高中学校档案管理以及开发利用研究

刘强

摘 要：本文笔者先简要介绍了高中学校档案的地位和作用，进而对做好高中学校档案管理工作的重要性做了探讨，最后对其管理和开发利用利用做了深入分析，以便学籍档案更加趋于规范化、科学化、现代化。

关键词：高中学校；档案管理；开发利用

1 高中档案的地位和作用

1.1 高中档案的地位

高中的档案组织机构收集了全校各类型的档案材料，保管起来，再经过用户把贮存的档案信息传播出去，为高中教学、科研、党政管理工作服务，它不仅是一种历史的记载，而且是目前工作与未来发展的基础，档案工作人员通过收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编辑、提供利用一系列工作环节，从内容上已把档案工作和教学科研等其它学校工作放在了同等重要的地位。

1.2 高中档案的作用

档案的作用表现在它的凭证价值和情报价值上，是人们活动的原始记录，保留着真实的历史标记，是目前工作中可提供查考、分辨和处理问题的依据，具有连续性、真实性、可靠性，能为科学研究提供极好的基本素材。

2 做好高中学校档案管理工作的重要性

2.1 有助于高中学校档案资源的开发

档案是高中学校学科建设活动的真实记录，涵盖了文书档案、教务档案、教师档案、学生档案、科研档案、会计档案、照片档案、特殊载体档案等，以其真实性、权威性在学校改革和发展中发挥着不可替代的作用，对领导决策、成果验收、科学研究、重点学科建设、重点实验室和重点学科的评估、维护学校权益、推动教学改革、提高教学质量等提供了第一手翔实的依据，发挥着重要作用。学校档案室应最大范围地发挥学科档案的价值，尤其是做好学科专业档案的服务工作，为学校教书育人、科学研究、决策管理提供专业化、个性化

服務。

2.2 是促进高中学校档案室发展的新契机

档案室的资源就是档案，如果不懂得利用馆藏发展自己，档案室只是一个单纯的保管机构，学校档案室应以学科专业档案为突破口，配合学校发展的大局，作为宣传档案事业的一个窗口，通过文书档案、教务档案等的管理和开放工作，通过多种形式的编研工作，利用网络化的技术手段，大力挖掘室藏学科档案资源的潜在价值，积极主动根据学校发展需求调整自己的服务方向，从而大力发展学校的档案事业。

3 高中学校档案管理措施

3.1 加强学籍档案管理的意识

（1）思想上要重视学籍档案管理工作。加强对学籍档案的领导工作，是做好此项工作的有力保证。学校领导应提高对建立健全学籍档案丁作重要性的认识，动员有关部门及时、准确地做好学籍档案的归档工作及监督审查工作。除此之外还应适应形势、转变观念，提高对学籍档案的作用和价值的认识，把学籍档案管理工作提到一个新的高度。

（2）要加强管理队伍的建设。要做好学籍档案的管理工作，关键要建立一支思想政治素质过硬的、专业水平较高的队伍。学籍档案管理工作具有严肃性、真实性、规范性等特点。管理人员要树立全心全意为人民服务的精神风貌。要有严谨的工作作风，积极主动地与各有关部门做好沟通。实事求是，严格按照有关政策办事，坚决抵制一些不良现象，学籍档案管理工作又是一项业务性很强的工作，要求管理人员要加强学习，提高自身的业务素质，主要包括对国家有关政策和学校规章制度的认识，对专业知识的学习，熟悉工作流程和规范，熟练使用计算机等现代化的工具，提高办事效率，不能凭个人主观意识，更不能感情用事、弄虚作假，要确保学籍档案管理工作的程序化、规范化，学籍档案作为学生学业的重要凭证，要求在记载时真实可靠，特别是当学籍有所变动时，更应该注意准确性，要做好这些工作，除了要注意平时对原始材料的不断积累，还应注意对材料的整理校对工作，只有思想上重视，熟悉业务，才能做好学籍档案管理工作。

3.2 加强学籍档案管理的规范化

（1）要按照建档原则做好对材料的收集整理工作。学籍档案原始材料收集工作周期长、头绪多，各部门的联动性也较大，为此要做好以下几点：一是要向各部门做好学籍档案管理的宣传工作，使各系部的原始材料上报准确无误、真实可信；二是要加强原始材料上报部门的管理，对各系部学籍档案工作有关的工作人员加强管理，明确材料的上报要求、上报时间，保证材料的按时完成；三是建立相应的奖惩制度，做到奖惩分明，调动大家的工作积极性；四是为保证档案的质量，职能部门要定期组织检查，加大对学籍档案的审查力度，及时纠正在漫长实施过程中出现的问题，确保档案材料真实、完整、规范；五是要根据办学性质的不同，严格区分各类学籍档案，以便规范

管理。

（2）坚持集中统一管理原则。高中档案门类众多，材料形成分散，加上历史的原因，不同门类档案由不同部门负责管理，造成管理重叠，效率低下。因此，高中档案管理须实行统一领导、统一规划、统一制度、统一机构、统一业务规范，集中统一管理既是我国档案工作基本原则的重要内容，也是高中新形势下仍要坚持和实行的管理体制。

3.3 档案管理人员需要不断的吸收新知识

在如今科学技术不断发展的2l世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见识、拥有一技之长，为了满足新时期对于学校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的档案管理，这样不仅能够确保档案管理的服务质量以及提升工作效率，还能够让档案工作迈入崭新的发展平台，从而让管理工作更好的服务于学校的教育教学。

4 高中档案开发利用

4.1 报道档案信息，提供利用线索

档案部门要将室藏档案信息目录按一定体系加以组织，这种组织，一是以广度为主，把同一时期内反映不同工作内容的档案信息简要地组织在一起；二是以深度为主，把不同时期内反映同类工作内容的档案信息简要地加以组织，同时运用多种形式进行报道交流，把前一类信息印发给全校各系各单位进行广泛报道，把后一类信息提供给有关单位进行对口报道，通过报道交流，使贮藏在档案部门的静态信息，成为不断为实际工作部门和师生员工所了解的动态信息，能为人们广泛利用。

4.2 扩大其参考价值

高中学籍档案并非仅仅是学生在校情况的反映，在学校教学的过程中和社会上都有一定参考价值，高中学籍档案有待于我们进一步开发和利用，学籍档案的管理不能只停留在收集、整理、保存上，要在其开发和利用方面下功夫，要对学籍档案进行分析研究，从大量的信息中提炼出教学规律，更好地为学校教学和管理体制的改革提供服务，比如通过各届各班的毕业率、优秀率、及格率等的统计，对这些结果进行分析，以便于对教学管理工作进行评估，为制定教学管理措施提供信息支持；通过计算机的管理，准确、快速地查询毕业证的真假。

5 结论

总之，高中学校综合档案室的建设应逐步进行完善，不断加强档案管理工作，提高档案管理水平，并且还要充分对档案进行开发和利用，使学籍档案更加趋于规范化、科学化、现代化。

参考文献

[1]茅徐斌 浅析高中学籍档案的管理和开发利用[期刊论文]-文教资料2008（34）

[2]何玉辰 学校档案管理及开发利用浅述[期刊论文]-管理观察2012（21）