必须做好医学装备维护、保养、监测、培训及设备的质量安全和风险控制[5]。对医疗设备使用操作人员建立操作培训及考核制度，建立培训档案，定期考核评价。

我院医学装备管理保障部门在评审开始时就建立巡检制度，对生命支持和急救设备进行预防性维护、安全性能检测与校准，把工作计划与记录、信息分析与风险评估列入临床工程师工作考核重点。根据“医院等级评审要求和医疗器械临床使用安全管理规范“，临床工程师与使用科室联合制定生命支持类、急救类医学装备应急预案、应急调配管理并负责保障区域的应急预案演练的开展与持续改进[6]。

在医院OA系统中加入相关简易模块，建立急救与生命支持类设备档案、应急预案和演练记录、调度通讯表并采用系统记录各科室使用情况，最大限度解决了迎评工作的繁杂程度，起到了事半功倍的作用。

（5）加强计量器具、特种、急救、公用、租赁设备周期检定与管理。严格按照《中华人民共和国强制检定计量器具明细目录》将医院的医用计量器具建立电子档案，并设定检定周期、检定单位、费用，到期执行产生计量检定计划，检定完成后记录合格证书并自动归档，检定不合格可直接转维修，确保了100%安全运行、100%无漏检，保证了无失分项目。

（6）严格大型设备成本效益分析。关于大型医疗设备乃至常规设备的效益分析与对使用科室进行综合考核的条款，我院采用单机效益分析解决方案，通过与HIS、LIS、PACS的有机整合实现数据对接，自动提取单机设备的收入，各项支出费用、折旧、维保费用系统自动计算，涉及到其他的管理成本或人工成本，选择性与医院财务系统对接，提取相关数据，形成完整的单机效益分析，避免了数据来源复杂、可靠性差的缺点[7]。

（7）完善医学装备保障管理平台。医学装备管理规范中也强调“优化报修流程，及时排除医学装备故障”。在实际工作中采用HIS内置的专业软件的集中式和一站式相结合的维修管理平台，从设备报修到维修完成验收，实行全过程化、全流程化管理，设备的维修记录自动计入设备的维修档案中；通过建立工程师责任制、工作绩效制、常见问题维修档案库，有效提高了维修质量和维修效率，最大限度的为医院节省资源。