构建中山大学阳光、诚信、高效的采购管理体系——通过竞价网平台实现高校采购管理创新<br/>

构建中山大学阳光、诚信、高效的采购管理体系——通过竞价网平台实现高校采购管理创新

2013-08-15贾延江

实验技术与管理 2013年4期

贾延江

（中山大学设备与实验室管理处，广东广州 510275）

1 高校物资采购状况

根据《中华人民共和国政府采购法》，高校物资采购属于政府采购的一部分。从高校政府采购实施情况来看，省、市属高校的经费主要来源于地方政府，物资采购基本纳入了当地政府采购，由政府采购中心实行集中采购［1］。部（委）属高校的物资采购按主管部（委）政府采购的要求实施。因部（委）属高校分布较广、经费多样，多数高校由自己成立的招标采购中心参照政府采购法实施，其中一些部（委）属高校来源于地方的经费的采购也按地方政府采购要求实施［2－3］。由于高校的经费来源多样、复杂，物资采购具有品种多、量少、需求复杂、仪器设备专业性强、需求时效性强和计划性差等特点，使得政府采购严格的程序与高校合理的需求往往存在冲突。加之我国政府采购仍存在采购范围窄、制度体系不健全、组织机构设置不合理、从业人员素质不高、文化舆论环境有待改善等诸多问题，导致一些高校教师，特别是不了解政府采购的国外引进人才对政府采购颇有微词［4］。

针对上述矛盾，高校有必要根据自身的特点，研究和探索政府采购在高校中如何更好地实施。

高校采购管理的核心要素包括：阳光、效率、节约、质控与售后。高校以非招标方式采购的设备往往存在较多问题，各高校也都在寻找解决问题的突破口。采用传统的管理方式，“放下去”则管不住，不但增加监督成本，而且主管部门也不可能对所有设备的市场行情了如指掌；“收上来”则易延误时间、效率低下，积聚矛盾，也要增加管理部门的人员及成本。笔者通过对各项因素的细致分析，结合高校实际，兼顾到各项要素的本质要求，实现阳光、效率、节约、质控等各项因素的统一，探索符合高校实际，合理、科学的小额设备网上竞价采购管理方法［5－6］。

2 “阳光”是高校物资采购管理的生命线

高校物资采购部门是高校反腐倡廉的4个关键部门之一，受到重点监督与管理。廉政是物资采购工作必须首要注意的问题，否则，各方面做得再好，廉政方面出了问题，也就“一票否决”了。因此，不管是制度的完善还是程序的设计，都必须将其是否“阳光”作为其首要的因素。从我国改革开放以来的发展和中央廉政建设的进展来看，阳光、透明是必然趋势［7］。那么，如何实现阳光采购呢？

2.1 在制度设计上防腐

没有规矩不能成方圆，任何采购活动都要按制度操作。学校的网上竞价采购管理办法是具体的实施办法，必须符合《政府采购法》和学校采购管理制度，要考虑到适用范围、中标原则、审核方式、质量监控与制约、违规惩处、监督投诉等条款实施是否是阳光的。

不同规模的高校及不同的管理要求，其采购实施办法也会有所不同。在制度设计中，需要清晰了解采购单位、职能管理者、供应商、监督者各方的利益诉求，掌握不同主体之间的矛盾。

按照经济人假说，人都会追求本身利益的最大化［8］，只有通过规范、合理的制度约束，才能在追求自身利益的同时，自动实现整体利益和社会利益的公平合理。采购过程实质是各种矛盾、各种利益的博弈平衡过程。此外，还要根据新情况、新问题不断修改和完善制度、堵住漏洞。

2.2 利用技术反腐

现代计算机网络技术为实现阳光采购提供了很好的平台。利用计算机网络技术，可以在程序设计中将所有可以公开的环节和数据都在校园网上公开，让公众都可以看得到、查得到，实现舆论监督。阳光是最好的防腐剂。在系统中要设置必要的防腐判断预警程序，为不规范的操作设置关卡。对于按规范操作的则开通“直通车”，实现简单、快捷的自动审批。

2.3 实现长效制约机制

由于高校小额、分散设备采购量大、单数多，很难要求监察部门做到单单监督，有时也很难监督得非常仔细。竞价网平台虽然专门设计了监督端，可以实现实时在线监督，但对于中山大学每年8 000多单的业务量，监督部门的人力是不够的。所以充分利用各方矛盾及利益诉求，建立相互制约机制。由于实现每单实时自动监督，才是实现真正阳光的最有效方法［9］。

具体的实现方法为：将申购、审核发布、竞价、审批、履约、报账等各环节串成可制约的工作链，申购单位、各供应商、职能管理者、监督部门通过信息透明构成很强的相互制约机制。由于各方皆需要保护自身的利益，任何违反规则的不合理、不公平，都将导致投诉。例如，申购单位若没有按规则初选中标供应商，提交后将不会自动审批而转为人工审批，职能管理部门将对申购单位提出的理由进行审核，给出审批意见。没有中标的供应商都可以查看到中标的详细信息，可以将不公平、不合理的情况立即投诉到监督部门，监督部门可以在线查看包括初选理由、审批意见、投标情况等详细记录。

