浅谈如何加强学校档案管理 强化主动服务意识

刘红芹

【摘 要】档案是一面镜子，可以反映过去，也可以预示未来。它记载着学校建立、建设与发展的历史过程，记载着学校教学、科研和各项工作所取得的成绩、经验，以及有关的问题与教训。档案法的颁布实施，为档案管理工作打开了更加良好的新局面，做好档案工作主要的是深化档案管理，提高档案的服务意识，才能体现档案的自身价值。学校档案管理工作，是学校工作的重要组成部分，是学校整个运行机制中不可缺少的部分。实践证明，学校档案管理不仅在培养人才、探索教改方向等方面发挥着重要的作用，而且也为学校自身的改革和发展提供了完整可行的决策依据。

【关键词】档案管理；服务意识；主动服务；群体意识

一、档案管理在学校工作中的重要地位

（一）档案是历史的见证，是人类智慧的结晶，是党和国家宝贵的文化财富。我院是一所高等院校，以其专业门类多、学科分类细、档案资料学术价值高等诸多因素而显示出其特色，所以搞好档案资料的收集、整理、管理和利用等系列服务工作是十分重要的。档案是学校领导决策的参谋。一个人的记忆总是有限的，他不可能把自己的全部活动都留在脑海中。尤其是一个单位整个活动的轨迹就像一条延续无限的历史长河，任何一位领导者都只能是某一阶段的参与者，他所熟悉的也仅仅是某一时期的活动内容，领导者为了使自己的工作能有效地开展，也必须精心谋划，对过去的状况进行必要的调查研究，才能作出正确的决策。学院领导者换届多次，来自四面八方，对学院的前身大都只是局部的了解。为此，不得不借助于档案工作开展一些必要的调查和研究，了解组建前学院的办学师资、专业设置、实验条件、毕业生供求等多方面的情况以及成功的经验和失败的教训。根据这些情况及时调整办学方针，保证教学工作的顺利展开。

（二）.档案为教学管理提供了可靠的依据。学校工作的中心是教学管理，这是一个相当细致复杂的系统工程。每一个环节，都离不开数据，离不开档案。一次全面的教学评估，必须对师资力量、教师的教学水平和实际教学状况，以及学生的德、智、体成绩，甚至学生走向社会后的各种情况进行认真的调查和分析，依靠档案提供的原始资料，才能得到系统、全面、符合实际的准确结论。

（三）.学校档案是校内外开展各项工作的真实记录和历史见证，具有重要的凭证作用。无论是学校的征地、拆迁协议，还是教职工的职称评定、学生的学籍等等，随着时间的推移和人事的变动，都只能借助于档案了解原始情况。其中有一些内容还可以为学校宣传教育提供生动素材。例如，举办各类展览和报告会，档案保留的照片、数据等就是对教职工和广大学生进行校史、校情教育的最好资料，可以激发教职工和学生敬业爱校的热情。

（四）学校档案为组织全面培养和正确使用人才提供可靠的依据。人事档案，它是个人经历和社会实践的历史记录，是由确凿的原始材料和历史证件构成的。它反映了每个人的道德品质、思想政治水平、组织指挥能力、业务技术专长、家庭和社会关系以及身体健康状况等。无论何时何地，通过查阅完整的人事档案，就能掌握一个人德能勤绩的全面情况，了解他的全部历史，使其在实际工作中发挥全部的才能。

二、学校档案管理工作现状及存在问题分析

自从1988年1月1日全国人大常委会公布实施《中华人民共和国档案法》，1990年10月24日国务院批准实施《中华人民共和国档案法实施办法》以来，学校档案管理工作努力适应改革发展的需要，不断贯彻落实《档案法》和《实施办法》，在建立科学的管理制度、加强档案管理人员业务知识培训力度及改善硬件设施等方面，均有了很大的提高，但在具体工作中仍然存在着许多问题，主要表现在以下几方面：

