关于医院档案管理工作的思考

牛晓茜　胡桂琴

摘 要：医院档案管理工作在医院发展中具有重要意义。但目前一些医院存在着对档案重视程度不够、制度不健全、人员素质不高等问题。为此，应从转变观念、健全档案管理制度、提高档案管理人员的职业素质、改善条件等方面采取措施，以切实改进医院档案管理工作。

关键词：医院；档案管理；工作

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）17-0203-02

医院档案管理工作是医院工作的重要组成部分，是医院历史发展的见证和记录。加强医院档案管理工作对于医院的领导决策以及各项建设都具有极其重要的意义。

一、医院档案的定义和分类

当前，一些医院之所以档案管理工作混乱，很重要的一个原因就是对医院档案的概念和内容界定不清，分类划分不明确。因此，弄清医院档案的定义，对医院档案进行科学分类，是提升医院档案管理工作水平的必要前提和重要步骤。

医院档案，是指医院从事医疗、科研、预防保健、教学、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。医院档案根据工作要求的不同，可以有很多种分类方法，一般可分为病历档案、人事档案、科技档案、设备档案、基建档案、财务档案、声像档案、实物档案等。病历档案是医院医务人员在医院活动中形成的系统记录，是医院医疗质量和管理水平的综合反映，是避免医疗纠纷的重要保证；人事档案是医院人才选拔、培养以及职务晋级和考核的基本依据；科技档案是医院科研成果鉴定以及推广应用的可靠保证；设备档案在大型仪器的引进和维护中具有不可低估的作用，是加强医院宏观调控，保障医疗技术质量的重要途径；基建档案是医院在建设活动中形成的第一手材料，是医院建设、改建、维修等的真实记录，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务，做好基建档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义；财务档案包括医院会计凭证、会计账簿、会计报表、个人保险资料、工资和津贴、奖金等书面形式的会计核算资料以及上级部门下发的会计文件、制度、法规及业务操作细则等财务管理资料等，它一方面反映会计工作过程控制的有效性，另一方面完备有序的财务档案管理也为医院财务管理提供原始、真实的决策性和计划性依据；声像档案是指医院在医疗和社会活动中，通过摄录手段形成的、对医院具有保存价值的照片、底片、磁盘、录音带、录像带、光盘等，它真实形象地记录了医院在医疗、教学、科研等活动中的真实面貌，是医院档案的一个重要组成部分。

二、医院档案管理工作中存在的问题

尽管档案管理工作在医院各项工作中居于比较重要的地位，但由于传统受观念、经济效益等因素的影响，一些医院在实际工作中还存在着轻视档案管理的倾向，以致档案管理工作存在着一些不容忽视的问题。

1.对档案重视程度不够

医院的工作中心是医疗，管理的重点是如何提高医疗技术水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务。由于档案管理不以盈利为目的，很少直接在医疗这一中心工作上发挥作用，因而一些医院在日常管理和发展建设中，往往会忽视档案管理工作，认为“不挣钱还花钱”。在这一思想指导下，导致一些医院对档案的重视程度不够，认为档案工作可有可无，认识不到档案在医院管理中的重要性和必要性，造成对档案资料的收集不足，保管不利，资料存放凌乱，且缺乏系统性和连续性。

2.档案利用意识薄弱

尽管做好医院档案管理工作对医院各项工作的开展具有重要作用，档案信息资源的有效利用同时也可以为医院取得巨大社会和经济效益。但由于档案工作的效益是一种间接效益，因此医院的档案管理长期仍存在重“藏”轻“用”现象。多数医院领导以及医务工作者对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏足够认识，档案管理意识淡薄，导致档案信息档案利用率不高。

3.档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

4.档案管理人员业务水平不高，档案知识欠缺

在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

5.医院档案管理的软硬件建设投入不足

20世纪90年代以来，随着计算机技术、网络技术及办公室自动化的发展，医院的管理手段也不断进步，传统的档案信息管理已明显跟不上现代化的管理要求。从目前情况看，运用计算机管理软件及网络技术管理管理档案还没有相对成熟、完善，往往会影响到档案的收集、利用和开发。医院由于医疗用房紧张，档案库房不符合档案保管的标准，达不到档案管理九防要求。档案库房面积小，不符合档案保管条件，达不到档案管理办公、阅览、库房三分开要求。防磁、防虫、防高温、防潮、防霉变的设备不完善，档案管理设备陈旧，严重制约了档案事业的发展。

三、加强医院档案管理工作的思考

针对当前医院档案管理上存在的问题，建议采取如下措施加强医院档案管理工作。

1.转变观念，增强档案意识

要强化医院档案管理工作，医院上下就必须转变观念，增强档案意识。特别是医院领导，要充分认识到档案管理工作对医院事业发展的重大意义，把档案管理纳入议事日程，采取多种措施，明确职责，制定考核目标和发展规划，在人员、经费、设施等方面加大对档案工作的投入力度，保证档案工作和医院的业务工作同步发展、同步规划。

2.合理有效地利用档案资源

档案管理的最终目的是合理有效地利用档案资源。因此，作为医院档案管理人员，要认识到档案工作为服务医疗上的价值，发挥档案效能，通过各种手段多渠道、深层次开发、掌握档案信息，深入医疗一线调研、了解科研、教学、管理等对档案工作的要求，及时为本单位业务、管理和医院患者提供优质服务。尤其是在档案信息的管理方面，要对信息进行科学分类，做到档案集中、统一管理，统一考核。还要汇编各种专题，充分掌握医疗、教学、科研的信息，加强信息反馈，利用档案为医院创造良好的经济效益和社会效益。

3.建立、健全档案管理制度

建立健全档案管理制度是保证档案管理工作规范、有序的可靠保证。为此，医院应该结合医院工作的实际，按照《档案法》、《医药卫生档案管理办法》的有关要求，制定完整、科学、可行的管理制度，并且严格按照制度要求落实各项任务，明确岗位职责和奖惩措施。同时，在医院的各种表彰中，要将档案工作纳入其中，

4.加强培训，提升档案工作人员的业务素质

一是要制定培养规划，通过继续教育、进修、培训提升档案管理人员的业务素质和知识水平；二是组织有关人员认真学习各种关于档案管理方面的知识，做到领会精神，融入工作；三是不断优化人员结构，尽可能为档案管理人员晋升职称、提高学历提供方便和支撑；四是注意梯队建设，对青年档案管理人员实行传帮带，为其配备业务指导老师。

5.进一步改善办公条件

要加大对档案工作的投入和保护力度，高标准建设档案库房、配备空调、温度和湿度检测设备、灭火器、灭虫防鼠设备以及优质的装具。还要打破传统的手工操作的档案管理模式，加强档案的标准化和信息化建设。“档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引、档案文献编纂规则等”[1]。要充分认识到计算机技术、现代通讯技术、信息技术在档案保护、管理、处置、保存等活动中的重要作用，加强信息库建设，实现档案管理的数字化和，把微缩、光盘刻录、扫描技术等运用于档案管理；还要建立办公自动化网络和局域网，及时将有关信息上传，做到信息的共享，实现档案管理的网络化，不断提高医院档案工作的办公自动化水平。

总之，医院档案管理工作不是一项可有可无的工作。为此，医院上下必须高度重视，采取科学合理的措施，加强档案管理工作，为医院事业的发展提供可靠保证和有力支撑。

参考文献：

[1]刘丽莉.医院档案管理中的问题与对策[J].现代经济信息，2010，（15）：53.