高校档案信息化与数字档案馆建设探讨

2013-08-15陈林

黑龙江史志 2013年3期

陈林

（长江师范学院美术学院重庆 408100）

1.档案信息化与数字档案馆的含义

档案信息化，就是在相关部门统一的规划和组织下，在档案管理的活动中应用现代信息技术，对档案信息的资源进行处理、管理最后为社会提供服务，从而达到加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化指的是档案管理模式从以档案实体为核心向以档案信息为核心转变的过程。

数字档案馆指的是存储和利用档案的信息资源的一个信息空间，是一个由很多档案资源库群、档案信息资源处理中心以及档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有资源数字化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息组织与传输网络化、信息检索便捷化等特点。

2.高校档案信息化和数字档案馆建设的重要性

伴随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作的各领域中应用得更为广泛，数字信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，都使得传统的档案管理方式已不能满足于新形势的需要。档案现代化管理和信息化建设，已经成为了发展档案工作的必然走向。

高校中的档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的必要要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，而现行存储空间有限，所以需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经逐步引入到档案管理工作当中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是体现了电子档案管理的重要性。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用和实现服务方便快捷以及资源共享的有效渠道。档案资源来自于人类社会发展的历史记录，它是人类社会一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会在发展中不可缺少的重要公共信息资源。在各个层次档案工作中现代化管理技术和高校信息化工作进行有机的结合，充分挖掘出档案信息资源的内在潜力，进行最大化的档案信息数据汇集，实现数据的共享，充分发挥出档案信息在生活中的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的一个重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1 观念问题

高校档案管理的意识薄弱，其中对高校建设数字化的档案馆还没有很强的意识。很多高校即使具有专门的档案机构，也制定了一些档案规章制度，但最后还是贯彻不力。一些领导对本部门的档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案减少管理。而且一些文件形成者还对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员档案管理的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不严。通过数字档案馆的建设，一方面能够提高文件形成者、领导者的档案的质量意识；另一方面也能够将档案管理制度规范融入管理系统当中，从而使之成为高校档案管理的自觉行为，提高高校档案的管理质量。

3.2 技术层面的问题

（1）高校数字档案馆中存储有大量的多媒体信息，但传统的面向文字信息的结构化关系数据库不可以满足这一要求，就要建立面向对象的非结构化的多媒体的数据库；

（2）传递数字化档案信息的基础是通信网络，远程登录使得数字档案馆的利用不受地域的限制。当前，我国互联网的传输速度比较慢，网络的一些安全问题并未得到解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

（3）标准的制定在数字档案馆的建设过程中非常重要，但是就目前相应的一些电子文件标准和多媒体信息标准和数字档案的著录标准以及全文数据库的标准等还没有形成规范；

（4）实现档案信息资源的共享是高校数字档案馆建设的目的，将数字档案信息在局域网或者广域网上进行传输和安全问题变得更为重要。

4.相关策略建议

4.1 加快档案标准化的制定和贯标

推进档案信息化建设，要着手于标准。高校要加强档案信息化标准的制定和贯彻工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过档案标准化和制度的贯彻，达到规范高校档案信息化工作。

4.2 重视档案管理软件的开发和应用

高校在重视档案管理软件的开发和应用。在软件的开发方式上，需要依照国家标准而且结合高校的实际，统一规划，创新机制，采取和软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种途径进行研发制作，最终形成有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3 安全性方面的建议

数字化的档案馆要加强安全性，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息的安全意识，防止丢失密码和泄露密码的发生，确保档案数据库的安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟出数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案进行专库管理。

4.4 重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆的建设是一项高科技项目，要根据建设的需要，培养和引进一些人才，构建一支合理的档案工作队伍，从而确保档案馆建设的正常运行。那么就要在提高高校专兼职档案人员的政治素质同时，也要加大培训的力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法的一些培训，普及他们的信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；还要根据档案馆人员具体情况，吸收高素质现的管理人才，对于急需的信息化方面的人才可以采用引进开发档案信息化的项目和产品等。