构建高校特色档案 提升档案文化价值

秦美峰

（东营职业学院档案馆 山东 东营 257091）

一、当前高校在发挥档案文化价值中存在的问题

（一）对档案文化的服务功能认识不够，档案文化价值未得到充分实现

目前，虽然大多数高校都十分重视收集、整理和保护自己单位的文化档案，但是还没有真正认识到档案的文化服务功能，还没有把他的价值发挥出来，应当转变观念，积极开发档案的潜在文化，主动探索档案文化服务的切入点，突出高校特色，挖掘高校档案文化精品，实现高校档案文化社会贡献最大化。

（二）档案文化价值的体现受档案自身特点的制约，不利于档案文化价值的展现

由于档案本身具有保密性、凭证性、原始性的特点，所以尽管有大量的珍贵信息蕴藏在高校档案资源中，但档案文化价值的发挥受档案自身特点的制约而无法直接利用，只有通过档案工作者在不计其数的档案中进行筛选，发掘其有用信息，经过整理加工取其精华再推荐利用，从而使档案文化价值得到充分发挥和传播。档案文化价值的体现好坏还与档案工作者有着密切的关系，档案工作者只有具备较高的技能和素质，才能使档案的价值和地位得到更充分的展现。

（三）对档案文化价值及传承的认识存在误区，不利于档案文化价值的发挥

高校档案工作者对档案文化价值及传承的认识大多都存在误区，不够清晰。甚至有相当一部分工作者混淆了档案文化传承的真正意义，把它等同于档案资源的利用和保管，在工作中重文化凭证和教育作用，文化媒介作用被忽略和轻视，档案的文化价值未得到充分发挥。

二、高校特色档案的文化价值及作用

（一）特色档案是高校档案文化价值体现最好的选择

作为知识文化重要发源地的高校，审阅高校档案的文化属性和价值其现实意义极其深远。高校特色档案记录积淀了高校文化发展史，是高校档案的精髓所在，不仅传承了档案文化，还对历史起到见证作用，而且还对高校的可持续发展起到维护作用。

（二）特色档案体现档案文化价值，其优势独特

主要表现有：第一，对高校档案文化起到凸显作用。高校其本身一直肩负着文化启蒙和人文教育的重任，各高校各具特色的校园文化都在各校的特色档案中得到了充分体现，并对自身的文化特点凸显无疑；第二，对办学理念起到传承作用。特色档案不仅记载了高校发展的历程，还见证了办学理念的形成过程，是各个时期高校管理特色的鲜明体现，对清楚认识高校文化价值和内涵其地位极其重要；第三，对地方历史文化特色起到体现作用。随着地方社会经济的不断发展，高校的特色档案也得到了不断丰富，越来越具备一个地方的历史特色，对其进行深入研究，从而使地方的历史文化特色得以展现。第四，对办学效益起到展示作用。一所高校其内在价值的体现也就是它所取得的办学效益，也是文化价值的最终目的，挖掘一所学校独特的办学效益，特别是学校文化传承所取得的，这无疑是对教育工作者的一种启迪，通过挖掘与展示来发现学校的发展前景和亮点，从而更好的促进学校更快发展。

三、高校特色档案资源的构建

（一）特色人物档案

主要由本校知名的研究人员、知名的教师、出色校友以及人才团队形成的档案就是特色人物档案。特色人物档案即是一所高校办学特色的充分体现，又是激励师生奋发向上的良好教材，特色人物档案的建立也是将来名人档案收集的前提和基础。目前，由于难以界定“名人”的概念，而且名人的成长和培养也需要一定的时间，因此，多数高校尽管都已经开始了对名人档案的收集，但对于那些新建的高校则不知该从何下手。

（二）荣誉档案

学校在各项服务活动中由于成绩优异常受到社会知名人士、友好单位、各级领导及上级部门的称赞、表彰和奖励所获得的证书、赠品、奖品等各种材料就组成高校荣誉档案，其展现可以通过多种载体，如实物档案、文书档案、声像档案、电子档案等等。我认为，荣誉档案的归档面应该再宽些，不仅收集一些常规档案，如办学特色成果、学校和教师获得的荣誉等，还要重点收集学生在校期间所取得的种种荣誉；不仅收集证书、奖杯、奖牌和锦旗等实物和奖励材料，还要把不能入库归档的荣誉档案拍成照片形成电子档案。1.建立学生荣誉档案。不仅是一所高校的宝贵财富和教学水平的充分体现，也是教师的教学成果转化成现实生产力的原始素材。当下的高校收集荣誉档案时，往往对学生取得的荣誉重视程度不够，太过忽视。高校应当吸取教训，着手建立学生电子荣誉档案，主动完善学生荣誉档案的收集与管理；2.建立荣誉照片电子档案。对于那些难齐全收集又较珍贵的档案，如归属学生和教师个人所有的荣誉档案，由校外人士主办的课题材料等等，因牵扯到个人利益却又很难征集的实物荣誉档案，高校档案馆应把获奖情况进行登记整理成册，并按级别把档次较高的奖状、证书等实物一一拍摄成照片，建立荣誉内容照片电子档案进行统一管理。

