浅析无纸化档案管理面对的新挑战

宋文

摘 要：我们现在的时代是电子信息技术飞速发展的时代，信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式。同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题。本文紧密结合工作实际，就网络环境下的“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了认真研究。

关键词：无纸化办公；档案管理；新挑战

1 无纸化办公的特点

办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。

OA办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

2 档案管理迎接的新挑战

2.1 办公室人员本身的挑战

首先要更新观念，提高素质。面对数字化时代带来的冲击，档案工作者首先应该树立明确的应战姿态，理清思路，勇于开拓创新。同时，应该不断加强自身学习，努力掌握现代化技术，提高业务能力，以拓展的职能、开放的工作方式、先进的技术手段塑造档案事业的今天和未来。

2.2 电子文件的真实性问题的挑战

电子文件具有信息载体的非纸质性、信息的非人工识读性、信息系统的依赖性、信息载体的脆弱性和不稳定性、信息与载体的可分离性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征，从而给档案工作既带来了发展的机遇，又带来了严重的问题。如何保证电子文件的真实性和可利用性。目前维护电子文件真实性的方法主要有：存取权限控制技术、密钥法、数字水印技术、电子签名、数字时间印章等等。这些措施对保护电子文件的真实性起到一定的作用，但还不能达到确保电子文件真实性的目的。制定严格的管理制度和研究先进的技术以维护电子文件的真实性将是一项长期而又艰巨的工作。

2.3 实现原有馆藏档案数字化转换

档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案信息为基础，而原有库存档案却大多是以纸质形式存在的，实现馆藏档案数字化转换将是今后档案工作一项长期而又重要的任务。在现有技术状态下，要将原有档案全部转化为数字化信息直接提供利用，显然与现实存在一定的距離。笔者认为，当务之急是录入原有档案的文件目录，以实现用计算机对机读目录进行跨卷宗、跨年度查找，最大限度地为用户提供利用服务。同时。根据查阅需要，先选择部分常用、珍贵的档案进行原文扫描，使其能全文浏览。然后，根据客观的人力、财力情况，有计划、有重点、有步骤地逐步实现原有馆藏档案的数字化转换。

2.4 电子文件保管的新挑战

电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

2.5 新时期档案工作发展的新趋势给档案工作带来了新的挑战

一是社会化程度趋高。随着经济发展和社会进步，档案已融入到社会生活的各个角落，进入了普通人的视野。二是现实要求趋高。人们对档案的需求越来越强烈，档案的现实价值越来越得到人们的重视。这就要求档案部门收集门类要齐全，档案开放的步伐要加快，档案工作与现实结合的更紧密、与经济建设和社会发展融合得更紧密。三是科技含量趋高。现在的档案工作正处在手工、半手工向现代化、信息化过度阶段，以前那种大量的人工劳动正在由智能化的机器来代替。人们对档案信息化的期望，给我们提出了必须加快档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设的要求。四是与其它学科融合度趋高。档案工作虽然是一项专门性、业务性很强的工作，有独立的学科体系，而且经过不断发展，日臻完善。但实际上档案工作也不是孤立地、封闭的发展，而是博采众长，兼收并蓄，逐步与其它学科融合。这种融合是档案工作发展的需要，是对档案工作提出的新的要求。五是功能多样化程度趋高。随着社会的发展，人们的要求呈现多样化，对档案利用提出了不同的需求目的，促使档案工作的功能也呈多样化，档案工作的服务内容和对象更加复杂了。

2.6 电子文件归档法律效应的新挑战

电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

3 结语

电子档案的出现，给传统档案工作带来了诸多的挑战，档案工作要适应未来的工作环境迎接新技术的挑战，必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新，并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，以适应未来对档案事业的发展要求。

参考文献

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