基于工作流的图书馆数字资源管理系统研究

王 佳

(广东外语艺术职业学院图书馆，广东 广州 510640)

随着计算机技术的发展，我国各类图书馆信息化和数字化建设也在逐步推进。但是，各图书馆虽然购置了计算机等硬件设备，建立了具有一定规模的数字资源版块，但数字资源管理工作的规范化程度、管理质量和管理效率，并未得到明显地提高。大多数图书馆对数字资源的管理仍然沿用传统的管理模式，管理工作较为混乱，标准化程度较低。因此，根据图书馆数字资源管理的实际需求设计一套完善、规范的图书馆数字资源管理系统势在必行。

1 工作流的概念

工作流的概念起源于生产组织和办公自动化的应用范围。所谓工作流(Workflow)，就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”。它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。

2 工作流技术的研究现状

随着计算机技术的蓬勃发展，有关工作流应用的研究也渐渐多了起来。在该研究的学术论文方面，笔者在2013年3月1日利用“中国学术期刊网”对1994～2012年发表的该方面学术论文以“检索项=主题”、“检索词=工作流”、“匹配方式=精确”为条件进行了检索。从检索的结果来看，关于“工作流”方面的研究论文共有8，710篇，其中在2007年发表的最多，检索结果(见表1)。

通过进一步检索，笔者发现，属于“图书情报与数字图书馆”学科的关于“工作流”方面的研究论文只有60篇，且从1997年才开始有人发表，每年最多不超过11篇，(见表2)。

表2 图书情报与数字图书馆关于工作流方面的研究论文发表情况

从表中显示，在“图书情报与数字图书馆”学科方面，对“工作流”的研究还比较薄弱，特别是“将工作流技术与数字资源管理结合起来”的研究几乎为零。而事实上，将“工作流”引入到数字资源的管理工作中，进而建立一个图书馆数字资源管理系统是十分必要的。因为对于图书馆而言，数字资源服务质量的优劣关键在于图书馆员的“内功”。设计一个基于工作流的图书馆数字资源管理系统，通过采用信息化的管理方式，梳理并优化数字资源管理工作流程，可以解决多个数字资源管理员并发协作的问题，从而使数字资源的管理工作更加科学化和条理化。

3 基于工作流的图书馆数字资源管理系统设计

3.1 系统需求分析

目前各图书馆拥有的数字资源种类都比较多，类型也比较复杂，单靠一两个工作人员难以实现对全部数字资源进行管理和维护。特别是当负责数字资源管理的工作人员增多或出现工作人员职能变动的时候，这些数字资源的管理和维护就容易出现交叉混乱或管理断层。因此，需要建设一个架构先进、简单实用、安全稳定、维护便捷的管理系统来对数字资源进行统一管理，以便使数字资源的管理更加规范和实效。

基于工作流的图书馆数字资源管理系统设计的总体目标是实现对数字资源的试用、建设、管理和维护状态进行实时跟踪，并提供一整套标准化的工作规范机制。这样就可以使数字资源管理的工作流程更为简洁、责任更为明确、内容更为准确，读者也可以通过该系统了解到数字资源的最新变化情况。

3.2 图书馆数字资源管理系统采用的技术

本文所设计的基于工作流技术的图书馆数字资源管理系统采用Java技术、J2EE架构。按Java编程规范、标识规范和JMX1.2规范编写，使程序易读易懂、可维护、可移植。J2EE把数据库访问、Java组件和Web技术等有机地集成在一起，使之更好地支持B/S结构，保证系统具有很好的可扩展性。

3.3 图书馆数字资源管理系统构架

图书馆数字资源管理系统采用 Windows 2003 Server平台，运用目前流行的B/S(Browser/Server，浏览器/服务器)的软件架构体系。B/S数据库模式采用3层结构，分别是①用户表示层。实现数字资源管理者同管理系统的交互，主要实现在Web界面输入信息和显示相应结果。该层可嵌入到图书馆网站中，便于信息发布与管理。②业务逻辑层。位于Web服务器端，包含系统的事务处理逻辑，它负责对输入的信息进行处理，实现数据库操作以及对操作结果进行处理。③数据层。位于数据库服务器端，包含系统的数据处理逻辑。管理系统接受Web服务器对数据库操作的请求，实现对数据库查询、修改和更新等功能，再把运行结果提交给Web服务器(见图1)。

图1 图书馆数字资源管理系统结构模型

3.4 图书馆数字资源管理系统功能分析

基于工作流的图书馆数字资源管理系统的数据来自“手工输入”和“公文归档”两种方式，主要反映读者对数字资源服务状况的反馈，数字资源管理员对数字资源试用、管理和维护等信息的呈现及归档，以及通过统计数据对数字资源的利用情况和管理人员的工作情况进行监控。图书馆数字资源管理系统功能设计(见图2)。

图2 图书馆数字资源管理系统功能设计

3.5 图书馆数字资源管理系统流程设计

3.5.1 图书馆数字资源管理系统框架流程设计。图书馆数字资源管理系统框架流程设计(见图3)所示。每一个新建的数字资源都从试用开始，根据试用情况，确定是否购买。在正式购买建设完毕后，数字资源进入正式运行环节，根据运行情况，记录是否出现故障及处理方式，如此便完成一个整体流程。

图3 图书馆数字资源管理系统框架流程模型

3.5.2 关键流程设计。图书馆数字资源管理系统中涉及两个关键流程，分别是数字资源建设和数字资源管理维护，关键流程(见图4)。

图4 图书馆数字资源管理系统关键流程模型

数字资源建设流程中，根据数字资源提供服务的类型分为网络访问和本地镜像。网络访问站点建设和验收相对简单，由数据商开通，图书馆测试即可。本地镜像站点建设涉及到服务器的配置、数据库平台搭建和数据拷贝，因此本地镜像站点的验收相对复杂一些。无论数字资源提供何种服务方式，在数字资源建设过程中都需要记录数字资源管理信息，包括数据库访问地址、资源内容、采购价格、数据量大小、技术支持通讯方式、管理员账号密码等。

数字资源管理维护流程中，当数据库运行正常，只需要记录数字资源服务的日常情况为“正常”即可;当数据库运行异常时，则需要根据数字资源提供服务的类型运用不同方式进行故障处理，并将数字资源故障情况及维护处理的方式记录下来，以备在出现同类故障问题的时候可以参考。

3.5.3 图书馆数字资源管理系统界面。图书馆数字资源管理系统界面功能分布(见图5)。

图5 图书馆数字资源管理系统功能分布图

4 结语

一个良好的管理团队应有自己高效的反馈机制。图书馆数字资源管理系统的应用，建立了有效的数字资源管理信息查询工具，提供了数字资源实时数据的查询与分析，使数字资源运行的真实状况有了更快捷、更完整的反馈，也使得图书馆数字资源管理信息在读者与读者之间、读者与管理者之间、管理者与管理者之间实现了广泛共享、共知、共用，从而使数字资源管理者可以及时针对数字资源的运行状况做出正确的应对。同时，图书馆数字资源管理系统可以方便地统计各个管理员对数字资源进行管理维护的频率，从而根据不同的工作强度，调整管理员负责的数字资源范畴，并作为数字资源管理员年终绩效考核的参考。这些也有益于理顺数字资源管理员的业务工作，增强数字资源管理队伍的团结。图书馆数字资源管理系统的应用对提高数字资源的管理效率有很大的帮助，是图书馆数字资源管理方面的创新。同时，这种管理方式也可以扩展到图书馆其他业务部门。

［1］百度百科：http：//baike.baidu.com/view/60285.htm(2013-3-22).

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