事业电子文档管理的现状、特点及相关建议

2013-12-04广州市纤维产品检测院陈丽明

办公室业务 2013年11期

文/广州市纤维产品检测院陈丽明

电子文档是以计算机光盘、磁盘或者盘片等化学次新材料作为记录载体的一种文字材料，其形式包括了电子报表、电子信件、电子文书、电子图纸等。与纸质文档比起来，电子文档具有形式多、体积小、容量大、便于复制和共享的优点。随着现代网络技术和信息技术的高速发展，计算机记录的方式逐渐取代了纸笔记录，而对于各事业单位在进行事业活动的过程当中产生的许许多多的电子文档，要如何进行规范、有序、安全的管理，则是相关工作者要努力去思考、去探索的课题。

一、事业电子文档管理的现状

近几年来，电子文档的数量在飞速增长，各种信息资源也在与日俱增。而档案信息化建设的发展速度滞缓，跟不上文档数量增长的脚步，对电子文档归档时间、归档制度和归档范围的管理又缺乏规范性，再加上电子文档自身存在着对硬件条件和外部环境的高度依赖的局限性等问题，导致目前事业电子文档管理的矛盾日益突出。文档管理的混乱，使得文档的查找和保存工作的变得更加困难，同时也增加了电子文档管理的复杂性。因此，对于当下事业电子文档管理的紧要任务，是要解决文档管理的规范性、安全性、开放性和真实性等问题。

二、事业电子文档管理的特点

在当前办公自动化的条件下，事业电子文档的管理也表现出一些新的特点：

（一）文档管理的自动化

电子文档的管理主要通过各种办公软件和计算机以及网络技术来完成，通过网络办公平台来进行文件的起草、成文、审核、签发、利用、立卷归档以及文件内容的电子化等管理，实现了电子文档管理流转程序和过程的自动化。

（二）文档保存的数码化

文档保存的数码化是指利用计算机以及网络技术，将文字和图形信息按一定格式转换成符号或者数码，再利用相应的软硬件来进行识别、利用和传输。电子文档保存的数码化为档案资料的保存节省了大量的资源和储存空间。

（三）文档传输的网络化

文档传输的网络化是通过计算机和网络将电子文档存放在网络办公平台上，便于电子文档的快捷传输，也利于档案以及文书的统筹规划，从而实现电子文档的科学管理和利用。

（四）文档形式的公开化

档案管理的工作人员利用网络技术来对文件处理的流程进行监控，从而实现文档流程的公开化。例如档案管理工作人员可以利用网络办公平台来对文件数据进行鉴别和归类，这样不仅便于各部门对文档的整理和立卷归档，也利于对其归档工作进行跟踪和指导，从而提高文档处理的质量和效率。

三、事业电子文档管理的建议

电子文档的管理是一项复杂的系统工程，必须要加强归档程序的规范化的以及制定统一的管理标准，以实现对电子文档管理、运作的同步化，通过加强管理技术，健全管理制度、落实管理责任，从而提高电子文档管理的质量和效率。

（一）制定统一的管理标准

比起纸质文档，电子文档的载体形式以及记录格式都明显不同，因此在管理和处理的方法上也完全不同。但可以参照一些已经成形的纸质文档管理方法，然后再根据电子文档的实际情况和特点来制定适合的管理标准。电子文档的管理应涉及到文档的收集、命名、登记、防护、专利维护、安全以及归档坚定等内容。对于要归档的文档，要保证期归档质量，而对于已经归档的文档，要采取有效措施和制定严格管理制度来保证信息的真实性、完整性和原始性。

（二）明确归档方式

事业电子文档的归档方式主要有物理归档和逻辑归档这两种。物理归档就是指将经过计算机处理的的文档拷贝到其他载体上，再移交档案管理部门进行脱机保管。物理归档的方式利于对电子文档进行长期保存；逻辑归档则是利用计算机网络，将电子文档的物理地址存放在相关档案部门控制的服务器中，以便其随时进行处理和利用。逻辑归档的方法适用于网络环境稳定以及安全管理严密的单位。