论高校图书馆文献采选绩效评估体系构建

古邕梅

（广西经济管理干部学院，南宁530007）

作为图书馆业务流程的首要环节，文献采选工作的好坏与否，不仅关系到图书馆藏书建设的发展，也直接影响到图书馆工作的全局，与图书馆服务质量的优劣密切相关。对文献采选工作目标的设定、完成情况和满足读者需求的程度等进行评估，是加强文献采选工作科学管理的重要手段，评估结果有利于管理者对采选工作情况进行全面了解，促进图书馆整体工作的优化和办馆水平的提高。

1 构建文献采选绩效评估体系的思路和依据

所谓“文献采选绩效”，是指图书馆服务的效能，以及拨款和资源利用在提供服务中的效率。文献采选绩效评估体系主要以指标为衡量标准，指标的设置，围绕馆藏资源建设、采访效率等，并加以细分，以延伸出更切合实际的下一级指标。

图书馆资源建设是图书馆工作的重要基础，是图书馆实现功能、发挥绩效的根本条件。它涉及文献的结构、数量和质量，以及文献购置费等方面。在设置采选指标时，应考虑专业类型、需求取向、经费分配、馆藏结构等因素，设置不同类型的评估指标，多角度、多层次地反映和评估文献采选工作。

文献采访效率，直接影响到馆藏文献的入藏时间及读者使用效果，因此在采访工作中设置了著录、标引、编目、加工周期等一系列具体指标，以正确评估采访工作整个流程情况。

某高校图书馆在构建文献采选绩效评估体系时，主要以《图书馆ISO11620信息与文献工作——图书馆绩效指标，1998》为依据，参考部分公共图书馆和国家图书馆的评估指标体系，并结合高校图书馆特点进行设计，评分结果可以在图书馆业务数据统计中或通过其他数据测算获得，注重了体系的实际操作性。

2 高校图书馆文献采选绩效评估体系的结构设计

在高校图书馆中，由于场地及经费有限，只有保证文献采选的数量和质量，最大限度满足资源建设和读者对文献信息的需求，才能做到优质、高效、低耗，以最小的成本获取最优的效能。笔者所在的某高校图书馆，根据本馆特点和实际情况，主要从文献采访、经费控制、采选效率、典藏管理等四个方面来设置与评估采选工作的绩效（见表1）。

表1 某高校图书馆文献采选绩效评估体系结构

2.1 文献采访

由于高校图书馆文献采访工作影响藏书的质量和读者服务工作，因此对采访工作进行测评，有利于加强对采访工作的管理和监控，规范工作流程，提高工作效率，对建立科学的藏书体系，发挥图书馆的职能，真正起到为教学、科研服务的效用。文献采选绩效评估要求文献的数量和质量并重，即保持一定的采选数量，使馆藏的增长达到最佳状态;不断提高采选质量，以保证馆藏质量达到最优状态，建立最佳的藏书结构体系，高效率地满足读者对文献信息的需求。

某高校图书馆的文献采访评估主要针对采访数量、采访质量、采访效率等三方面进行绩效评估。文献采访部分的评估指标多设定为量化指标，都是依据本馆几年来的业务统计数据，计算出平均数值来设定，并按实际需要调整。如:年馆藏新增率、采购量等的设定，基本是以图书馆近三年的新增量对比测算的。

2.1.1 采选数量

一般来说，每年采选的文献越多，文献的保障率越高，读者的满足率越高。因此，采选数量应该作为衡量图书馆绩效的重要评估指标。对年采购量（新增量）进行宏观调控，确定合理的年采选数量指标，保证馆藏的合理增长有重要作用。

年采购量是指图书馆每年通过各种采选渠道采选到馆的文献总量，它反映了采选文献的总体数量，也反映了购买、赠送等各个渠道的采选情况。新增量指标强调在保证质量的基础上，合理控制馆藏增长速度。

以某高校图书馆为例:2008-2012四年来的新增量分别为5301册、36484册、388721册、26043册。按教育部普通高校办学水平评估要求年新增量4册/生，该馆2009-2012年以后，以在校生6000人计算，年新增量基本均达到24000册以上。根据以上情况，并考虑到学校生源状况等各种因素，该图书馆将今后5年内的新增量标准设定为每年3万册左右是比较合理的。

需要说明的是，电子文献的新增量设计，是基于数字时代的馆藏建设要求。电子资源以其出版及时、信息量大、检索便捷和传递方式多样等优势，深受读者欢迎。为满足高校图书馆现代化发展及教学科研的需要，加大了电子资源的采选力度。如某高校图书馆，电子资源所占的比例逐年提升，到2011年，电子资源新增量占总文献新增量的23%，折合数量达312487册。

2.1.2 采选质量

从投入产出角度分析，采选质量是绩效评估最重要的指标。采选质量指标主要包括对采进文献的内容质量和结构质量，以及工作质量的评估。采选质量指标主要包括新增率、报刊缺失率、误采率等。

科学合理的馆藏，结构丰富实用的内容，直接影响到图书馆发展和读者的服务质量，新增率是衡量馆藏文献结构合理与否的重要指标，它关系到各个读者群体利用文献的有效性与实用性。高校图书馆应着眼于本院的教学计划、专业设置、科研方向以及图书馆发展等，需要制定出更切合实际的文献新增率。

如:某高校重点专业设置是以经济管理类为主，五年来该类文献的年新增率平均保持在30%左右，因此，该馆将经济管理类馆藏文献的年新增率设定为30%-35%左右是有依据的。据统计，2008—2013年，该图书馆每年新增的文献中，各类文献所占的平均比例为:图书为61%，报刊为25%，电子资源为14%。这为设定年入藏文献结构标准提供了参考依据。

