加强合同管理提高企业盈利水平

2013-08-15王雅萍

山西建筑 2013年8期

王雅萍

(山西四建集团有限公司，山西太原 030012)

目前建筑市场竞争愈加激烈，施工企业为了承揽任务，在投标过程中不得不压级压价。以低价中标的结果，给企业盈利造成很大压力，企业要想在这种情况下生存发展，只有加强内部管理，无论在成本管理还是在合同管理方面，都需要非常严格规范，才能在恶劣环境中确保利润，使企业得以生存发展。下面，围绕企业如何加强施工合同管理，谈一些粗浅的认识。

众所周知，建筑工程施工合同是业主或总包单位和施工单位之间，为完成商定的建筑安装工程，明确双方相互权利、义务关系的协议。合同条款内容、合同管理的力度，直接影响工程利润，所以加强合同管理是施工企业必须要做好的重要工作。要做好合同管理工作，笔者认为应该从以下几方面做起。

1 设置健全的合同管理机构

大多数施工企业，尤其是规模较小的施工单位，只重视市场开发和预结算管理工作，轻视施工合同管理，甚至没有专门机构从事过施工合同管理工作，遇有工程签约谈判，便临时抽调人员草率应付，造成无专人对合同条款把关、审查，在合同订立阶段就给将来的履约工作埋下隐患。

施工企业应建立健全合同管理组织机构，不仅要有从事合同签约谈判和日常管理的专职人员，还要在企业内部建立完善的合同会签流程审批制度、合同章管理制度等。合同签订前，在企业内部应由生产、质量、技术、安全、财务、资金、法律等相关部门进行合同会签，从各自分管业务的角度，对合同风险进行评估，并提出可进一步争取的方向;主要领导进行审批后加盖合同章。对争议较大的合同，公司要组织相关人员进行论证。这些工作，就是要尽量避免合同纠纷，规避合同风险，为企业争取最大利润奠定一个扎实的基础。

2 投标阶段的合同管理

有些施工企业为了承揽任务，过分追求低价，甚至低于成本中标，虽然法律和相关指导意见有规定低于成本价投标无效，但因为成本价只有施工单位自己知晓，并无可衡量的客观标准，以这种方式中标的施工单位，总是寄希望于通过签证索赔等方式获得利润，一旦无法实现，所承接工程将面临亏本，但施工单位实际上很难据此理由主张合同无效，所以施工企业在投标阶段，切勿搞此类恶意竞争，到头来很可能是害了自己。

3 合同谈判和合同签订阶段的合同管理

目前的建筑市场基本上是买方市场，业主具有相当的主动权，施工企业的被动地位造成了很多不规范行为，在合同谈判和签约阶段，首先表现为:业主为了规避其应尽义务，不采用国家通用的合同范本，要求采用自定义文本，用一些不详细、含糊、笼统的合同条款来规避业主风险。而有些施工企业由于法律意识淡薄，合同管理业务不强或迫于业主压力，被迫采用了自定义合同文本;其次，对合同条款研究不细，谈判缺乏力度，尤其在一些关键条款的谈判中没有做到据理力争，订立了明显有失双方权利义务公平对等的条款，给合同履约阶段留下隐患。

为了避免上述情况，确保企业利益，施工企业在合同谈判阶段，首先要力争采用国家通用合同文本，对合同双方的权利义务做了详细界定，采用它订立合同可充分明确双方的义务，保护双方的利益，避免不必要的争端，对针对工程特点需要特别说明的，还可以采用合同附件的形式予以明确;如果迫于业主压力使用了自定义文本，一定要对合同条款仔细研读，并对照国家通用条款，针对工程特点，要求业主对遗漏的重要款进行补充，确保合同条款对关键问题无漏项，切不能因条款不详细、不明确，给合同履约和完工结算等阶段带来不必要的纠纷，给企业带来损失;并且，在合同谈判阶段，还要尽力争取对有利的企业约定，例如:在合同价款形式上，尽可能采取可调价合同，避免固定价款形式，如果不得不采取固定价款，要力争一定的风险调节范围，尽量减小合同风险;对目前普遍采用的清单计价模式下的固定单价合同，按照08《清单计价规范》规定，价格风险由施工单位承担，综合单价以投标文件中的价格为准不予调整，但可以在合同中争取一定的风险范围，比如对钢材价格，可以约定:如果市场单价涨幅超过投标文件价格的10%以上时，可以对超过部分给予调整等等。

4 合同履约阶段的合同管理

4.1 重视合同交底，以合同为中心展开工作

目前大多数施工企业对合同交底不重视，流于形式，应付差事，大多数项目管理人员，只是盲目照图施工，对合同中对工程范围、工期、质量、技术、进度款支付等等的要求和约定没有概念，施工过程中应该注意哪些方面、从哪些环节入手可以争取索赔一无所知。

