对机关档案利用新模式的探讨

王欢

纵观我国档案事业发展历程，档案室作为档案工作组织体制中最普遍、最大量、最基层的档案管理机构，在为提高机关工作效率和工作质量，为党和国家积累档案史料等方面发挥了重要作用。但随着我国社会主义市场经济的逐步深入和不断健全，这套长期在计划经济条件下形成的“小而全”的僵化的档案管理模式已不断受到冲击，其不适症逐渐显现。因此寻求正确合理的机关档案利用模式势在必行。

1 档案管理改革新模式含义

这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1.1 人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市場经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

1.2 人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

1.3 利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

1.4 人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

2 新旧机关档案模式转换要注意的问题

在实际的工作中我们已经得到确切地验证，新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，但是如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆一样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的一个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其发布最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用。

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。