浅述档案信息资源开发利用的手段

孙冬梅

（庆安县地方志办公室 黑龙江 庆安 152400）

档案信息的种类可以包括科研动态、新材料信息、新品种信息、金融信息、人才信息、企业管理信息、经济综合信息等等,同时,又可以展示实物样品、编辑信息专集、信息快报、图片信息、音像信息等。档案信息具有丰富而可靠的特点。过去由于档案部门过分强调档案的保密性,使人们认为档案馆是保密重地,是对外封锁的禁区,也使档案工作被蒙上一种神秘的色彩。所以,人们对新形势下档案工作不了解,对档案本身的真实性、知识性、信息性、权威性认识淡薄,不会、不敢、不善于利用档案。一些人甚至不知道档案还有信息利用价值。但这并不意味着人们无利用档案之实际需要。鉴于档案及档案工作实际,作为档案工作者,我们有责任加强档案信息转化工作,并以能为一般公众接受的形式将档案信息输入社会,服务社会。目前,这方面除了进一步做好传统的档案基础工作外,有必要研究、探索新的传播档案信息途径,以丰富档案信息的输出。

1.编制科学的检索体系,方便档案信息资源的开发与利用。社会对档案信息利用和需求日益增多,只有先进的传递手段,才能把档案信息及时、准确、系统、多渠道地传递出去,方便利用。目前,档案检索工具比较单一,检索手段比较陈旧落后,特别是档案信息检索深度差,档案信息无论从数量上、还是从积累速度上看都与市场经济不相适应。因而,做好档案信息资源的开发工作,必须编制科学的检索体系,为利用者提供更多的检索渠道,增强档案信息资源开发利用能力。对综合性档案馆而言,它的检索工具应具备案卷目录、全引目录、文件分类卡片(目录)、人名卡片(目录)、全宗介绍、档案馆指南等。有了这些规范化、标准化、科学化的档案检索工具,档案利用者可根据自己熟悉的渠道随时查找所需要的档案信息。这样,就能方便用户,较大限度地发挥档案的资源性作用,较好地为经济建设服务。

2.搞好档案编研工作,提高档案信息资源开发利用效益。编研工作的目的就是为利用者提供更加系统、完善、精炼的档案资料。过去对这项工作只停留在一般的编目工作上,没有将档案信息作为信息资源去开发、去深化。为了适应社会主义市场经济的需要,使档案利用渠道得到拓展,使档案工作得到深化,必须对档案信息进行编研加工,将有价值的档案信息资源充分地开发出来,及时地、有针对性地提供给广大用户,使之产生巨大的经济效益和社会效益。档案工作者应根据市场经济的需求,结合具体情况编研出有关档案的汇编、摘编、简介、指导性文选、年鉴、图册等,便于档案利用者更好地利用。

3.加强档案人员的培训,保证档案信息资源开发质量。档案具有高知识含量,因而要想开发利用好档案信息资源,就必须拥有一批文化素质高,具有一定专业知识的人。所以,应当加强人才培育系统的建设,迅速造就一批具有广泛的知识基础、能够操作和掌握最先进的管理技术和手段,能够分析研究、开发利用档案信息的专门人才,这样才能保证档案信息开发的准确、快速和高质量。同时,档案人员应参与社会实践、学用结合,注重自身素质的培养和提高,以适应档案工作和档案信息现代化和国际化的要求。

4.强化信息的输出与反馈工作,快速准确提供档案信息资源。为了使开发出来的档案信息资源实现它的价值,就要将开发出来的信息及时输送出去,得到及时利用。只有被利用,才能产生一定的效益。不能像过去那样,等着用户走上门来才提供利用档案。在发出的信息及时传递到急需部门的同时,定向跟踪了解利用效果,并及时反馈利用过程中存在的问题,总结经验,找出差距,使档案信息资源开发工作逐步深化,向健康方向发展。

5.建立档案信息网络,形成档案信息传递的良性循环。运用电子计算机技术传递档案信息,是建立档案信息传递网络、增强档案信息资源开发能力的重要手段。通过计算机联网,形成地区性和全国性的档案信息网络系统,进行科学管理,使档案利用从单独的服务方式向网络化的服务方式转变,把档案信息及时、准确地传递出去,提高档案信息的利用率,更有效地为社会主义市场经济服务,从而形成档案信息传递的良性循环。

6.做好档案信息资源开发预测工作,超前服务于市场经济建设。档案部门要提高档案信息的利用效益,首先要提高自身对社会发展、经济建设的广度和深度的认识,掌握本地区、本单位工作重心和发展趋向,摸清利用者意图,在准确地预测其发展动向的同时做好档案信息资源的开发工作,把具有价值的档案信息提前提供给利用者,使档案信息资源开发工作与市场经济的发展紧密相扣。档案信息是信息资源的重要组成部分,档案中储存的各种信息,有巨大的经济效益可挖掘。

7.充分利用现代化手段。一是应用计算机技术分析、处理和整合档案信息资源。应用计算机实现档案信息编目、检索、统计、借阅等工作的自动化操作和管理，充分提高管理效益。档案信息编目、检索、统计、打印、修改、传递等，可以做到一次输入，多样化输出，扩大档案信息的检索和利用的途径，及时、准确、全面、系统地提供档案信息。二是应用档案缩微技术翻拍、留存、传递档案信息。缩微复制品不仅能如实反映档案信息内容及载体的原貌，而且还具有保存寿命长、规格统一、适用性强、提供利用多样化等特点，既方便了档案信息利用者，又减少了档案因大量翻阅而造成的破损。三是实现档案信息数字化、网络化。档案信息资源建设，核心是档案信息的数字化建设。它是利用现代化信息技术，将传统载体档案进行数字化处理，实现多媒体存储和大量存储，使不同时空下的档案信息资源得到充分共享，从而克服传统的档案信息服务方式的局限性。