图书资料采购监管机制研究*

陈 碧

（广东海洋大学图书馆，广东 湛江 524088）

新世纪以来，随着大学生在校人数的增加、教育部本科教学工作水平评估的开展，高校对文献资源建设投入大幅增加，图书资料采购作为重要而特殊的学校采购行为，越来越受到重视。自2004年起，各高校图书馆虽然都采用了政府采购方式，有效规范了经费管理，节约了购书费用，规避了违规操作，降低了廉政风险，但部分图书馆把招标这一环节当作是政府采购的全部，认为招投标工作结束，采购工作也随之结束。另一方面，图书资料与一般货物不同，有其采购特殊性，有可能出现职能部门因对图书资料采购业务不熟而监管不力以及图书馆为某种利益逃避相关部门监管等情况，进而衍生图书资料采购中的腐败问题，给文献资源建设、图书馆事业发展造成负面影响。因此，要加强对图书资料采购工作的监管，把采购活动与监督管理有机结合起来，实现采购的应有效益。

1 图书资料采购监管的意义

1.1 有效遏制腐败行为的发生

完善的采购工作机制既能有效地防范采购过程中的权钱交易行为，增强公共财产安全度，又能有效约束采购人员的工作行为。中共广东省委组织部等部门联合制订《关于进一步加强对高等学校若干重大问题监督管理的意见》，提出：“建立健全物资（设备）采购工作的决策、执行和监督三分离工作机制，……明确工作程序。”建立完善的图书资料采购工作机制，可有效遏制腐败行为的发生，实现政府采购的应有效益。

1.2 提高资金使用绩效

完善的采购工作机制对资金的管理将更加科学化、精细化。不断加强图书资料采购资金的科学规划，以读者需求为本，以文献资源建设可持续发展为方向，使文献资源建设既能满足读者利用需要，又能体现馆藏建设未来的发展。引入“成本—效益”评价机制，提高资金的使用效能，充分发挥图书资料使用效益。

1.3 提高文献采购质量

建立采购、验收、管理、报废等完善的图书资料采购工作流程，认真落实采购工作决策、执行和监督三分离工作机制，规避采购风险，降低采购成本，通过各个流程层层把关、充分论证、集思广益，不断提高文献的采购质量，避免资源建设的重复浪费，使所购文献最大限度地满足读者需求。

2 图书资料采购监管的理论分析

2.1 监管的含义

图书资料采购的监管有狭义和广义之分。狭义的图书资料采购监管，由图书馆主管部门来实施，是行政管理性的监督。广义的图书资料采购监管，可以是主管部门，也可以由图书资料采购的参与者或社会公众来实施。除此之外，还有一些重要的监管主体，如审计部门主要是对图书资料采购过程进行审计监督；监察部门主要是对参与图书资料采购活动的部门、人员在采购活动中的表现进行监察等等。

2.2 监管的客体

图书资料采购活动是对从采购预算编制到采购完成的整个过程的总称。从采购的角度来看，采购监督管理的客体是对采购全过程的监督管理，包括图书资料采购计划的制定、采购预算的编制、采购预算的执行、采购的过程、采购合同的履行等等。从采购当事人的角度看，采购监督管理的客体是对采购活动中所有当事人的监督管理，包括财务部门、采购单位、采购机构、中介机构、供应商以及其他与采购有关的各个部门。

2.3 监管的功能

加强对图书资料采购工作的监管，可以保证采购活动的公开、公平、公正，维护采购市场的正常秩序。通过有效监管，可以及早发现采购活动存在的问题，及时纠正，从而减少不必要的损失和浪费，保证采购的高效益。对那些在实际采购活动中通过一些非法途径钻采购工作漏洞的人，要通过必要的监管手段，严厉打击他们的违法行为。

2.4 监管的方式

图书资料采购的监管按范围性质分类，可分为外部监督和内部监督。内部监督属于采购机构内部的自我约束行为，主要通过建立和完善内部管理规章制度，从而形成有效的内部制约和监督机制。外部监督建立在内部监督基础上，是内部监督的进一步延伸。“没有外部监督，内部监督就不会被社会认可，内部监督的真实性、有效性就经不起时间的考验。”外部监督包括财政部门监督、审计部门监督、纪检部门监督以及公民和供应商的监督。图书资料采购的监管按监督时间分类，可分为事前监督、事中监督、事后监督。

