农业科技档案安全保护体系的建立

魏 东，李 霞

（山东省农业科学院，山东 济南 250100）

随着农业科技的迅速发展，世界性的农业科学技术竞争日趋激烈。农业科技档案新的安全风险在加速扩大，急需农业科研战线上的档案工作者对于档案安全方面更为广泛而深入的思考。

农业科技档案是指农业科研单位在科学研究、生产技术、基本建设、管理工作等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像等科技材料。农业科技档案是科研活动的真实记录，是农业科技工作者汗水和心血的结晶，是我们农业科研事业可持续发展的基础。

确保农业科技档案的安全至关重要，农业科技档案安全保障体系建设已成为农业科研单位档案工作的一项重点任务。加强农业科技档案安全保护工作，是我们档案工作的重中之重。

一、农业科技档案安全保障体系建立的必要性

全国档案安全建设体系会议的主要任务是深入落实科学发展观，总结我国档案安全工作，不断提高档案安全意识，研究确立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全和档案信息安全。推动全国档案事业安全发展、协调发展、可持续发展。推动全国档案安全体系的迅速建立和不断完善。国家档案局局长杨冬全在会上提出：“档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任”。这段话揭示了档案工作的一项最基本、最重要的内容就是档案安全。

档案的安全分为档案实体安全和信息安全。档案实体安全实行备份，同质备份，异地备份，异质备份，这是档案特质的职业要求。当今社会发展变化，电子文件大量产生，由于电子文件的载体的特殊性，给档案文件的安全保护赋予了新的内涵，带来了前所未有的挑战。要保证其安全要依靠技术手段，要把档案的信息安全和实体安全放在同等地位，通过各种有效措施保证档案安全。加强档案安全保障体系建设，必须立足主动防御的理念，实施全面系统的防护策略。

今天，农业科技的发展又赋予了档案工作新的内容，农业科技档案安全事关国家、单位和科研人员的权益的损益，事关我们农业科技事业的发展和科研管理的运行，同时也关系到档案职能是否顺利履行。担负起档案实体与信息安全保护的责任与义务，就是在承担保护国家、单位、科研人员权益的责任，这是我们档案部门和档案人员的崇高职责和神圣使命。也是在保护档案部门自身的声誉、工作价值和生存价值。档案是党和国家的可靠凭证和珍贵资源，具有不可再生的特点。如果档案发生丢失或泄密等安全问题，就会损害党和国家以及广大人民群众的合法权益和根本利益。从国内外的历史和现实情况看，档案安全无小事。

随着世界经济和科技的飞速发展，国际间科技的学术交流与来往日益密切，农业科研在更加宽广的天地参与激烈的竞争，国内外涉农公司千方百计获取科研信息情报，觊觎我们的科研成果，这就更加重了档案安全任务，我们必须加强档案安全防范以防万一。我们需要建立一个制度保障健全、工作机制完善、管理措施规范有效、保管设施齐全完好、技术手段日益先进、能确保农业科技档案安全保密的档案安全体系。

二、构建农业科技档案安全保障体系的措施

虽然我们在多年的农业科技档案管理中取得成绩，完善的农业科技档案安全体系已经基本建立。但是，离科技发展新形势要求还有一段距离，档案安全制度尚需健全，档案安全工作机制仍需完善，安全防范措施有待强化，安全教育培训亟需加强，档案安全责任制亟待落实。

（一）建立农业科技档案的安全保密制度

农业科技档案管理工作中，安全问题贯穿于档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用和编研的整个过程中。在当今世界科学技术竞争激烈的时代背景下，农业科技档案的知识产权性越来越突出，对重要科技档案的利用要建立严格的审批制度。

对农业科技档案的调阅使用要建立详细严格的制度，既要做好保密，又要用活这些无形资产，在保护好本单位利益的情况下，最大限度地利用发挥其作用。一是对农业科技档案的归档、存放、借阅、利用、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是严格控制利用人员的范围，档案部门要与有关人员签订保密承诺协议。三是由主管科研的负责人定期对农业科技档案利用工作进行监督检查，发现问题及时提出整改措施，确保单位农业科技档案的安全。

（二）加强档案安全的设施建设

档案库馆是保障档案安全的重要屏障，加强档案安全相关基础设施建设，改善档案保管条件，是档案安全的基本保证。近年，频发的自然与人为灾害，给人类社会带来巨大损失，这提升了社会对档案管理的安全意识。如何防灾减灾，避免和最大限度地减少档案资源损失，成为档案安全管理的现实课题。所以，在档案馆库的建设过程中，应高度重视抗震、抗灾、防火等方面的刚性要求。充分考虑坚固、安全、环保、实用等因素，严格按照国家《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，把档案馆库建设好，筑起保障档案安全的坚固防线。另外，增加投入，按照国家的新要求，档案馆有关视频监控、门禁、火灾报警、消防、温湿度监控、计算机安全等系统的建设，是档案安全保障体系基础设施建设的重要内容。

（三）档案装具

档案装具，首先要考虑档案安全，多年的实践证明，档案多节柜是最有利于档案安全的装具。存放音像、电子档案要有防磁柜。温湿度控制，保证温湿度在不损害档案的安全范围内。创造档案安全的环境，确保档案实体安全。

（四）农业科技档案的备份

农业科技档案信息资源是国家的重要资源，是我们农业科研单位科技创新的基础。对本单位重要档案和电子文件实行异地备份，对其中的重要电子文件还要实行异质备份，以确保档案信息资源的绝对安全和电子文件的长期可读。异地异质备份是档案部门有效应对突发事件和自然灾害，确保档案完整、安全和保密的重要措施和有效途径，也是目前条件下确保电子文件信息绝对安全的最根本措施。

（五）加强档案安全技术的研究和应用

农业科技档案管理的经验和现实告诉我们，地震、洪水、火灾、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、化学气体等，计算机病毒、技术故障，载体寿命等，群体事件、战争、人为窃取、黑客攻击、大意疏忽等因素，都在影响着档案的安全，对档案的安全构成严重威胁。我们要树立安全第一、以防为主的思想，研究档案安全防护技术及策略，加强档案安全相关标准规章的制定，不断提高档案安全保障能力。加强档案防灾减灾策略、数字档案信息安全保障技术、受损档案抢救修复技术方法、电子文件真实性保证和长久可读保存方法、突发事件应对措施等关键理论和技术方法的研究与应用。确保农业科技档案安全工作落实到实处。

三、加强档案安全教育，培训档案人才

档案学科发展的直接动力是创新，创新需要高层次的人才。档案信息安全保障体系中，人才的教育和培养是关键要素之一。人是档案信息安全的最大卫护者，也是档案信息安全问题的制造者。社会经济和科学技术的飞速发展，档案信息化建设的推进和档案事业的发展，对档案工作人员的要求越来越高。提高档案人员的整体素质、增强安全保障能力，是档案部门一项重要而紧迫的任务。通过对档案工作人员开展经常性的安全教育和学习培训，培养和强化档案信息安全意识、防范意识和保密责任意识。学习借鉴国内外档案信息安全保障的最新成果，普及档案信息安全保障基本知识与技能，培养造就一支责任意识强、掌握现代科技知识和专业技能的档案干部队伍，为档案信息安全提供必要的人才保障。

[1]杨冬泉，在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话。《中国档案》2010.6.

[2]王良城，档案安全保障体系建设基本任务探析。《中国档案》2010.4.