综合性医院科研管理信息化建设探讨——以福建医科大学附属第一医院为例

吴锦艺，张志坚，罗彩琴，程小燕

(福建医科大学 附属第一医院科研科，福建 福州 350005)

综合性医院科研管理信息化建设探讨
——以福建医科大学附属第一医院为例

吴锦艺，张志坚，罗彩琴，程小燕

(福建医科大学 附属第一医院科研科，福建 福州 350005)

结合医院科研管理工作实际，从科研项目管理、科技论文管理、药物临床试验管理等方面阐述医院科研管理信息化建设的经验和成效。医院科研管理信息化建设可以快速、准确、高效地管理科研数据，实现科研经费按合同预算分类管理的功能，改变经费超支的现象，简化科研工作流程，降低科研管理成本，提高科研管理水平和工作效率，但系统的开发、应用和管理有待进一步完善。

综合性医院；科研管理；信息化

医院科研管理信息化就是利用计算机以及网络技术，收集、整理、存储、分析科研管理相关信息，以达到满足各部门的需求[1]。科研管理是一个科研单位内部管理的核心之一，包括科研人员信息管理、科研项目管理、科研成果管理、学术交流管理、业绩考核管理等多项信息管理职能[2]。随着计算机网络技术的不断发展以及科研工作量的不断增加，传统的管理方法已经很难适应现代化科研管理工作的要求。因此，在科研管理过程中如何总结工作经验，根据科研管理工作业务，结合实际并利用现代计算机技术和网络技术,开发一套包括科研主要业务的科研管理信息系统，提高科研管理水平、服务水平和工作效率，已成为医院科研管理部门面临的重要问题[3]。

福建医科大学附属第一医院近三年来获立项科研课题300余项，科研经费达2 000多万，科技论文近1 500篇，科研管理任务繁重。2008年，医院根据科研管理工作的主要内容和工作流程，经过调研、设计、沟通、协调等多个环节，引进了一套科研管理软件，该系统经过4年多的运作，得到不断完善以及业务不断扩展，初步实现了科研信息化管理。

一、综合性医院科研信息化建设的主要内涵和体系

医院科研管理信息化建设是医院现代化管理的重要组成部分,深刻认识医院科研信息化建设的主要内涵和体系,是实现科研管理信息化建设的前提和基础。

(一)科研管理信息化建设目的

医院科研管理信息化建设就是利用先进的计算机网络技术，建立一个能够覆盖科研管理部门主要科研业务的计算机管理综合系统，改变以往依靠手工或半手工的管理模式，实现科研管理工作的科学化、数字化、网络化管理，简化服务流程，实现资源共享，最终达到提高科研管理水平和科研工作效率的目的。

(二)科研管理信息系统的业务范围及功能

完整的医院科研管理信息系统应具备医院科研管理的全部业务内容和功能，包括科研项目管理、科技论文管理、科技成果管理、专利、著作管理、学术团体管理以及药物临床试验管理等内容，在功能方面应具备数据的导入与导出、数据的查询、统计与分析等功能。我院科研信息管理系统于2008年底正式投入使用，经过4年多的不断完善，该系统目前拥有科研项目、论文管理、药物临床试验管理、统计查询、系统设置以及帮助等6大业务模块，各模块具有相应的功能(图1)。

图1 福建医科大学附属第一医院科研信息系统结构

(三)科研信息系统功能简介

1.用户管理和授权。科研信息系统实行授权制，只有授权人员方可进入该系统，被授权人员根据其职能不同权限也不一样。用户在使用系统之前，需要从医院信息部门获得用户名及密码，系统通过检查用户名和密码进行身份识别。一般科技人员只有查询的功能，而科研管理部门、信息部门、财务部门、行政仓库等行政部门在各自的职责范围内行使权限。如我院将用户分为科技人员、科研管理部门、财务管理部门、信息管理部门、行政仓库、设备管理部门、药房等，以上用户均具有浏览、查询、打印的权限。除此之外，科研管理用户还具有上传、导入、录入、修改等权限，财务管理部门用户还具有科研经费审核的权限，信息管理部门还负责用户的授权以及与信息科相关的科研设备支出功能，行政仓库用户具有与科研相关的日常耗材支出功能等(图2)。

