企业员工离职管理和风险防范的研究

2013-08-15

中国商论 2013年2期

随着人才竞争的激烈化程度越来越加剧，越来越多的职场人士有了“跳槽”的经历，企业也切实感受到了员工离职对自身带来的冲击和影响。员工离职，不仅为企业增加了显性成本，如招聘、培训的花费，以及岗位离职带来的生产率的损失等，也带来了隐形成本，如企业职位链的破坏、员工队伍凝聚力和归属感的降低等等。可以说，员工离职所带来的损失是十分重大的。那么如何有效管理员工的离职，如何防范员工离职给企业方带来的风险，就成为理论界需要加以重视和回答的问题。对离职的研究可以帮助企业提升员工管理水平，更好地做好员工离职管理工作。

1 离职原因分析

员工离职研究的历史可以追溯到20世纪初，早期的经济学家们从宏观的角度考察了员工离职的几点原因，并指出，诸如劳动力市场结构、培训和晋升机会、薪酬福利待遇等是员工离职的主要原因。相比较之下，工业心理学家则从微观的角度研究个体心理感受的变化，试图描述员工做出离职决策的心理变化的过程。通过文献研究，并在与大量的离职人员进行沟通交流的基础上，我们可以发现影响员工离职的普遍性因素有以下几点。

1.1 薪酬待遇不满意

薪酬待遇一直都被认为是人力资源管理领域一个十分敏感的话题，员工对薪酬待遇的不满意往往会直接导致离职行为。当员工的薪酬实际所得低于他自身的薪酬期望时候，就会对薪酬产生不满意；同时，员工可能会通过多种渠道了解同事的薪酬水平，并以此作为衡量自身所获得报酬是否合理的依据，进而产生公平或者不公平感，从而影响到离职意向和行为的发生。此外，与薪酬待遇相关联的一系列成长培训和晋升机会、休假机会等等也是能够对员工心理满足感和公平感产生重要影响的部分，许多企业为留持优秀员工，也会注重对福利待遇加以精心设计。

1.2 职业归属感缺乏

职业归属感是人们努力做好本职位工作，对自身在组织中的角色地位有比较清醒的感受和规划，并愿意承担组织发展责任的心理感受。研究发现，自主性高的工作可以使员工感受到工作的挑战性并受到内部激励，这样会增加员工的职业归属感，进而对离职及离职意向产生影响。同时，工作单调性也能对职业归属感产生影响，内容丰富的工作会使员工感到工作具有挑战性，能力和技能得以在工作的过程中扩展，能够感受到工作的意义，因此会增加工作满意和职业归属。此外，与工作相关的压力会使员工处在有损于身心健康的状态中，妨碍其工作积极性的发挥，使其产生离职意向并最终做出离职行为。组织环境中的人际关系，如上下级关系，同事关系等也会对员工个人的职业归属感产生影响，非良性的人际关系不利于职业归属感的产生，更易导致离职行为。

1.3 其他个人因素

包括家庭地域因素、继续深造以及其他个人因素等。具体地，家庭地域因素指的是企业员工选择回到家乡等户籍所在地进行就业，或者选择去到配偶所在城市进行工作等。继续深造因素指的是选择脱产接受更高层次水平的教育，如出国留学、硕博士教育等。此外，还包括其他个人因素，如痛病疾患、思想不成熟等。

2 对离职管理的几点建议

2.1 密切关注员工离职倾向

员工离职前会出现许多征兆，HR们只要在日常工作中加以细心观察，便会有所察觉。例如，某位员工的私人电话突然增多，且电话沟通避开工作同事或者远离办公区，较为神秘，或者是员工近来频繁请事假，在未要求着正装的企业环境里突然穿着正装出现，这些情况的出现可能是由于这名员工正在进行跳槽前的准备工作，与猎头沟通或者与新公司进行沟通，参加新工作的面试选拔等。当然，也不排除员工确实有一些私人问题需要处理，这就需要加以细心辨别。

2.2 人性化处理员工离职

员工离职的处理是离职管理的关键一环，处理员工离职应当注意人性化原则。首先，要在员工递交离职辞呈的第一时间做出反馈，任何怠慢或者拖延都可能使得员工感受到价值的被忽略而更坚定离开的决心；紧接着要诚恳地约见离职员工，与其进行离职面谈，离职面谈包含了挽留和了解离职原因的双重目的，如果挽留不成功，老板和HR们不妨也敞开胸怀，给予离职者一些职业发展的建议和衷心的祝福，并感谢他曾经为企业做出的成绩，这样做能留给离职者一个温情的企业形象，对于员工离职后的口碑管理也是不无裨益的。

2.3 规范的执行离职流程

规范合理的离职流程包括：离职面谈、填写离职申请单、核准离职申请、业务交接及公司财产移交、人员退保、离职生效、资料存档。执行规范的离职流程是防范离职风险的一项重要步骤，比如违约金和赔偿金的支付与索取、做好商业秘密管理等都是有效的规避人事法律风险的有效手段。

2.4 进行必要客观的离职分析

导致前一个员工离职的因素也可能是后来员工离职的原因，企业进行客观的离职分析，才能防患于未然，从根源上对企业方面的因素加以改进。企业可以采用不记名离职调查问卷的方式，员工可以选择在任何时候填写寄回来，这样离职员工可以放下心理顾虑，尽可能较为真实的吐露内心想法。搜集完整离职原因之后，也要注意离职分析报告要与其他人力资源管理工作的相结合，如要结合绩效、薪酬管理、员工关系、职务分析等多个方面，综合进行离职分析，这样获得的离职分析报告才具备可参考应用价值。

3 企业如何做好离职风险防范工作

3.1 注重商业秘密管理

当然，某些员工的离职可能随之会带走一部分重要的客户和市场渠道资源以及技术等商业秘密。对于企业来说，付出培训费用和工资而使得员工得到的信息和工作经验都是公司的财产，做好员工离职管理工作也必须做好商业秘密管理。具体来说，不仅要做好离职的项目文件、研究工作、办公用品等的交接处理工作，更要在企业内部建立健全商业秘密保护的规章制度，员工入职之初就必须签署保密协议，在办理离职后要签署符合法律规范的竞业禁止协议。

3.2 做好优秀核心人才备份工作

对于企业中的某些重要岗位，应当做好人才备份工作，一旦这些岗位的人才发生流失，候选人能够在较短的时间内通过培训接替工作，从而降低了重要岗位人员离职所带来的损失。同时，企业可以建立企业人才信息库，包括人才需求信息和人才供给信息等，了解其他企业相应人才状况，可以帮助企业人才进行更好的流动和补给。

3.3 防范相关法律规定引发的离职纠纷

办理离职退工手续是用人单位的法定义务，企业方对于扣留员工档案等侵犯劳动者就业权的行为应当予以及时纠正。需要加以注意的是，一些用人单位利用劳资关系中的优势地位看，常常在劳动合同之外与录用员工约定离职违约金等，这些行为实际上违反了《劳动法》的规定。《劳动法》第三十一条规定，劳动者解除劳动合同，应提前30天书面通知用人单位。该规定表明，劳动者有权解除劳动合同。企业方也应当防范这种违反法律规定的行为引发的离职纠纷。