试论现代档案管理工作创新的意义及途径

张蕾

（哈尔滨市人才交流中心教育分中心 黑龙江 哈尔滨 150010）

现代档案管理工作创新是档案事业发展的必然要求，国家在高速发展的今天也对现代档案管理工作的创新提出更高要求，现代档案管理工作必须要创新，来适应正处在飞速发展的国家的要求，以更高的效率、更好的服务来迎接崭新时代的到来。

一、现代档案整理工作的创新的必要性

如今以计算机网络大环境下生成的电子档案，因整理工作是通过计算机和网络技术实现对虚拟档案信息的整理，这与传统的以纸质等档案实体为对象的手工整理工作模式相比，发生了翻天覆地的变化。主要体现在以下几方面：1.在以通过“件”为单位整理立卷的变化，电子文档是“虚拟”的，电子文档的整理时“非实体”的整理。而我们整理电子文档时，立卷是以“件”作为归档文件整理单位。“件”是档案信息数据单元，整理时事先由档案管理软件系统设计，按照一定特征把文件进行多角度组合，形成“逻辑目录”。所以在整个整理过程中，传统“案卷”的概念在电子文档中已经消亡，传统的手工立卷、组卷、装订等整理方式也将成为历史。2.全程档案管理模式，是指针对电子文件从产生导致到最终销毁或永久保存进行全程的监控和管理。在以电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的过程，而且各个阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实施监控，以确保电子文件的完整性、真实可靠性、安全性和可读性。3.前端控制形式在网络环境下，电子文件与档案管理的各个工作环节之间界限已变得模糊，档案管理不再是从文件归档转化为档案开始，而是延伸到文件的形成阶段，在电子文件管理系统设计之时就积极介入其中，把电子文件的管理要求融入系统功能设计之中。如由于电子文件数量巨大，要求在电子文件管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功能，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定，以保证电子归档的可靠性。

二、档案管理工作的方法创新。

1.在档案管理工作中设立档案馆管理网，在网上全面开展工作和服务。在档案馆管理网建成后设立局域网，这样可以使各个单位之间、各个部门之间、每一个职工都享受到这一便捷快速的第一手资料，方便单位及个人在网站上沟通和学习，进而加大信息和资料的积累，为用户和使用者提供便捷高效的服务。2.设立“电子档案资料查询中心”，档案管理网与单位资料管理部门积极合作，设立“电子档案资料查询中心”。可以让中心设在单位档案管理网工作室内，是单位内部资料资源的核心部门。电子档案资料查询中心可以集中管理网站中各个单位和部门的信息资料，及时了解新闻信息，同时及时的在网站上发布重要的信息资料，真真正正的达到资源共享服务人民的目的。3.资料信息在网站上的自动传输和收集，目前个人的电脑里收集的资料信息是很广泛和多样的，随着社会的发展人民自学的性质也是非常高的。如此庞大的群众资源如何能及时的收集、整理、利用、学习的问题就显现出来了，所以在网站中设立资料信息的收集部门是非常必要的，这可以使大家集思广益的信息资料统筹集中收集起来，然后去整理将不同的资料内容分类集中储存，让大家在需要的时候想查询随时随地的可以找到相关资料信息，更方便人们使用和学习。4.使用24小时网上服务制，老的旧的档案管理已经跟不上现代社会的发展，因为人们以前想查询资料时必须去图书馆、档案室等地方，这极大的限制了人们在需要资料时获得资料的局限性，不能很方便的获得和查询资料，限制了人们日常的学习和工作，非常的不方便。在现代化信息时代里这显然已经非常落伍了。所以我们急需要在网上建立资料信息查询处，方便快捷的让人们获得他们需要的资料信息，而且是最新的、最全面的、最准确的资料信息。5.设立政府信息发布文件权威的网页和人民群众反映问题收集的网页，这样可以使政府更了解民生，和人民群最需要帮助的地方，方便政府开展工作。同时广大人民群众也能从政府信息发布中心获得准确及时的公告，人们也能积极的配合和执行政府的指令和号召。达到国家上下一心，人们相信政府，政府服务于人民的最终效果。

三、现代化档案管理工作的创新途径

1.大力发展现代化档案管理模式，使方便快捷的档案管理模式辐射到各个单位、部门、个人，让市民都享受到现代化改革后党啊管理新模式的福利和好处，让古老陈旧的档案管理旧模式一去不返吧。2.让现代化档案管理新模式深入到千家万户，人人都能知道和查询到自己的信息，不在是像以前那样需要查询或询问资料就得跑多个地方，排很长很长的队，把时间都浪费在路上，这不光阻碍了政府部门的办事效率也给人们带来很多的烦恼。3.实现资料信息资源的共享。现在我国是高度的法制法规国家，每个公民在日常的生活中和工作中都要遵章守法，任何人都不能越过法律的红线，人人平等。所以我们的信息资料资源也应该得到平等的共享，不应该因为那个地方偏远或那个地方穷苦，就不能及时的得到人们想要的信息资料。这些都是不对的，都是需要我们马上改进的。

结束语：现代档案管理工作的创新是非常有必要的，只有更好的掌握新方法、新思想、新技术才能更好的服务于广大人民群众和社会，只有把创新研发出的好东西全面的推广和使用，才能使人民生活的更方便、舒适、幸福。

[1]余述文.档案管理工作手册.重庆出版社，2005，12.

[2]编委会.行政事业单位财务会计档案管理工作实务全书.中国经济科学出版社，2006，8.