关于房产档案信息化管理的重要性

2013-08-15尹德福

黑龙江史志 2013年9期

尹德福

（齐齐哈尔市房地产产权市场管理处黑龙江齐齐哈尔 161000）

随着我国城市建设进程的加快，房产档案的数量呈不断的增长态势，随着房产档案数量的增加，传统的档案管理模式越来越无法适应档案发展的需求，导致房产档案利用率低下，档案管理工作效率及质量低下，所以在计算机技术和信息技术的支撑下，房产档案信息化建设取得了快速的发展，有效的提高了房产档案利用的价值。

1.房产档案信息化建设要逐步实现标准化与规范化

档案信息化建设中，需要对档案信息进行采集、归档和管理工作，所以需要统一的标准，这样才能实现电子档案的归档和管理工作，所以标准化和规范化是房产档案信息化建设的基础，实现不了标准化和规范化，则房产档案的现代化和信息化建设也无从谈起。

1.1 要综合利用档案管理技术。

档案管理技术是一项长期的，并不断发展的重要技术，信息技术与档案管理技术相互结合后所形成的电子数据，保存起来也具有较大的风险性，至于保存的期限还有等时间的检验。因此在进行房产档案的管理时，在房产档案管理技术的基础上还需要结合电子档案的特点，从而发挥档案管理的综合优势。目前在房产档案管理中虽然已实现了无纸化，但微缩技术仍是房产档案管理工作中的最主要技术之一，这样就在电子档案的形成过程中使档案通过数字图像形式进行存储和显示，也可以通过微缩胶卷的形式进行存储。另外在数据录入完成纳入系统后则很难再进行核对，所以在录入时要保证录入的质量，并做好录入完成后的核对工作，从而保证档案数据的质量，促进档案建设的快速发展。

1.2 要重视房产档案数据这一基本信息的建设

数据库是档案现代化管理的基础,数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目,也是进行检索的一条途径。所以在进行档案处理时,所提示的档案信息须有一定的广度和深度,确保系统存储的档案信息内容丰富。否则难以满足利用者的各种检索要求,我们在设置字段的类型时注意从利用者的角度来考虑,本着方便利用者查询又能满足自身工作需要的原则,同时要注意数据库结构的设计,建设有特色的数据库,要做到各有千秋,各有特色,人无我有,避免重复。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进,不足的地方给予补充。

房产档案数据的备份问题也是不容忽视的。房产档案信息多数都存贮于计算机硬盘和磁性介质当中，这样当系统出现问题或是硬盘发生损坏时，则会导致房产档案信息的丢失，从而带来严重的损失，所以为了保护房产档案信息的安全性，系统要自动的对数据进行定期的备份并进行存贮，同时存贮的地方尽量放在远离系统运行的地方，这样可以有效的保证数据的安全性。随着网络技术的发展，对房产档案信息进行异地备份存贮，充分的保证了数据的安全性。

1.3 强化网络,维护档案系统安全

要进行权限控制,并保护信息拥有者和最终用户的利益,可分为用户管理、角色管理和授权管理。建立网站时必须设立防火墙,进行安全扫描、入侵检测、安全域隔离等。档案信息在网络传输过程的安全措施包括用户身份证、数据加密、信息保真等。用户通过网络进入档案网站服务器,需要对档案信息利用者进行身份认证,从而得到网上利用档案资格。为确保数字信息在网上传递过程中的全安性和完整性,还要预防网上黑客攻击。因此,档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的不断发展进行及时调整和加强。

2 树立档案工作系统意识,用创新的观念进行信息化建设

房产档案是一种珍贵的社会资源，其优质高效的对这部分资源进行开发和利用，对社会的发展具有积极的促进作用。随着档案数量的增加，档案的系统化管理工作更为重要，在工作中需要制定一体化的文档管理模式，同时在档案整理工作上，树立系统化的工作意识，可以使整理工作更为主动和超前。同时，做为房产档案的管理人员，需要对档案及与档案有关的相关信息有个深入的认识。由于长期以来房产档案的管理模式比较落后，所以在信息化建设中有许多基础性的工作需要进行，不仅需要大量的人力、物力和财力，同时还对质量有严格的要求。所以在房产档案的工作中要具有系统的意识，从而有利的提高工作效率和工作质量，同时在保证房产档案的合理开发和利用，还需要在观念和意识上进行创新，从而促进档案信息资源开发工作的开展。

3 不断拓宽房地产档案利用渠道,服务经济与社会发展

作为房地产档案工作者,要适应这种转型的需要,破除陈旧落后、不适应时代发展的观念,树立正确的思想观念,促进房地产事业的健康发展。房地产档案工作由原来的封闭型转向开放型,是房地产档案工作适应新形势要求的一个重要举措,开放型的房地产档案工作,在保证国家机密安全和用户利益的前提下,要尽量满足利用者对房地产产权、产藉、资料及证件等档案材料的需求。为社会的发展、政府的决策提供真实可靠的房地产信息,为广大群众在社会的经济活动中提供有力的房地产证明和保障,为解决房地产纠纷和房地产诉讼中提供确凿的法律依据。在信息化实践中,要积极探索新的途径,寻找新的角度,全方位、多层次地开发档案信息资源,用创新的思维加大信息资源整合开发利用力度。