试析新形势下高校民生档案工作

邹 薇

“民生”是党的十八大报告中出现最多和最温暖的词之一，在“档案强国”这一档案事业发展新的战略目标下，做好民生档案工作，是落实科学发展观、践行党的根本宗旨的内在要求，也是档案工作服务民生的一项基础性工作。做好新形势下高校民生档案工作，对于促进高校的建设和发展具有重要的现实意义。

一、新形势下高校民生档案工作概述

（一）民生档案工作的内涵

1.民生档案概念及特点

民生，是指人的生活或生存、生命、生产、生计，包括人们从出生到生命结束各个时期的教育、就业、迁徙、生产、生活、健康等方面。民生档案，是指机关团体、企事业单位及个人所形成的与民生有关的档案。对于民生档案的理解，不同的人在不同的时期有不同的认识，但总的来说，民生档案是与人民群众切身利益密切相关的原始记录。民生档案具有原始性、真实性、生活性和亲民性等特点。

2.高校民生档案工作的内容

民生档案不仅包括人事类的全部档案，还有民生类、政务类、经济类的全部与民生密切相关的档案。高校的民生档案也可依据以上分类：（1）人事类档案。包括教师的学历、学位、工作经历、职称、工资等；（2）民生类档案。主要是高校的伤残抚恤人员、临时工在校的情况、工伤鉴定、在校员工的婚姻登记、社会保险、公积金管理资料等；（3）政务类档案。包括高校有关公证、司法鉴定、劳动人事争议仲裁等；（4）经济类档案。主要有高校的土地登记、房屋产权登记、学生收费标准等。总之，新的形势和新的目标为民生档案注入了新的内容，这使高校的民生档案内涵不断丰富和完善。

（二）新形势下加强高校民生档案工作的重要性

1.是新形势下党对档案工作的新要求

做好民生档案工作，是贯彻党的“以人为本”科学发展观的一项必不可少的基础性工作，是新形势下党对档案工作的新要求。在新的形势下，保障和改善民生已成为人民群众的迫切要求，也是党和国家关心的重点。党和国家采取了一系列利民惠民的政策，这些政策涉及到群众最关心、最现实、最直接的问题，为民生档案增加了新的内容，因此，做好民生档案工作是服务党和国家工作大局的新要求，是促进社会管理机制不断完善和社会和谐的一个新亮点。建立健全民生档案并服务民生，可以有效落实惠民政策，是社会管理的一种新手段，是一种创新，在不断完善和改进社会管理机制中，能促进社会和谐发展。做好民生档案工作为档案事业增添了新的动力，使档案工作走进了平民百性中间。民生档案工作涉及到人民大众生活中最直接的东西，它可以使亿万群众从中得到实惠，让老百姓感受到档案工作的重要性，不断充实档案资源，不断扩大档案的利用价值，使档案事业永远植根于百姓之中，永远保持旺盛的生命力。

2.是做好高校档案工作的新需要

高校的民生档案在高校档案中有着举足轻重的作用，它涉及到高校档案十一大类的每一类。除了人事档案外，在党群、行政类中有许多涉及民生的政策性档案；在教学档案中，就有与师生紧密相关的科研成果、教学成果、学生在校的学籍、学生奖惩及异动等与学生有关的许多重要的档案；在财务类档案中，有许多与民生有关的重要原始凭证，如工资表、报账凭证等；在基建类档案中，有许多与师生有关的房屋建筑的原始资料；还有出版、资产、声像等类中都有民生档案。因此，做好民生档案工作可为高校档案工作增加更多真实有用的资料，也扩大了档案资料的利用空间，使高校档案工作走近师生员工的身边，这是对档案宣传工作的一种潜移默化的、最有效的工作形式。可以说，加强高校民生档案工作建设能提升和完善高校的档案工作。

二、当前高校民生档案工作存在的问题

（一）存在问题

高校民生档案工作虽然取得了一定成绩，但是还存在一些问题：首先，对民生档案工作的认识和重视程度不够，这就严重影响了民生档案资源建设；其次，没有专门的机构和人员专职负责民生档案工作，致使民生档案建设工作未能落到实处；再次，民生档案服务高校建设和发展的功能尚未充分发挥，服务意识有待进一步加强，这些都是阻碍高校民生档案工作发展的重要因素。