3 图书资料采购监管的现状和问题

3.1 图书资料采购监管的研究现状

近年来图书馆界对图书资料采购作了大量研究，在图书资料采购存在问题方面，贾巧丽认为目前图书馆政府采购存在机制不健全、评价标准不科学、缺乏有效的监督体系等问题[1]；吴库生、陈图文指出经费短缺、领导不够重视、书目出版发行无序、管理体制不健全等问题严重影响图书采购工作[2]。洪涛在加强图书资料招标采购过程管理方面提出要把好资质预审关、招标文件制作关、评标关、采购计划关、沟通关、验收关、考核评估关、廉政建设关等八大关，以保证图书采购质量[3]；傅毅认为高校图书馆通过招投标进行定点采购文献，可节约并提高资金使用效率，防止腐败行为发生[4]。还有的从法律角度探讨图书资料采购应建立政府采购法律体系、健全招标投标机制以及建立多层次的政府采购监督体系，可提高资金使用效益、促进廉政建设以及保障图书采购质量[5]。可见，图书资料采购中如何建立有效监督机制已成为图书馆界研究的热点问题。

3.2 图书资料采购监管工作存在的问题

3.2.1 文献采购流程规范化不够

部分图书馆文献采购计划缺乏前瞻性，各种因素左右采购决策，采购流程各个环节规范化不够，文献采购随意性大，影响了馆藏文献质量，文献资源建设得不到稳定、持续的发展。

3.2.2 文献采购监管机制不到位

图书资料采购具有过程的连续性、载体的特殊性和管理的复杂性，有可能出现职能部门因对图书资料政府采购业务不熟而监管不力以及图书馆为某种利益逃避相关部门监管等情况。这势必给不守《政府采购法》、不讲诚信原则的供书商以可乘之机，给馆藏建设造成重大损失，还有可能衍生图书资料采购中的腐败问题，给图书馆事业发展和学校育人工作造成负面影响。

3.2.3 文献购置费缺乏使用绩效评价

在各类文献价格不断飞涨的今天，各图书馆关注的重点还是如何能增加购置费的投入，采购更多资源，以保证图书馆的可持续发展。对文献使用绩效只在各种表格中有所体现，未能对文献资源购置费使用绩效作出科学、合理的评价，让有限经费发挥最大效益。

4 完善图书资料采购监管工作的对策

4.1 完善图书资料采购监管制度建设

图书资料采购监管制度的存在及其有效运行必须建立在完善的采购监督法律体系之上。完善的采购监督法律体系是采购监督机制的保障和运行基础。从采购制度运行的外部，以高于内部监督形式对采购全程进行监督，从而促进图书资料的依法采购。目前，《政府采购法》是图书资料采购工作的核心法律，2006年10月，教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》，但针对图书资料采购工作具体操作的法律法规细则等还没有详尽的规定，因而我们要解决现行法律法规中的缺位疏漏等问题，须完善图书资料采购监管法律体系建设，以满足实际采购及其监管的需要。

4.2 加强多方监管机构的建设

各学校可建立专门的图书资料采购监督管理机构，机构组成人员由图书馆、财务、审计、纪检等部门抽调，机构隶属于学校，相对独立，主要负责图书资料采购法规、政策的制定、修订和监督执行，采购预算审查和批准，以及监督采购制度的正确执行和规范，如机构的财务人员依法对学校图书资料采购预算执行情况和采购政策情况实施监督，纪检人员依法对招标投标活动有关的监察对象实施监察。建立健全规模大、内容广、素质高的专家评委数据库参与图书资料的招标采购，确保图书资料采购的科学性和客观性。

4.3 规范图书资料的采购流程

图书资料采购流程是图书资料采购监管的重点对象，只有规范了采购流程，才能实行有效的监管。

根据图书资料采购的特点，可用图1表述其采购流程。

图1 采购流程

4.3.1 制定采购计划（预算）

①制定年度采购计划。根据当年图书资源购置经费预算，结合本馆馆藏发展规划、上一年度各类文献使用绩效评价以及学校学科专业设置情况，确定各类型文献采购经费支出比例、采购数量，突出重点，兼顾其他，使馆藏资源建设具有计划性、稳定性。

②建立文献资源建设小组。文献资源建设关系到整个学校的教学科研的信息需求能否得到满足，各学科专业教师能否把握学科发展的前沿，了解本学科的信息需求。由专业教师组成的文献资源建设小组给采购计划把关，使年度采购计划符合学校发展，满足师生读者的信息需求，充分发挥文献购置费的使用效益。

③严格按预算执行采购。图书采购预算经多方论证形成采购计划，批准后下达执行。凡列入采购预算的项目一律严格按照采购计划确定采购，不能发生无预算采购和随意追加采购预算的现象。