（一）对档案工作重视不够。这个问题普遍存在，领导和教职工的档案意识都比较淡薄。例如：形成的材料处室上交不及时，造成年度立卷归档工作不能按时完成，以及材料收集不齐全，分散在处、组、室甚至个人的手中，都严重影响了学校档案的系统性和完整性。

（二）人事档案内容雷同。例如，政治和工作鉴定几乎一样，都是“拥护党的领导，坚持改革开放”，“工作认真负责，踏实肯干，任劳任怨”之类的套话空话，千人一面，都是大好话，这类套话空话往往有结论无事实，共性多，个性少，对具体准确地了解一个人可以说毫无帮助。

（三）档案管理手段比较落后。目前，学校档案业务管理和保管技术工作还比较落后，不少档案管理部门不仅没有电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备。档案管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，这不但费时费力，效力低下，而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。因此，档案管理工作要向现代化管理迈进，是当务之急的一项改革。

三、学校档案管理工作应采取的一些对策

（一）加强对档案工作的领导和档案人员的业务培训。档案工作牵涉面广，头绪复杂，为了保持其完整性和真实性，首先，必须加强对档案工作的领导，要成立与学院体制相适应的领导机构，组建一支由校领导牵头，院办主任主抓，各处室领导和兼职档案员参加的档案队伍。加大力度对全体教职工、各级干部进行有关档案工作的宣传教育，统一认识，提高部门领导和全体教职工对档案工作的重视。同时要采取必要的行政措施，促进各部门把应归档的材料收集齐全，及时移交，以便按时组卷、编目。其次，为提高学校档案人员业务素质和管理水平，要有计划有步骤地选派档案人员参加培训进修。加快档案人才的培养，建立一支适应档案开放、开发需要的队伍也是十分必要的。

（二）健全制度，突破难点。教学工作是学校的中心工作，教学档案是学校档案的重要组成部分，它与其他所有档案一样，是真实地记载和反映学校教学水平的客观依据。因此，建立一套完整的档案管理制度和岗位责任制，已经是学校档案管理的当务之急。实践证明，搞好档案管理，一靠人，二靠制度。没有规章制度的约束，档案制度就没有保证。为了加强档案管理的制度化，必须做到定点、定人、定期检查，及时移交，一切有章可循。只有这样，才能使档案管理工作跨上一个新台阶。

（三）逐步提高学校档案的现代化管理水平。目前，许多学校档案工作基本上属于手工检索，人工管理，这已很难适应新时期档案工作的要求。因此，要加快档案管理信息化建设步伐，增加必要的软硬件设施投入，努力实现档案管理设备和手段的标准化、科学化和信息化。

四、强化主动服务意识为学院发展和社会需求服务做出更大的贡献

档案工作在服务方式上客观存在着被动服务和主动服务两种并存的方式。所谓被动服务，就是通常所说的“等客上门”，被动地为利用者提供服务。这种方式有待于进一步深化，我们要在提高服务水平，在查准率、查全率和方便利用等方面下功夫。所谓主动服务，就是积极主动地为领导决策和社会各方面的利用者着想，积极努力创造各种服务的条件，主动提供多种服务。这种服务方式，正是我们现在工作的目标，也是当前必须强化的一种服务方式。为此，必须强化主动服务的观念、强化信息观念和效益观念，做主动为学院发展和社会需求服务的热心人。要用积极创造开发利用的物质条件，提高管理水平，主动为领导决策和教学各方面的利用提供多种服务，才能使之转化为经济效益和社会效益。

总之，学校的发展离不开一套严格的管理制度。学校档案管理工作，是学校工作的重要组成部分，在学校的基础管理中具有不可低估的地位。因此，学校档案管理工作不可不重视，要形成全员共识，提高学校档案管理工作水平，以便更好地为学校的规范管理和不断发展提供良好的服务和必要的保障。

参考文献

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[3] 张亚冰.教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及作用[J].辽宁师专学报，2003，