3 让诚信的价值体现出来

高校的采购活动主要是与供应商打交道，而诚信是供应商和申购单位共同关心的问题：当买方担心卖方不诚信时，卖方也担心买方不诚信。作为卖方，实现利润最大化是商业的本性决定的；作为购买方，自然也会追求质优价廉。矛盾的双方通过谈判和妥协，找到共同的平衡点方能成交，双方的诚信将使交易成本降低。不过仍会有少数供应商为了追求更大的利润，急功近利、竭泽而渔、不诚信交易，在伤害了交易对象的同时也损害了自己。如果不诚信可以获得额外的利益，不诚信自然会泛滥。

诚信不是与生俱来的，诚信需要培育和引导。基于这种观点，应该建立良好的诚信体系和规范，要让不诚信付出代价，要让诚信的价值体现出来［10］。

首先，在竞价网系统平台建立科学合理的诚信评价体系，除了在各方操作规范中明确诚信的具体要求外，还要将诚信记录关联到每单交易记录中，由操作双方根据事实给对方的承诺与履约情况以评价，并实时记录进系统中。例如系统实时统计出所有对某供应商的评价值，并加权汇总构成该供应商的总的诚信评价值。由于其总评值来源于每一单采购单位的评价，具有相对的普遍性和合理性，避免了简单黑名单制带来的管理压力和人为因素。

其次，将总评值应用到中标原则中，对于诚信评价值低于零的供应商实行“一票否决”制，不管其价格多么优惠，采购单位皆可无条件弃选，对于总评值很高者可以优选或按百分比折算成加分，让其诚信价值在每单采购中体现。

第三，将各高校采购系统的诚信记录汇总，构成竞价网平台用户在平台中的总的信用记录，并作为中标与否的重要因素。倘若供应商在一个学校做差了，将导致其在平台内所有高校都很难做下去，从而实现规模效应和共同制约。

第四，诚信是双方的，在要求供应商诚信的同时，也应要求采购方诚信。对于采购单位无理刁难、不按时验收、拖延付款等不诚信行为，管理员必须及时处理，情节严重的必须给予相应惩处。

通过教育及规范，引导各方诚信、公平地竞争，最终在竞价网平台形成一个良好的诚信环境，建立起良好的信誉平台，使得各方相互信任，减少不必要的担心，降低交易成本，使程序更简化。

4 效率是采购管理水平的标志

采购效率是高校采购单位比较关注的要素，也是高校每年进行部门测评的重要内容之一。

在采购管理方面，对采购效率的投诉主要集中在程序繁杂、采购周期长2个方面。高校的科研有很强的竞争性，任何科研课题和项目都不可能是步别人后尘的重复性验证，而需要和国际同行竞争，所以有很强的时效性，用“争分夺秒”来形容科研工作并不为过。然而，一提到简化程序、提高效率，人们往往担心是否会因规避程序而产生漏洞。事实上也确实存在这方面的隐患，这就关系到程序与效率的辩证关系。程序都是人制定出来的，是为了使相关工作更加规范、效率更高。如果达不到这个目的，那就需要反过来检视一下这个程序是否合理了［11］。提高行政效率应关注到以下两个方面。

首先是时间成本。每个项目的实施都有时间成本，时间的延误导致的损失也是可以量化的。曾有某项科研课题申购专用设备，因采购程序繁琐、环节过多，待设备到货时，其他单位的研究成果已经发表了，使该项科研课题失去了继续下去的意义。此台迟到的专用设备则造成较大的资金浪费。所以对于时间要求紧急的设备采购是需要严格控制时间成本的。

其次是行政成本。采购过程中的论证、招标、谈判等都要耗费大量的行政成本，因此需要根据项目的大小决定是采取简化流程还是细致的方案，否则节省的成本还不如耗去的行政成本和时间成本大，那就得不偿失了。

笔者认为，对于时间不紧急的大型采购项目，可以采用标准化的招标方式，以实现成本节约和杜绝可能出现的腐败；而对于零星、分散的小型设备采购，可以采用简单、快捷的网上竞价或谈判方式实施采购，并且启动自动审批流程。这样，既节省了时间成本，也节省了行政成本和财务成本［12］。

5 阳光、诚信、高效、节约的有机结合

解决物资采购的阳光问题，主要应从制度上和制约机制上采取措施，凡事不可能做到尽善尽美，要相信绝大多数当事人都是诚信和廉洁的。香港廉政公署的管理办法就很值得借鉴。它首先认为某项采购是诚信、廉洁的，这样就可以大大简化程序。但是，一但廉政公署收到举报并查实不诚信、不廉洁行为，当事人将为此付出巨大代价。

要求绝对的“阳光”往往使程序过于繁杂，既降低了效率，也提高了成本。在节约方面，我们可以采用网上竞价投标的方法，变有限竞争为无限竞争。由于供应商网上投标的成本很低，这样就可以大大节约采购成本。在网上进行采购申报，可以使申购用户不再受时间、地点的限制，并简化了审批流程，使得申报、审核、竞价、中标、履约都可以连续、快速地完成，大大提高了效率。通过对诚信的培育和引导，采用诚信评价制约机制，可以共同建立起诚信的市场环境［13］。