（二）原因分析

上述问题的存在，首先在于对民生档案工作的宣传力度不够，没有引起学校领导高度重视，许多学校没有把这项工作作为检查和考核的范围，这使学校民生档案工作在制度和规范上就存在一定的空缺。民生档案工作是一项需要多部门配合的综合性工作，制度和规范的不健全，各部门对这项工作的认识程度就不同，影响了民生档案资源的建设，因为一些重要的资源都来源于最基层，比如师生有大量珍贵的声像资料在手中，由于他们不知道这些资料在今后会产生多大的作用，因此没有及时收集、整理和认真保存，从而影响了民生档案资源拓展。其次是档案人员服务意识不强。档案人员如果没有服务师生员工的理念，就不可能真正投入到民生档案工作中去，在工作中就会远离师生，找不到工作的方向，更谈不上民生档案工作创新。再次是投入不足，基本设施不完善，直接影响了民生档案的利用功能。利用是档案工作的真正目的，民生档案利用不好，就失去了它存在的价值。

三、新形势下做好高校民生档案工作的对策

（一）主动争取领导和各部门的理解与支持

高校民生档案是整个民生档案的一部分，内容同样涉及面广，是一项系统工程，需要各部门的配合与支持。要做好高校民生档案工作，首先，要依靠学校领导支持，争取把高校的民生档案工作列入本单位的检查、考核范围，切实加强对民生档案工作的领导和协调，加大投入，建立统筹兼顾、各负其责、档案部门监督指导和协调的长效机制。其次，要与各相关部门不断沟通与合作，共同调研，共同开展一系列高校民生档案的宣传活动，使高校民生档案走进师生的心里，使师生乐意接近、主动接近，从而认可这项工作，并得到师生的理解和支持。有了领导的支持和师生的理解，高校的民生档案工作就能不断健康发展。

（二）加强和改进高校民生档案资源建设

“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”高校档案工作要以贯彻实施国家档案局第九号令为契机，研究制定档案范围的细则和方案，做到民生档案工作规范化、制度化，突出民生档案的重要性。高校的民生档案工作中，有许多档案资料可以充实，比如除了人事档案外，还可以建立教师个人业绩档案，教师是高校第一线的群体，他们教学、科研一肩挑，这个群体是高校档案工作的重点服务对象，为他们建立业绩档案，是充实人事档案之不足，是服务于民的一个具体表现。毕业生档案也是高校民生档案的重要资源之一，丰富和完善的毕业生档案既是学生就业的重要依据，也是学生进入社会向社会证明身份的重要依据。声像类档案中的一些珍贵的资料，有相当一部分在师生的手中，应该开拓这方面的资源，使高校的民生档案资源更加丰富。

（三）不断增强高校民生档案的服务意识

高校民生档案关系到师生的切身利益，如何收好、管好、用好这些档案资料，增强服务意识是关键。一是要主动融入到师生中去，发掘丰富的民生档案资源，自觉服务师生，努力实现高校民生档案管理的规范化、制度化。二是要加大民生档案的收集力度。积极向师生员工大力宣传民生档案的重要性，使这项工作深入人心，调动师生积极性，自觉献出手中的一些珍贵的民生档案资源。通过各种措施，构建多元化的资源，使档案结构发生明显改善，提高民生档案的比重。三是要通过多种形式，创新工作模式，加大民生档案信息资源服务社会的力度。可以档案查询为窗口，以多样化、人性化服务为依托，采取办展览、网络平台、函查、短信等多种服务方式，服务师生以及更多的百姓。

（四）做好民生档案的有效利用和安全保管

为了更好地满足师生以及社会各界对高校民生档案的利用需求，要注意对利用率高的民生档案进行整理、编目、数字化和开放鉴定，及时开放可开放的档案，做好档案与电子文件登记备份，确保民生档案的安全。在民生档案形成之初，同步做好民生档案数字化工作，在移交进档之前，完成民生档案目录数据库与数字化建设，为以后民生档案的利用和保管做好基础工作。高校之间可建立民生档案信息交流共享平台，利用好数据平台，使各高校相关的民生档案资料可公开的信息互动，加强民生档案信息资源服务师生的力度。在民生档案的数字化和网络化建设中，在提高资源利用率的同时，还要加大对数据安全的监管，对使用范围和权限加以限制，在维护师生和其他群众知情权的同时，确保他们的个人权益。

总之，在档案工作新形势下，特别是在贯彻落实“十八大”精神下，民生档案给档案事业注入了勃勃生机和持续动力，扩大了档案工作的社会影响力，提高了档案工作的社会地位。高校的民生档案工作也不例外，它也是高校档案工作的重要组成部分，加强和创新高校民生档案工作建设，已成为高校档案工作落实“以人为本”科学发展观的最具体的体现。

[1]杨冬权.在全国民生档案工作经验交流会上的讲话[N].中国档案报，2012-10-08.

[2]尹庆达.让“民生档案”离百姓更近些[N].中国档案报，2010-11-22.

[3]孔媛媛.关于高校民生档案工作的思考[J].江苏经贸职业技术学院学报，2011（2）.