（三）重大活动档案

不仅记载了高校重大活动组织安排的全过程，而且反映了高校特色鲜明的发展规律，还是高校多年历史发展的重要见证，为我们正确认识这所高校提供了重要依据。高校重大活动档案往往难以归档，因为有关活动的各种载体及文件材料来源于材料形成部门或单位，涉及人员多并分散保存于各部门手中，有些资料的利用率又高，故归档起来比较难。

四、构建高校特色档案 提升档案文化价值

（一）挖掘高校特色档案文化潜力，提升档案文化魅力

我们不仅要研究高校特色档案文化的理论，还要积极开发和探索特色档案文化资源的途径，为了实现高校档案文化得以传承，使其成为一种长效机制，我们应该开展形式多样的有关特色档案文化的实践活动，使档案文化真正成为一种现实中的活生生的文化。第一，向先进的兄弟院校借鉴经验，制定目标计划，主动组织一些形式多样的大型的纪念活动，严格落实，确保顺利开展，成果显著。第二，可以通过举办校史展、荣誉展、开展特色档案文化知识互动交流、举办特色档案文化宣传活动和出版编辑特色档案史料等形式，向师生宣传提供档案文化素材，实现特色档案文化潜力的充分挖掘，提升精品魅力。第三，构建具有高校特色的档案文化展厅，选择高校价值重大和突出特色的材料、图片、实物和成果等，以丰富多彩、生动直观的形式在师生面前展现，从而起到积极的教育作用。第四，通过各种渠道媒体开展形式多样的宣传活动。如学校广播站、墙报、校报、BBS、校园网等渠道发布传播特色档案信息，使具有高校特色的档案文化人人皆知且深入人心。第五，主动向有经验的专家学者们学习智慧技术，开阔思路，踊跃创新，使档案文化创作水平不断提升，构建完美文化精品。

（二）挖掘高校特色档案资源，丰富特色馆藏

高校档案馆应从制度入手，制定和完善档案征集制度，在全校范围内打造一种挖掘高校特色档案资源、丰富特色馆藏数量的良好氛围，利用各种方式挖掘和收集各种突出高校特色的档案资源，以满足高校在各方面的不同需求，如教学方面、科研方面和管理方面等等。特色档案资源建设可以从以下两方面入手：一方面建立档案馆特色档案总目录，对那些归属院系还未进入档案馆总目录的特色档案，可以由院系各部门自行登记造册并归档，其目录在档案馆总目录中也要留存；另一方面建立特色档案数据库，对那些不能齐全归档但又较重要的特色档案资源可以只保存电子档案。

（三）充分利用信息技术，提升特色档案网络文化水平

随着网络信息传播技术的高速发展，现代信息技术的广泛开发和利用，极大的推动了高校档案文化价值的提升。首先应该构建特色档案网络平台，及时归档电子文件，实现特色档案的数字化管理和安全保存。然后充分利用通讯技术、网络技术等信息技术，展示宣传高校的学风、教风和办学历史等，实现高校历史文化与档案文化交汇融合，在校园文化中彰显特色档案网络文化，提升网络文化水平。

（四）开发特色档案文化精品，实现文化信息的有效传播

档案由于具有保密性、凭证性和原始性等特性，因此，最理想的利用形式是档案编研，可以通过档案编研来传承特色档案文化。首先，我们可以先深入基层考察了解师生对特色档案信息的不同需求，再根据具体情况研究档案文化素材并进行精深加工，开发出更多高水平的档案文化创意精品，提升真正意义上的档案文化价值。其次，档案编研成果的利用方式要创新。以前的档案编研成果往往长期在库房里沉睡，其作用没有得到充分发挥，现在应该采取各种开放方式，让它走出库房，肩负起档案文化信息的传播的任务，在校园文化建设中大显身手。

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