报刊缺失率影响着连续出版物的连续性和完整性，同时也体现了文献采选的质量。对连续出版物来说，完整率、缺失率等指标要结合起来，缺失率越低，完整率越高，对仍在版的已有种类不能缺采，属于入藏范围的新种类不能漏采;采到的所有种类不能缺期少卷。在这样的原则下，才能保证采选质量。

除了保证采选文献的品种和数量外，减少误采率也是提高采选质量的一个重要考核项目。加强对文献误采率的考核，可以防止采进无价值的文献。某高校图书馆重点要求图书误采率不得超过0.5%，报刊误采率不超过1%。非主观原因的误采不在此列。

2.2 文献购置费分配与控制

购买文献是图书馆补充馆藏的主要方式。文献购置费的额度、预算和分配，关系到馆藏的数量和质量。因此，馆藏资源的经费控制是绩效评估的另一个重要指标。

合理分配和使用经费，保证重点、综合平衡，将有限的经费用于选购最需要的文献并使之发挥最大作用，是提高图书馆藏书建设水平和工作效益的重要途径。对不同类型、不同文种、不同载体文献的购置费比例进行评估，并加以分析，以达到文献购置费使用的科学性、合理性，进一步加强经费管理的目的。

如某高校图书馆2006—2011年，购买各类文献的经费分配平均比例为:图书50%，报刊为28%，电子资源为22%。在文献购置费不高的情况下，不得不考虑各类文献购置的取舍;各类文献购置比例，只能依据主要读者群体的需要设定。

在文献购置费分配比例指标下，专门设置了电子资源评价指标，加大电子型文献的采选力度，调节各类文献的采选关系和经费分配比例，也体现了高校图书馆文献采选工作的创新和现代化。

2.3 采选效率指标的设定

如果说采选的数量和质量反映了高校图书馆的“绩”，那么采选效率就是采选工作的“效”。“效”的评估侧重对图书馆各项工作效能效率的评估。用最少的经费，采集最需要、最有价值的文献;用最低的成本、最快的速度和最好的质量进行加工，及时提供给读者使用，是文献采选工作追求的最大效能，也是图书馆各个工作环节所追求的目标。

文献资源加工是图书馆的基础业务，是有效进行读者服务的基本保障。因此，在设计文献加工指标时，应该侧重对文献资源加工的效益和效率进行设定，主要包括文献加工的周期、成本、人均工作量等。这些评估指标既反映了文献加工人员的专业水平、工作态度、工作效率、工作强度以及成本投入的状况，也体现了图书馆整体工作的管理水平。

某高校图书馆根据绩效评估的要求及本馆实际，主要设置了采选加工周期、采选人均成本、采选人均工作量指标，其中包含了采选工作的所有流程，对采选工作效率情况进行综合衡量。

采选加工周期是指文献从采选到流通所需的时间，包括到书的时间和加工的时间。到书和加工的时间对读者服务工作效果有较大的影响。由于文献尤其是时效性较强的科技文献，到书时间、加工周期越短，文献的利用效果越佳。

对采选人均成本和采选人均工作量的评估主要是为了达到节约经费、节约人力、节约时间的目的。采选人均成本越低，承担的工作量越大，说明采选工作效率高。从人力资源角度看，基本工作量的设定对员工的规范管理有重要作用，既保证了采选加工保质保量的完成，有效地遏制了员工的拖拉现象，也提高了员工的工作积极性。

在设定人均工作量时，既要考虑人员的能力，也需要考虑实际工作的需要，但绝不能为了追求效率而忽视加工质量。某高校图书馆对采选到馆后文献的加工时间提出了时限要求。以每批新书1000册计算，将加工周期设定在5-10天之内。在设定指标时，也应考虑实际操作及人为的影响因素，可视实际情况进行评价。

2.4 典藏管理指标

某高校图书馆根据文献在流通过程中的利用和损毁情况，设定了评估典藏管理的几项主要指标:文献利用率、文献丢失率、文献损坏率。除文献利用率外，对文献丢失率和损坏率，该馆仍未有一个行之有效的计算方法，暂时只能按照典藏管理的要求进行每年的文献清点，或者以各种办法进行随机抽检，以得出一个相对准确的计算结果，进行分析与评价。

2.5 构建服务绩效评估体系时应注意的问题

（1）处理好共性和特性的关系，制定适合本馆特点的评估标准。高校图书馆制定的一些评估项目和评估标准是参照公共图书馆的指标所设定，但评估的侧重点有所不同，在购书经费的合理分配上，根据本校办学要求和专业需求专门设置评估指标。（2）评估指标立足于现状，着眼于未来的发展。如:电子文献新增率，反映了现代高校图书馆对文献载体多元化要求以及文献交换数量等，体现了文献资源共享的要求。（3）加强对采选工作薄弱环节的评估与考核，以促进其改进和提高。（4）注意评估体系指标的合理性和可操作性，并能在实施中修改与完善。

3 结束语

图书馆绩效评估体系的构建，是为全面提高高校图书馆工作质量和水平，评估和考核业务工作提供依据和科学方法。在高校图书馆中，文献采选绩效评估体系的建立，毕竟是一种尝试，指标设计的合理与否，需要在评估实践中进行检验，以便不断补充和完善，以真正达到评估的目的，更好地履行高校图书馆的职能，建立科学的藏书体系，取得更好的服务效果并提高效益。

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