图2 福建医科大学附属第一医院科研信息系统各部门主要功能

2.科研项目管理。首先，科研项目在科研系统中的建立。实现科研项目管理信息化首先就是要将科研项目基本信息录入到科研信息系统。科研管理部门在信息科及财务科的配合下，将项目的基本信息，包括项目名称、编号、经费、研究的起止时间以及经费本支票的起止编号等基本信息一一录入到系统，完成科研管理信息系统中建立科研项目的工作。如我院科研管理部门将科研项目编号以及项目负责人姓名发送到信息管理部门，信息科将该信息录入到科研信息管理系统中，建立户头。然后，科研管理部门将项目的基本信息录入到系统，最后经财务管理部门审核生效。其次，项目经费分配管理。项目基本信息建立之后，科研管理部门根据项目任务书中的经费预算分门别类地录入到科研管理信息系统中。系统中的经费预算类别主要有：能源材料费、设备费、劳务费、会议会、差旅费、测试/计算/分析费、出版/信息/产权费等，预算类别可以根据任务书的预算类别做相应的调整。再次，费用支出管理。项目建立、经费录入系统生效以后，实现了科研经费的计算机管理。在经费支出时，科研管理部门严格按照科研经费预算项目支出，在支出余额不足时系统会自动提醒并无法支出。在实际工作中，实际支出与预算不可能完全一致，所以系统还应具有对分类预算金额微调的功能。例：购买实验动物及实验试剂的费用从能源材料费支出，论文版面费、复印费、查新费则从出版/信息/产权费支出。超出预算金额的支出，系统会自动提醒“余额不足，无法支出”。只有科研管理部门才具有对预算金额进行调整的权限。

3.论文管理模块。医院科研管理人员将每年发表的科技论文录入到有指定项目的表格中，并将表格批量导入系统。导入系统后的论文方便了管理者查询与统计，为管理者提供更准确的统计数据。录入的论文信息主要包括：论文名称、论文类型、作者基本信息(包括职称、学历等)、所属科室、收录情况、发表时间、发表刊物、主管主办单位、刊物级别、卷期页等。

4.药物临床试验管理模块。药物临床试验项目的管理与科研项目管理类似，也是在科研管理部门、信息部门、财务部门的配合下完成对项目的建立工作，不同之处主要有以下两点：一是科研管理人员对临床试验研究人员进行授权；二是药物临床试验管理模块与医院其他系统(如HIS系统、收费系统、财务管理系统)建立了关联。该系统实现了受试者的各种检查费用从该项目的账户直接划拨的功能，同时科研管理人员也可以通过系统了解到项目的进展情况。因此，药物临床试验管理模块很好地解决受试者免费检查的问题，同时有利于管理者对项目的监管。

5.统计查询模块。科技信息统计与查询就是在科研管理工作过程中，进行各种科研信息统计和查询的一项工作，是对科研信息的利用。医院实现科研信息化管理之后，可以借助现代化的管理技术和手段，快速、准确、全面、高效地管理科研数据，如我院科研信息系统的统计功能具有生成“科技计划项目经费总决算表”和“科研项目经费支出明细表”两个功能，该功能为科研项目结题的经费决算提供了便捷；再如我院系统的查询功能，用户可根据授予的权限在科研项目中查询到需要的信息。

6.系统设置模块。系统设置模块包括字典维护、口令修改、权限分配等功能。字典维护就是对系统内的一些参数进行修改和增补；口令修改功能包括创建新用户、修改用户信息、删除用户、管理部门信息和修改登录密码；权限分配则是信息管理部门根据各个部门对科研项目管理的权限进行分配。

二、综合性医院科研管理信息化建设的意义

医院科研管理信息化建设对实现科研经费按合同预算分类管理，实现科学管理科研数据，提高科研数据的利用率，简化科研工作流程，降低科研管理成本，提高科研管理水平和工作效率等方面起到重要作用。

(一)实现经费按合同预算分类管理，改变经费超支的被动局面

科研管理人员按照任务书的经费预算将项目的总金额和分类预算金额分别录入科研管理信息系统。该功能实现了由计算机对科研经费的分类管理，使科研经费支出符合项目任务书的经费预算，改变了以往科研经费支出不分细项，未按任务书经费预算支出的现象。

信息系统引入之前，由于科研管理部门和财务部门缺乏有效的沟通和配合，导致科研经费没按预算支出或超支的现象时有发生[4]。医院建立科研信息管理系统后，在经费支出时，如单项费用支出超出预算时，计算机将提醒“余额不足”无法支出，但是该系统又具备预算金额微调的功能，即保证了科研经费使用的原则性，又具有一定的灵活性。

(二)实现科学管理科研数据，提高科研数据利用率

该系统可以借助现代化的管理技术和手段，快速、准确、高效地管理科研数据。科研管理信息系统具有数据批量导入和过滤的功能，可自动生成部分统计图表，方便科研数据的更新和日常的查询工作，有利于数据的统计与分析，可以为医院管理层的决策提供更加科学、准确、及时的数据支持。

