档案信息资源的开发与档案业务工作的关系

李红艳

摘 要：本文以档案信息建设现状为出发点，就如何理解和摆正开发档案信息资源与档案业务基础工作的关系提出了不同的认识。

关键词：档案；信息资源；档案业务；关系

目前随着经济建设和改革开放浪潮的日趋高涨，各级档案部门面临着为改革开放服务和自身改革的双重任务，一改过去那种封闭、保守的传统观念，大胆探索开发档案信息资源的新路子，积极为经济建设提供服务，在改革中求得发展。在这种形势下，有些人却认为强调档案工作为经济建设服务，似乎只强调档案信息的开发利用就行了，而不应强调加强业务基础建设，甚至有些人，片面提出建设和开发利用两者割裂开来，这种偏见认识不予注意并加以嘝，就有可能给档案工作带来不利影响。

1 档案基础工作是开发档案信息资源的前提和基础

档案馆主要是服务性的文化事业机构，这是档案馆性质所决定的。档案馆的服务性决定了档案馆必须首先要做好档案的收集、整理、保管、鉴定、编研、编制检索工具等一系列的基础工作，从而为社会上大量地利用者利用档案和开发档案信息资源创造良好的基础条件，如果做不好基础工作就难以开发档案信息。

1.1 收集、接收和征集工作是开发信息资源的前提

档案信息开发利用都离不开档案这个实体，离开这个实体，根本不可能有档案利用工作。接收、征集、收集档案是档案基础工作的开始，是档案实体的存储阶段。只有广泛地接收、征集、收集档案，才能有丰富的馆藏的主要来源是市址机关的文书档案，因为结构不合理，种类单一无法系统综合性地开发。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，说的就是这个道理，没有档案实体还开发什么信息呢？因此着手抓好档案的收集、接收、征集工作，丰富其馆藏，为开发档案信息打好物质基础是十分重要的。

1.2 科学分类、合理组卷、编目是开发档案信息资源的条件

档案只有分门别类进行科学整理，有章可循，才能在短时间内提供利用，也便于开发利用。我馆保存的一九八0年前档案案卷质量不高，大部分是“厚卷”“杂卷”，案卷标题难以确切地表达卷内文件全部内容，要查阅所需文件材料，只查案卷目录有时根本查不到。目前我馆馆藏已达到七万余卷，有时查份文件几个人翻阅案卷目录，像大海捞针查找十分困难。八五年以后立卷方法进行了改革，由厚卷改为“一事一卷”或“薄卷”，这种立卷方法以一个事情、一个问题、一个案件为一个保管单位，而且案卷标题也能正确地揭示卷内文件的基本内容，查找方便，便于提供利用。目前推行的立卷“三位一体”是“一事一卷”的延伸和继续。它具有多方面的优点。主要体现在，立卷过程中稿了著录标引，为今后馆藏档案现代管理做了超 前准备工作，为更好地开发信息资源创造了条件。

1.3 科学的保管和保护档案是永久开发档案信息的保证

保管和保护是档案馆基础工作之一，也是很重要的工作。也是很重要的工作。辛辛苦苦收集、征集、接收进来 的档案，有的还要重新进行分类、级卷、编目。只有科学地保管和保护，才有可能延长档案的寿命，才有可能永久的开发档案信息资源。档案制成材料的变化是十分缓慢的（除水灾、水灾、地震外），如果对光、灰尘、有害气体、档案害虫等不加强防治，不很好地控制和调节库房温湿度这些因素，随着对档案制成材料耐久性造成影响，即纸张的耐久性下降，字迹褪变模糊不表，影响阅读，难以开发利用。如现我馆保存的五十年代的文件材料，由于以前保管条件不好，保护不当，耐久性较差的用圆珠笔、复写纸书写的字迹，有的已模糊不清，有的字迹脱落无法开发利用。如果管理不当档案会就成一堆废纸，就要犯历史性错误，成为历史的罪人。我认为，档案保护的当务之急要办二件事：一是对损毁边缘的档案想方设法进行抢救，二是对开放中的珍品，应该制作复制件。

档案基础工作除上述工作之外，还有鉴定、编研和编制检索工具等项工作，这些工作的好坏都与开发利用有直接关系，只有扎实的基础工作才能有效的开发利用档案信息资源。

2 开发档案信息资源能够促进档案的基础工作

2.1 开发信息资源是检验档案基础工作的标准

开发信息资源是多方面，特辑是十一届三中全会改革开放以来和《档案法》颁布之后，档案工作者对档案工作重要性的认识进一步提高，全方位、多渠道、高质量开发档案信息资源，积极为社会各方面服务，取得了良好的社会效益和经济效益，从而使全社会的档案意识不断提高，档案工作的知名度提高 了，在社会上有了位置。档案信息的开发不仅有社会效益和经济效益，同时也促进和检验了档案的基础工作。开发利用和基础工作是相辅相成，相互依存的辩证关系，档案信息的开发利用中改革和前进。通过开发利用能检验馆藏档案收集、征集工作，即社会上所需的档案材料是否齐全完整是什么原因？使我们能够及时的针对基础工作中所存在问题调整馆藏结构，拓宽接收范围、丰富馆藏内容。

开发利用工作同时检验馆藏档案分类是否科学，组卷是否合理，编目是否正确，检索工具是否能满足需求。几年来档案的分类、组卷有很大的改革，我认为这些改革来源于开发利用，即所需档案材料难以查找，需对档案基础工作进行改革，才能满足开发利用的需要，因此档案的基础工作才有了较大的改革。如过去常用的检索工具是单一的案卷目录，但案卷目录难以满足查找利用的需要，因此编制了数种检索工具，如我馆编制了全引目录、专题目录、文号目录、人名索引等，方便了提供利用。

档案的开发利用同样也促进档案的管理工作，因为开发利用发现，由于管理和保护不妥，字迹脱落，纸张老化破损，难以阅读，促使我们搞好档案的修复工作档案信息的开发利用工作也对档案的其它基础工作起促进作用。

2.2 档案信息的开发将加速基础工作的改革

任何档案馆（室）的档案基础工作不可能做到尽善尽美，在档案信息的开发利用中会发现问题，逐步进行改革。现在的档案基础工作基本适应当前的开发利用工作需要，但随着形势的变化，环境的改变，中心工作的转移，基础工作也需不断地进行改革。开发利用工作促使我们的基础工作需要进一步的改革，因为基础工作并不是静止不变的，不适应开发利用就要逐步改革。我认为改革是大潮流，包括档案工作的基础工作，可以肯定地说开发利用必將加速档案基础工作的改革，这是必然的趋势。

综上所述，只有馆藏档案结构合理、内容丰富、分类科学、组卷合理、检索工具齐全，有符合要求的保管条件和保护措施做基础，才能充分开发档案信息资源，为社会各项服好务。只有为社会各项工作服好务，档案工作才能受到社会的重视，有了一席位置，同时也能促进档案工作的更快发展。