提高组织人事档案管理水平的思考

文/何春梅

提高组织人事档案管理水平的思考

文/何春梅

随着企业人事制度改革的不断深化，煤炭企业组织人事档案管理面临着许多新情况、新问题。如何适应改革的需要，进一步提高组织人事档案管理水平，使其更好地为企业人力资源发掘、培养、输送服务，需要相关管理人员不断地总结思考，改进创新。窑街煤电集团有限公司组织人事档案归人力资源部管理，人力资源部组织档案室负责管理全公司县处级组织、科级组织和一般组织的人事档案，共2756册。公司始终坚持以服务组织人事工作为中心，以省委组织部达标验收为契机，不断加大基础设施建设和规章制度建设，使组织档案管理工作更加规范化、标准化和制度化。

一、当前组织人事档案管理工作存在的主要问题

1.对组织人事档案工作认识不到位

目前，社会普遍对组织人事档案的重视程度不足，思想认识陈旧片面。从窑煤集团来看，由于历史的原因，早期的档案管理工作政治色彩较强，组织人事档案保留了较多个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，并不完全适合当下市场经济对人才管理的需求。而且由于对组织人事档案的作用认识不够，比较容易忽视人事档案价值的开发与利用。有些组织群众对组织人事档案工作不了解、不重视，认为组织档案工作只是管档单位的事，与自己关系不大，存在收集材料不配合，填写档案材料不规范，查、借阅档案不办理相应手续等问题，一定程度上给档案管理工作造成了困难。

2.部分组织档案材料不齐全

部分组织人事档案记录缺失,人事档案的动态性管理要求不能顺利实现。如一些人员的组织人事档案中只有几张“登记表”“履历表”等,根本无法满足现代人事管理、组织管理和员工管理的需要,也无法让企业全面了解有关人员的历史表现、工作业绩、能力表现、业务专长及身体健康状况。有些单位和个人缺乏材料及时归档意识，使档案材料长期积压和滞留在单位和个人手中。并且，档案材料收集方法比较单一，基本以“坐”收材料为主，主动收集的力度不够。

3.档案管理工作规范性不足

有的二级单位收集归档工作制度不健全，执行不严格，直接导致一些归档材料还不够真实和准确。组织人事档案是记载一个人的经历和德才表现的材料，但从现在的情况看组织人事档案中有些材料存在内容和形式上的雷同，如一些鉴定、考核和评价材料都给人以千篇一律的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。究其原因，主要是有的单位档案管理人员管理水平不高，管理手段整体上比较落后；有的单位特别是一些小单位档案管理人员身兼数职，管档人员工作变动频繁，新接手人员大多没有经过专业知识培训，业务不熟等造成的。

二、对加强组织人事档案管理工作的几点思考

在现代劳动用工管理中，组织人事档案扮演着越来越重要的角色。近年来，窑煤煤电集团有限公司对档案工作高度重视，针对组织人事档案管理工作中存在的问题，不断加大投入，夯实组织人事档案管理工作基础；强化管理，提高组织人事档案工作水平；提高效率，提升组织人事档案服务质量，推动档案管理取得了巨大的进步，2010年公司组织档案顺利通过了省委组织部信息中心的考核验收。当前，新的形势发展要求公司的档案管理工作既要坚持行之有效的方法，又要敢于创新，寻求开创性的新思路和新方法。

1.提高对组织人事档案工作重要性的认识

组织人事档案工作未能引起足够重视的原因是多方面的，但其中一个比较重要的方面就是宣传工作不到位。因此，要通过多种途径宣传组织人事档案工作的重要性和有关法规文件精神；通过举办培训班、开展知识竞赛、编印知识读本等手段，提高各单位、部门档案信息员的业务素质。同时，档案信息员要在日常工作中，做好讲解宣传工作，不断提高组织人事档案工作的社会认知度。

2.进一步完善组织人事档案制度建设

维护组织人事档案的完整、准确与安全，是组织人事档案管理的基础性工作和重要内容，而规范档案管理基础工作的根本是制度建设。为此，要建立健全组织人事档案材料的收集归档制度，对于人事变动、工资调整、组织奖惩等材料，应及时督促有关部门收集，并按组织管理权限移交管档单位存档。要建立与档案材料形成部门定期沟通联系制度，使档案材料在形成之初就准确、详实。要认真执行《组织人事档案整理规范》《组织人事档案查（借）阅制度》等有关规定，严格鉴别、整理、利用和保管。此外，还要根据新时期企业组织工作需要，不断丰富档案内容，增加反映组织勤政廉政方面的信息材料，为评价和使用组织提供详实准确的依据。

3.充分发挥组织档案在选用组织上的基础作用

选拔使用组织，关键是知人善任。组织人事档案是全面考察了解和选拔使用组织的一个重要依据，档案管理部门应及时维护更改组织信息，保证信息的真实可靠，并主动提供所需组织的个体情况，为领导准确选人用人提供重要的依据。同时，还可以利用计算机技术，做好档案信息的综合分析，为领导全面掌握组织队伍的整体状况提供第一手可靠的资料，如，一些科研人员、管理人员在其领域里的重大突破和重大创新贡献要及时向领导汇报，当好领导的参谋。

4.加快企业组织人事档案信息化建设步伐

实现组织人事档案信息化、网络化管理，是信息时代发展的必然要求。为此，要积极开发和挖掘组织档案的信息资源，多角度、多层面的开发组织档案信息，进行了解、分析和分类储备，根据组织人事工作的要求和社会生活其他领域的信息要求，进行组织人才信息的加工整理，建立组织人事档案数据库系统，实施组织人事档案动态管理，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。要建立内部局域网，实现组织档案信息资源共享，使企业领导能够直观快捷地了解和掌握各级组织队伍状况，有效地提高组织人事档案信息的利用率和使用价值。

（作者单位：窑街煤电集团有限公司）

（责任编辑：古伟锋）