教师教育档案管理的几点思考

刘淑芳

（大连教育学院 初中教师教育中心，辽宁 大连116021）

教师教育档案是研训教师在教学指导、科学研究、教师培训等工作中形成的业务材料。教师教育档案由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是教学指导、教师业务培训和教育课题研究的成果，是研训教师在长期研训活动中形成的智慧结晶，是研训教师专业发展过程中原始、真实、全面的记载，是研训教师教育活动和管理的客观反映与具体总结。教师教育档案是进修院校档案的重要组成部分，在进修院校建设发展、师资队伍管理等方面均能起到积极作用，也是完善培训体系、做好培训规划、优化队伍结构、提高教师专业水平和业务能力的重要依据。有效利用研修培训、学术交流、项目资助等档案资料能够为培养教育教学骨干、造就教学名师提供依据。建立完整的教师教育档案，对于提高教师教育质量、推进教师教育研究、提升教师教育管理水平等方面都具有重要意义。

一、教师教育档案的管理现状

有些研训教师认为，教师教育工作最重要的是做好教育教学指导，圆满完成各级培训，而档案资料的收集和整理徒增研训教师的工作量，因此产生不上报或不及时上报档案材料的情况。这些研训教师对档案管理工作重要性认识不足，档案意识淡薄，具体表现为档案资料收集不全面、不典型，档案收集后的利用率低，总结提炼不及时。而教师教育档案资料收集的特殊性在于收集者和收集对象都是研训教师本人，这就为档案资料的收集、整理带来了很多难题。

教师教育档案管理工作不够规范。教师教育档案的管理工作处在初始阶段，尚未形成一个较为健全的档案管理体制，管理方式也较为原始和简单。任务的分派、责任的划分往往没有明显的界限，上交档案的时间、档案的格式缺少细致明确的规定，内容是否规范、是否具有实际意义更是难以界定。上述状况对档案的收集整理以及档案作用的发挥，都产生了诸多不利影响。

二、教师教育档案的管理对策

1.提高教师档案管理认识

档案管理工作无疑给研训教师增添了工作量，但当研训教师习惯于整理档案，懂得运用有效方法来整理档案时，档案管理就成为随手即能完成的工作。有序整理好档案之后，任何时候需要查找资料都可信手拈来，不会因时隔太久而无法查找，这就可以大大节省工作时间，提高工作效率。因此要加强宣传教育，使研训教师高度重视业务档案管理工作，鼓励研训教师积极参与各级各类教师教育档案建设，使研训教师档案工作成为整个教师教育工作的重要组成部分。同时要求研训教师树立档案建设的自觉意识，主动协助、配合管理人员的工作。研训教师要树立起积极的归档意识，自觉认识到建立业务档案对院校建设、自身发展的重要意义，从而积极参与到教师教育档案建设中来。

2.建立健全档案管理制度

教师教育档案管理工作的管理者，应不断摸索和研究，吸取其他高校教师业务档案管理的先进经验，借鉴社会企业或机构业务档案管理成果，从基础建设和完善教师教育档案管理的体制入手，建立并完善教师教育档案体系。要建立健全教师教育档案各项规章制度，使档案资料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依，步入制度化、规范化管理轨道。有了健全和完善的档案制度，档案管理人员才会在档案管理过程中有明确的责任和义务。

3.提升档案管理人员专业能力

教师教育档案管理人员的业务素质和业务能力关系到教师教育档案管理工作的成效，因此要多渠道、多层次培训档案管理人员，促进档案管理人员素质迅速提高。档案管理人员应具有高度的责任心和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索教师教育档案管理工作的规律，在档案管理实践中不断总结经验，创新档案管理新方法、新途径。提高档案管理人员的业务素质途径很多，如专题培训、知识讲座、学习参观、经验交流、比赛评选等。

4.及时收集整理档案资料

教师教育档案保存的是研训教师在进行教研、教学指导、专项活动以及各种技能大赛中形成的有价值的材料。教师教育档案的收集、整理、汇总过程，是研训教师及时总结经验、积极开展反思、激发荣誉感、不断提高教研、科研、培训水平的过程，更是一个自我成长的过程。由于研训教师工作量大，任务重，工作比较繁忙，所以要争取在每项活动完成的第一时间做好资料的收集工作。通常当天应该整理完成资料归档，如不及时整理完毕，第二天有新的活动，又会产生许多新的档案资料。长此以往，必然会导致档案整理的遗漏，对教师教育档案的完整性产生不良影响。

5.信息采集工作要细致

资料信息的采集整理是教师教育档案管理的一项基础工作。教师教育档案需要长期积累，如有消极倦怠情绪，势必会造成档案的遗漏和差错。档案管理者必须秉持认真负责的态度，把信息采集工作做到细处，积极配合研训教师做好归档工作。如在每项活动进行之前，先把要收集档案内容的目录及材料的格式要求提供给研训教师，提醒每位研训教师在活动过程中注意资料的保存和整理，以便在活动结束后能及时、完整地移交材料。要督促、提醒不能及时上报材料的研训教师，要协助由于工作繁忙而不能如期上报材料的研训教师，在催促中使其完成，在协作中代为整理。在资料信息的采集过程中还可以采取三结合的方法，即部门收集与本人移交相结合、随时收集与定期移交相结合、部门存档与个人自存相结合。[1]只有这样，才能具备一系列较为完整、有效的档案文件，才能达到整理档案的目的，实现档案的意义。

6.运用信息技术管理档案

随着信息技术的飞速发展，我们的工作环境发生了很大变化，计算机管理已经成为工作中不可或缺的工具，档案管理主要是在计算机上进行。计算机已经成为做好档案工作的重要手段，从 WORD到EXCEL，从 WINDOWS办公系统到SPSS统计软件，这些现代化手段使档案管理工作变得方便、快捷，易于整理和修改。计算机为管理工作提供的便捷效果的大小，取决于档案管理人员对信息技术掌握的多少，所以，学好信息技术可以起到事半功倍的效果。

教师教育档案能及时为研训教师提供工作反馈的信息，教师教育档案能使研训教师不断完善自我、规划自我、实现自我，从而有效缩短工作中的迷茫和摸索期。教师教育档案管理工作是一个长期繁杂的工作，是一项劳心费神的工作，是一项让研训教师从中受益的工作。只有不断增强对教师教育档案重要性的认识，建立明确的档案管理管理目标及制度，实施对教师教育档案的有效、规范管理及合理、充分利用，教师教育档案在教师培训、教学指导、教育教学中的重要作用就会越来越充分地发挥出来。

[1]司马旭坤.浅析高校教师业务档案管理工作的开展[J].甘肃科技，2008（6）：67.