4.3.2 实施采购

在政府采购模式下，各类型文献采购方式不尽相同。这对规范市场、增强采购透明度具有重要意义。

①纸本图书资料采购大致有两种方式：订单采购：采集订单→征询读者意见→学科馆员圈选→书目查重→给供应商下订单；现场采购：制定采购计划→学科馆员或读者现场选购→供应商现场配货。

②电子资源采购方式：数据库开通试用→试用评估→征询读者意见→提出采购方案→采购。

从上面各类型采购方式可以看出，读者意见是文献资源采购的重要依据，满足读者需求是文献采购的最大目标。另外，采访人员受专业知识的限制，对各学科前沿信息缺乏了解，只有广泛征询各专业老师意见，才能保证文献采购质量。

4.3.3 严格验收

①严格执行验收程序。对纸本文献要认真核对清单，查看书名、册数、价格是否一致，是否存在缺页、污损或与馆藏原则不符等情况；电子资源要督促供应商保障数据库正常使用。整个验收过程必须按程序严格执行。

②认真撰写验收报告。定期撰写验收报告，详细分析供应商供货情况，有利于年度采购计划的调节，也为进一步完善图书采购制度提供重要依据。

4.3.4 评估采购绩效

图书馆应对文献资源购置的质量定期作出评价，亦即对文献资源购置费使用效益作出评价，纸本文献采购绩效评价可用当年馆藏各类图书购买量占出版市场该类图书的百分比，即覆盖率达到多少来衡量。图书馆根据馆藏建设规划和经费情况对购入各类图书市场覆盖率做计划预算，重点馆藏覆盖率应达90%以上，漏买图书应及时补购。电子资源的绩效评估可以其利用率、使用成本与国内高校使用情况比较，对读者利用进行调研分析。只有这样，才能评估采购经费是否得到合理使用，是否发挥其应有的效益，从而为图书馆选择、采集文献资源提供依据。

4.4 加大采购流程与合同履约的监管力度

对采购流程各环节、涉及的部门和个人进行监督管理，严按采购流程操作。按照《中华人民共和国政府采购法》和相关规定的要求，严格履行合同对采购项目进行验收及售后监督，从而完成整个监管过程。如对纸本图书资料，严格执行合同规定编目数据准确率、图书质量、图书加工程度、送货、验收等具体要求。对电子资源的使用时间、并发用户数、数据范围、后期软件升级等要按规定严格履约。保证采购流程规范，依法履约合同。

4.5 扩大图书采购信息公开程度

图书资料采购可通过校园网、本行业的报刊、媒体、杂志公开采购信息，随时接受社会各行各业的监督。同时，借助计算机网络系统，建立一套科学有效的采购监督管理网络系统，不断完善图书资料采购监管报告制度，全方位提高图书资料采购监管水平。

4.6 重视采购人员素质的培养

不断加强图书资料采购与监管人员的政治素养和专业素养，正确领会政府的方针、政策、路线，认真贯彻执行政府采购法的有关内容，增强服务意识和监管意识，不断强化廉洁自律意识，使采购监管人员成为复合型采购监管专家。

图书资料采购和监管人员上岗前要进行岗前培训，由采购方面资深专家、教授结合一些实际采购事例，进行系统的正式培训，解决理论学习和实际操作之间的差距，不断提高采购与监管人员的业务水平。

5 结语

在高校文献信息资源建设快速发展的背景下，建立多层次、多方面的监管机制，加大对图书资料采购流程的监管力度，将图书资料采购过程置于财政、纪检、审计等职能部门以及供应商和社会公众等全方位监督中，让供应商在公平、有序、守法的环境下竞争，同时增强采购资金使用的透明度，可以有效节约经费，避免违规操作，遏制腐败行为，有利于维护国家和集体的利益，这既是加强文献信息资源建设的需要，也是廉政建设、职业道德建设的需要。

[1] 贾巧丽.图书馆政府采购存在的问题及对策[J].人力资源管理，2011（2）：130.

[2] 吴库生，陈图文.联系我馆实际谈目前图书资料采购的困境与对策[J].汕头大学医学院学报，1998（S1）：113-115.

[3] 洪涛.把好高校图书馆招标采购工作八大关[J].中国图书馆学报，2008（1）：102-104.

[4] 傅毅.高校图书定点采购的实践与思考[J].经济师，2011（2）：109.

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[6] 陈碧.试论文献资源采购合同的若干问题[J].图书馆学刊，2010（3）：80-82，95.

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