我们发现，一个效益良好的施工企业，一定是非常重视合同交底工作的，他们把合同文本作为工程的目标书，一切工作围绕合同约定展开。企业的合同交底应包括两部分:对项目部管理人员的交底和对劳务班组的交底。合同交底的内容应涵盖:工程范围、合同价款、合同工期、质量目标、计价依据、价款调整方式、进度款支付方式等等。合同交底应让各岗位人员熟悉掌握相关合同条款，明确各项合同目标，清楚如不履约应负的法律责任，对一些有特殊要求的工程，合同交底工作的作用尤其重要。

4.2 以合同约定为目标，严格进行合同履约管理

在合同履约期间，施工单位应按照合同约定的工程范围、工期、质量、进度等目标，组织生产、质量、技术、安全、核算等岗位人员，编制详细的施工组织设计，并在满足工期、质量、安全目标的同时，优化施工方案，控制好项目成本，按期保质完成工程项目，不给业主方留下反索赔的证据，是合同履约管理的任务;并且，施工单位应在合同约定的时间内，向监理和业主提交工程月度进度报量，作为业主支付工程进度款的依据;同时，在履约过程中，还应做好与业主和监理的文件往来签收记录，对每次项目工作例会应指派专人进行会议纪要的记录和整理工作，对业主和监理提出的要求施工单位完成的，超出合同约定工程范围的工作内容，要及时留取文字或影像资料，对业主责任造成的工期拖延、中途停工等，要及时收集业主确认的书面资料，给工程索赔积累详实的基础资料;另外，施工过程中要杜绝非法转包、违法分包、挂靠等可能造成合同无效的违法行为。

4.3 注重日常积累，争取一切索赔机会

索赔是建筑企业保护自身利益的一种方式，承包方与业主、监理工程师和之间一项正常的普遍存在的合同管理业务，索赔是以合同和法律为依据的正当权利要求。如果，施工企业要想在竞争激烈的建筑市场中立足发展，必须要在全体项目管理人员中牢固树立索赔意识，要在仔细研究合同条款，具备充分索赔证据的基础上，利用政策法规和相关法律条款，抓住一切可以索赔的机会，精心策划索赔。

索赔工作非常注重证据，有些施工单位虽有索赔意识，但不注重日常资料的收集，对业主要求进行的合同外工程，也不及时进行签认，导致工程索赔工作非常被动，极难成功。所以说索赔证据非常重要，证据是否充分，是决定索赔成败的关键。笔者认为应从以下几方面进行索赔证据的收集:第一，业主违约证据。包括业主未在合同约定时间内提供地质勘探报告、三通一平、施工图纸等施工前提条件，业主未在约定时间内审核月度报量并支付工程款等;第二，合同约定范围以外工程补充合同或施工确认单。为维护自身合法权益，施工单位接到业主关于合同外工程的施工通知后，应与业主及时沟通，取得业主委托工程签字确认后，方可进行施工;第三，设计变更及签证变更。要强调的是签证变更，必须及时找业主签字盖章予以确认，不给结算留下隐患，笔者见过某个房地产项目，施工单位几百万元的签证变更资料未及时找业主确认，竣工结算时才去补签，但是由于负责工程的人员变动，无人清楚情况遭到拒绝，损失惨重，所以，施工单位一定要重视签证变更确认工作的及时性，切不可拖延;第四，与业主及监理的往来文件签收及工程相关会议纪要的收集整理。为防止业主恶意违规行为，施工单位应在给业主、监理报送经济资料，如报量、索赔报价、结算等资料时，应要求对方签收，或以电子邮件、特快专递的形式送达对方，留下送达的时间、内容证据，为索赔提供第一手资料;第五，工期顺延手续。为规避工期违约罚款风险，对由于业主原因造成的工期拖延，施工单位一定要及时办理工期顺延手续，这将是进行工期索赔和费用索赔的有力证据。

5 竣工结算阶段的合同管理

5.1 竣工阶段

工程完工后，经过业主验收合格，才能进行结算审核及付款工程尾款环节。为了防止业主为拖延结算付款工作，不组织竣工验收，施工单位要在竣工后及时按照合同约定提交竣工报告和相关资料，注意留下提交时间和内容证据。经过验收通不过，质量问题没解决或者还有承包范围内的内容没完成，施工单位应当对质量问题整改、完成未完成的工程，在整改修复完成后，要再次发出书面的申请验收，注意书面资料收集，不能口头通知了事。

5.2 结算阶段

首先，要在竣工验收后，合同约定时间内及时提交工程结算资料，为防止业主恶意拖延、拒绝签收，提交书面结算资料的同时，要通过电子邮件或特快专递的形式送达给业主。其次，要注意合同计价方式，正确把握工程量清单和定额计价的运作方式，对量和价都要重视。第三，注意资金回收。《中华人民共和国合同法》286条的规定:发包人未按照约定支付价款的，承包人可以催告发包人在合理期限内支付价款。发包人逾期不支付的，除按照建设工程的性质不宜折价、拍卖的以外，承包人可以与发包人协议将该工程折价，也可以申请人民法院将该工程依法拍卖。建设工程的价款就该工程折价或者拍卖的价款优先受偿。要能够正确认识和行使建设工程优先受偿权。