(三)简化科研工作流程，提高科研管理水平和工作效率

医院科研管理信息化建设简化了科研管理的工作流程。如以往科技工作者到行政仓库领用实验用品时，需持科研经费本在多个管理部门之间跑上几个来回才能完成报销手续，引入该系统后，只要行政仓库将购买的物品价格输入系统扣费即可实现。同时，该系统可以科学管理科研数据，科研管理人员可以从繁琐的工作中解脱出来，把更多的精力投入到科研管理重点工作中来。因此该系统大大提高了医院的科研管理水平和工作效率。

三、综合性医院科研管理信息化建设的建议

综合性医院科研管理信息化建设在加强信息系统建设的同时，应注重相关人员的素质培养，转变管理观念，开拓管理思路，提高管理水平，确保信息系统安全运行[4]。只有两者有机结合才能使医院信息化建设得以顺利进行。

(一)完善信息系统

首先，加强医院各信息系统之间的关联，实现资源共享。在实际工作中往往各行政部门站在自己的角度，从自身的需求和利益出发，分别建立各自的信息系统，导致系统之间缺乏关联，无法实现资源共享。第二，增设信息系统查询点，提高资源利用率。虽然目前有部分医院初步建立了科研信息系统，但是只有授权的人员方可查询，而且查询点相对较少，所以严重影响了查询的可及性。第三，加强信息系统的自动化建设。医学科研人才评价的多样性、多群交叉性等特点，决定了科研工作量统计是一项繁琐、精细而耗时的任务[5]。目前该系统尚无法实现自动统计科研工作量，影响数据的统计、分析、利用，离真正的信息化管理差距甚远，导致信息化医院建设进程滞后于医院发展的需求[6]。系统如能根据科研工作量量化标准，自动根据科研项目、科技论文、成果、专利、专著、学术任职等基础数据核算出各科技工作者的科研工作量，就可以大大提高科研工作效率。第四，加强信息系统的安全建设。因为科技信息具有保密性的特点, 所以科研系统的安全性显得尤为重要。医院科研信息系统如何防御入侵，如何过滤病毒，如何进行流量管理，在遇到入侵时数据如何备份与恢复等等都是该系统所面临的安全问题[7]。

(二)加强人员队伍素质建设

首先，加强科研管理人员自身的素质培养。医院科研管理信息化建设提高了对科研管理人员的要求，现有的医院科研管理队伍大多缺乏管理信息化的系统知识，还是按照传统的管理模式办事。医院应重视对科研管理人员的信息化管理培训，转变管理观念，开拓管理思路，提高管理水平，以适应信息化建设的需要。其次，加强信息系统专业技术队伍建设。目前医院该系统运行和技术维护缺少一支稳定的专业技术队伍来专门负责系统运行的安全问题，医院应重视专业技术队伍建设，确保信息系统的安全运行。

四、小 结

经过近几年来科研管理信息化建设的不断深入,科研管理信息系统得到了改进和完善,初步建立了包括科研项目、论文管理、药物临床试验管理、统计查询、系统设置以及帮助等6大业务模块，实现了科研经费按合同预算分类管理的功能，改变了经费超支的现象，降低了科研管理成本，提高了科研管理水平和工作效率，但该系统在应用过程中尚需要进一步完善系统开发、应用和管理等问题，以使科研信息管理系统在科学研究管理工作中发挥更大的作用和价值。

[1]潘哲毅,徐利民.加强医院信息化建设的思考[J]. 医院管理论坛,2013,30(3):55-57.

[2]肖 杭,张秀彬.高校科研管理信息系统的开发与实现[J].华侨大学学报:自然科学版,2007,28(4):372-375.

[3]罗彩琴.网络化科研经费管理模式的应用与探讨[J].海峡科学,2010(5):80-82.

[4]朱剑武,李 勇.加强医院科研管理工作的实践[J]．西南国防医药,2012,22(3):325-326.

[5]黄黎玲,林 频,周晓捷,等.医学科技人才科研绩效评价初探[J].福建医科大学学报:社会科学版,2007,8(2):13-16.

[6]钱宇澄.医院信息化建设存在的问题与对策[J].临床合理用药,2013,6(1C):155-156.

[7]谢海波,林书兵.高校科研信息系统的发展现状与设计方向探析[J].现代教育技术.2010,20(3).140-143.

2013-06-07

福建省教育厅人文社会科学研究项目计划(JA10166S)

吴锦艺(1981-)男，馆员。研究方向：医院管理。

R197.32

A

1009-4784(2013)03-0027-04

(编辑：常志卫)