公共图书馆业务档案管理工作之我见

陈丽萍

（大兴安岭地区图书馆 黑龙江 加格达奇 165000）

档案是作为历史记录保存起来以备查考的文件资料，它是国家机构，社会组织和个人在社会活动中形成的。图书馆业务档案是指图书馆在实践过程中形成的具有保存价值的文件材料，是图书馆发展变化的历史见证，是调查了解图书馆工作的重要依据，是总结经验、制定计划，探索规律进行科学决策的重要参考依据。图书馆业务档案管理工作在公共图书馆管理工作中占有重要的作用，这不仅是图书馆工作业绩的真实反映，也是国家对图书馆进行整体评估的重要依据，档案管理工作的优劣直接关系到图书馆整体管理的质量的好坏。

一、公共图书馆业务档案管理的内容、性质以及其特点

1、业务档案管理的内容。业务档案管理主要包括两方面的内容：一是对档案资源的管理。即，档案实体管理，

也就是档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。二是对档案中所包含的信息的管理，即档案信息管理，就是对档案中的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，以便于档案信息的开发和利用，它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供材料，属于档案的深层次管理。

2、业务档案管理的性质及特点。业务档案管理属于管理工作，对公共图书馆而言，业务档案管理是管理工作的一部分，又是图书馆各项管理工作的组成部分，例如：人事档案是人事管理的一部分，行政管理档案是行政管理的一部分，其特点具备所有档案的一切特点，但其资料的原始性，及其真实性尤为突出。

二、图书馆业务档案管理的必要性

据参加全国公共图书馆评估定级的专家介绍，在评估定级时发现，虽然各馆都建立了职工考勤和奖惩制度、目标管理制度、读者借阅制度等各项规章制度，但对图书馆开展的各项活动，读者流通人次、图书借阅册次、服务效果等业务档案缺乏原始记录或记录不全，或者是将有关档案随意堆放，不便查找利用，这都是长期不重视业务档案的结果。实际上，图书馆业务档案在图书馆开展各项工作时，作用是非常巨大的，主要表现在：

1、有利于提高管理水平。公共图书馆业务档案归档范围涵盖了图书馆的各项业务活动，通过对保存的档案的整理、分析，便可以了解图书馆工作的全貌，从而及时地发现问题，总结经验，摸索出管理的规律，提出改进工作的措施，达到提高科学管理水平和提高工作效率的目的。

2、有利于提高服务工作的质量。图书馆业务档案为各部门制定年度工作计划提供了量化的可行性参考数据，在日常的服务工作中，通过对相关业务档案的归纳，研究、分析，可以了解出读者的层次，阅读倾向和不同时期读者对某种文献的需求及馆藏文献的利用率，这不仅有利于服务部门不断总结工作经验，改进读者服务工作，提高文献利用率，而且还有利于采编部门根据读者的需求来订购文献资料，最大限度地满足读者的需求，充分体现“读者至上，服务第一”的服务宗旨。

3、业务档案资料是图书馆评估定级的重要依据。档案资料在评估定级中起着非常重要的作用，对照各项评估标准我们不难发现，在这些评估标准中，每一部分的评估细则中都明确规定要求提供真实的原始材料，这些真实材料无一不与业务档案工作息息相关。由此可见，科学、规范的档案管理是搞好评估的基础和依据。

三、公共图书馆业务档案规范化的几点意见

《中华人民共和国档案法》规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，鉴于图书馆档案管理工作中存在的一些问题，我认为应从以下几方面加以规范图书馆业务档案的管理。

1、业务档案收集的规范性。收集是获取档案，实现档案管理的基本途径：图书馆业务档案的收集一般有两条，一是上级或相关部门下发、转发的文件材料，一般定为上级文件类，这类文件基本上属于指导性文件，业务性材料占的比例较少。二是在工作中直接或者间接形成的各种文档及一些统计数据，这部分是图书馆业务档案的主要部分，也就是说我们必须将这部分业务档案作为规范性管理，其收集方式主要有接收和征集两种。

2、业务档案整理的规范性。整理档案即是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类标引、编目并组合排列，组成一个有序体系的过程。图书馆业务档案整理必须要遵循档案整理的一般原则，保持其文件之间的历史联系，便于保管和利用，有利于今后的资源共享建设。

3、业务档案保管的规范。保管档案的主要任务是防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，做好图书馆档案资料保管应工作。

4、业务档案开发利用的规范。档案管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务。

5、对业务档案管理员的几点要求。档案管理应有专人负责，且负责业务档案的人员必须具有大学专科以上学历，具备摒弃名利观念，甘当无名英雄和“长作绿叶扶红花，愿为蜡烛明他人”的职业道德，并且受过专门的业务档案管理培训，不断充实自己，不断学习专业知识，才能做好这项工作。档案员在收集业务档案时应坚持宁多勿少、宁繁勿简的原则，尽量使之齐全完整，切记，不要随便丢弃或私自占有数据和资料。

总之，图书馆业务档案的管理，可以反映图书馆的工作成绩，反映图书馆各个时期的工作面貌，更重要的是，它是图书馆对社会贡献大小的真实记录，所以，规范和健全业务档案管理有利于加速图书馆事业的发展，对评估图书馆的社会地位、正确认识图书馆的社会价值，都有极其重要的意义。据悉，通过几次评估定级检查后，各馆均不同程度地加强了档案管理，建立健全了各项规章制度，规范了档案管理工作，注重了原始资料的收集、整理和保管工作，提高了管理水平，我们相信，图书馆业务档案工作做好了，一定会更加促进图书馆事业的发展，使我们公共图书馆的管理水平更上一个新台阶，更好地服务于广大读者。

［1］康秀敏.图书馆评估经验之我见《图书馆建设》2008.6.

［2］孟德泉等.对图书馆档案管理的思考《理论观察》2006.12.