事业单位档案管理信息化建设的若干问题

2013-08-15路晋超贾彦敏林建民

黑龙江史志 2013年11期

路晋超贾彦敏林建民

（北京市房山区建筑安全监督局北京房山 102488）

事业单位对档案的管理需要非常细致的工作和严谨的态度，档案管理的好坏直接关系着事业单位的综合能力是否能够提高。随着高科技的信息化管理的引进，档案的管理也需要跟进，为此，本文针对事业单位档案管理的信息化管理提出了几点个人意见和想法，希望对各界同仁有所帮助。

1.档案管理信息化必要性

档案管理的信息化，指的是把原有的档案实体模式改变成将档案实体以信息化的方式回馈给客户，服务于社会。以最快最简洁的方式回馈并服务于社会群体，使之获得最大的利益。档案实体信息化的管理是否得当，直接关系着档案信息资源是否能够合理的进行分类、分析以及加工的过程，从而最终能够提高档案管理的效益。相比传统的档案管理资料，电子档案管理更加快速便捷，效率更高，同时，档案管理的成本也会大大的降低。

然而，对于目前而言,事业单位对档案的管理还是以手工操作为主，少数单位即使安装有人事档案管理系统，也没有合理的利用，懂得管理技术的人员有限，或者，因为档案管理系统的功能有限，仅限于将部分个人档案和信息输入到计算机，统计数据极大的不完善，或者，当工作人员在调动档案和资料检索时，工作人员仍然是按照以前的思路进行，对新鲜事物避而不闻，依旧按照之前的思路进行手工操作，最终导致信息化技术无法得到具体的实施和开展，档案的信息化管理也不能更好的适应时代的发展。

2.制定档案管理信息化总规划

为了更好地完善档案信息化的管理，相关的规章制度的制定是非常必要的，为此，相关的档案工作人员应严格按照事业单位的制度处理，服从其发展战略部署。从本单位自身的条件及发展方向出发，更进一步的调查，并附以科学的考证，最终制定出具有可行性的档案管理信息化总方案，在近期规划和长远的规划中，使之服务于社会，具有很强的管理实施价值，通过网络信息化的制定，最终使档案的管理形成一个庞大的档案管理信息化系统，推动档案信息化管理的发展和与工作人员进行信息化管理之间的协调关系。此外，为了更好地实施信息化技术的管理，相关技术人员应高度重视系统对事业单位的时效性、可扩展性以及灵活性，使之获得信息服务目标的大力支持，制定优秀的信息化总规划势在必行。

3.构建实用的档案信息网络

构建实用的信息网络对档案管理至关重要，建立一个优质的档案网站，成为信息化管理中的重中之重，通过档案网站的网页发布相关的档案信息，提供给客户相关的档案服务，包括：档案信息的网络咨询、搜索、以及电子文档的归档等，这些对档案的管理都具有很好的效果。

档案信息化构建中，应将档案管理系统归到事业单位管理信息系统，使之成为一体化系统，同时，将单位所有部门的信息统筹全部加进去，实现资源的共享，最终是档案管理具有更高的系统综合效益。

此外，在选择档案信息管理系统过程中，还应该使用省级能力和开发能力较高的系统，因为这个是档案管理系统中重要的一个环节，只有具有强大的软件管理系统，才能使搜索能力更强，计算机网络的优势才会越发的明显。在选择档案管理系统时，应首先满足国内外的相关规定与标准，最好是当前的主流产品，能够得到国内外软件、硬件实力公司的支持，保证其升级换代，没有后顾之忧，最大程度的降低系统开发的成本，另外，设备的设置应尽可能的考虑到网络吞吐能力、响应时间以及传递速度等。

4.实现信息资源的数字化管理

档案的管理，应紧跟时代的脚步，信息资源的数字化是档案信息化管理的重要前提，也是档案原件保护的必要手段。实现档案资源数字化的管理，应使用先进的信息手段，将档案部门的相关物质载体转化成数字化信息，建立成档案全文数据库和目录数据可，通过网络提供。

5.规范档案信息化

档案信息化管理的是否标准、规范，对档案的信息化建设其中至关重要的作用。事业单位应严格按照国家的信息化管理标准，根据自身的需求与特点制定适合自己内部的管理标准，从实践中不断的完善。档案的管理应对各部门的档案内容、着录项目、数据库结构以及格式统一制定规范，其次，也应该对档案数据库管理的软件、硬件文档、数据指标进行规范，使得以后的电子目录存档更加的方便，避免出现数据无法转换等问题。