浅析提高基建项目档案质量的管理方法

张红梅

【摘 要】本文对基建项目档案管理中的质量问题、原因及科学的管理方法等，进行了实证分析。指出，档案部门对基建项目管理的超前控制、全过程参与跟踪服务，是做好档案管理工作、提高档案管理质量的有效途径与方法。

【关键词】基建项目；档案质量；方法

基建项目档案是指在各种建筑物、构造物、地上地下管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。基建项目档案在基本建设中具有重要的地位和作用，它是项目建设过程的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。随着基本建设的快速发展，基建项目档案管理滞后的矛盾日益突出，如何使基建项目档案管理跟上基本建设快速发展的步伐，已成为当前亟需解决的问题。

一、基建项目档案管理质量问题

（一）基建项目档案内容不够完整

基建项目由于工作量大、涉及单位多、工作环节复杂、建设周期长等特点，导致基建项目档案成为建设项目管理工作中的滞后点与难点。一些项目论证、可行性研究等应保存的依据性文件经常漏缺不全。在项目招投标过程中，往往由于中标单位外委发包或归档不及时等导致资料散失。施工过程中施工单位对于项目附属设施所形成的照明线路图、隐蔽工程设施图、照片档案、施工日志等的收集极易疏忽，对设备安装文件资料也不够重视。

一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，往往忽略基建项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了项目前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理、工程决算、科研课题等方面的材料，造成项目档案的成套性、完整性存在缺陷。有些项目仅注重纸质文件材料的收集，而忽略其他门类、载体档案的收集。

（二）竣工图质量欠缺

竣工图是记载工程土建、结构以及工艺管线、设备、电气、仪表、上下水、暖通、环保设施等建筑安装工程真实情况的技术文件。国家对基建项目竣工图的编制有明确的规定和要求。目前基建项目竣工图的编制存在的问题主要表现在：①一些项目的竣工图归档不完整，存在漏做的情况；②一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与实际工程不相符，数据误差时有发现；③竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；④有些竣工图编制不规范、标识不统一，竣工图章不符合规格，无竣工图纸目录、设计与竣工图数量对照表等；⑤设计变更通知单存在空号或者编号重复现象，由于变更执行程序的不规范，也极易导致竣工图的误差和失实，甚至施工图在加盖竣工图章后直接做竣工图，对设计变更、材料变更等视而不见；⑥还有一些隐蔽工程在竣工图中未得到反映。

（三）质量保证资料的真实性、严肃性欠佳

由于一些基建项目不重视平时的积累，资料内容缺乏真实性，施工过程中有些材料已经用过，而材料质量证明后到，造成质保资料与施工进度不同步；有的资料等到将要验收时才急于拼凑补救，造成内容残缺不全，无法反映工程质量的真实情况。此外一些施工质量评定资料有签字无结论或者结论表述不规范，缺乏严肃性。

二、基建项目档案质量问题的成因

（一）基建项目档案工作得不到应有的重视

随着我国经济的快速发展，各项基本建设高潮迭起，重建设工期、重工程质量却往往忽略了档案工作，加之施工、监理等单位对归档工作重视程度不够，极易造成基建项目档案工作滞后。另外一个重要原因是施工单位认为收集归档工作不能够给施工单位带来效益，反而增加不必要的工作量，使档案工作在基本建设中排不上应有的位置。

（二）档案管理缺乏专业人员

由于基本建设项目大小不一，施工队伍不同，基建项目档案质量存在明显差别，根本原因是基本建设项目参建单位的档案专业力量严重不足，且专（兼）职档案人员频繁变动。甚至有些施工单位在基建项目交工后带走部分交工资料，造成归档不完整。

（三）收集归档难度大

基本建设项目档案来源于各种职能活动，由于项目档案工作量大、涉及单位多、形成周期长，收集难度很大，加之从文件材料的产生到归档要经历相当一段时间，经过许多环节，其中每一环节都会影响质量，影响其齐全性、完整性、准确性。

三、基建项目档案管理的有效途径和方法

提高基建项目档案质量除了重视档案工作，加强收集归档力度之外，更重要的是要有档案部门的参与，只有档案管理部门真正参与到基建项目档案的管理，才能起到“治标又治本”的作用，切实提高基建项目档案的质量。

（一）档案部门要对基建项目档案超前控制

提高基建项目档案质量必须要有档案部门的参与，在基建项目建设之前档案部门就要介入，指导项目科技文件材料的形成、积累和归档工作。

对于一些竣工的改扩建基建项目，项目档案归档到档案部门后，如果继续沿用传统的工作方法，按照新建项目整编，将会导致档案归档不完整，使档案整编工作混乱。为了保证基建项目顺利进行，又使归档科技文件材料齐全完整，档案部门要对产生科技文件材料的建设项目进行超前控制，变过去档案“后置管理”为“前置管理”，即在工程项目建设前建设部门要通知档案部门参与项目管理，并对有关档案管理的工作要求制定在施工合同中，完善档案归档制度，落实责任人。同时对档案人员也提出了更高的要求，档案人员要清楚基建工程项目将产生哪些科技文件材料，哪些属于归档范围，并且要做好新产生的科技文件材料与原有档案的衔接，确保档案的有机联系。

（二）档案部门要参与全过程管理

全过程管理就是在科技文件材料形成过程中和在档案收集、鉴定、整编、归档的过程中，档案部门都要参与管理。由于基建项目在改扩建过程中，档案利用率增加，要求档案人员不断提高业务素质，了解工程项目建设的专业特征，参与全过程管理。档案人员在深入了解基建项目的性质、内容后，在其整编过程中，才能够使新产生的科技文件材料与原有基建项目档案之间成为有机联系体，使档案更加真实、准确、完整地体现基建项目建设发展过程，也能为今后查考利用提供翔实的依据。

（三）做好档案的跟踪优质服务

档案资源的价值和意义在于开发利用，开发利用工作中要做好跟踪优质服务。即在基建项目建设前，档案人员能够提供相关的档案，使基建项目建设有完整的依据；基建项目中期，档案人员能够督促有关人员做好科技文件材料的形成，并做好全过程管理；基建项目后期，档案人员要协助做好竣工文件材料的编制工作，这样既可以方便项目工程技术人员查找原有建设项目档案，为工程建设提供可靠依据；也可以使基建档案完整，保持新形成档案与原有档案有机系统联系。

在服务模式上要充分发挥信息化对档案资源的提供利用，运用电子计算机等现代化手段实现档案信息的存贮检索，使档案信息传递网络化，方便档案利用者。

市场经济的发展必然促进行业的快速发展，行业基本建设也会大规模地进行，提高基建项目档案质量，档案管理方法要不断创新，更好地促进基建项目档案质量不断提高。