关于房管档案数字化发展的探讨

施建仇

（崇明县房屋信息管理中心 上海 崇明 202150）

长期以来，房管档案管理一直以传统的手工处理为主，存在着效率低下、差错率高、共享查询不便捷、大量占用库房资源等缺陷，使房管档案管理一直未能突破发展瓶颈。这一现实情况下，进行房管档案信息化建设越来越得到房管行业的重视，房管档案数字化发展已然是大势所趋、迫在眉睫。因此，对房管档案数字化进行探讨，由此寻求房管档案管理水平和服务质量的提升就显得尤为重要，对于我国房管行业的健康发展也具有积极的现实意义。现就房管档案数字化发展做一些探讨。

一、什么是房管档案

房管档案是指在住房保障和房屋管理工作中产生的关于住房保障、物业管理、房地产市场等方面的具有保存和利用价值的各种历史记录，是房产管理工作的真实记载和重要依据，是提供外部查询和追溯情况房产情况的重要基础资料。

二、房管档案的鲜明特点

有别于其他专业档案，房管档案拥有其自身鲜明的特点，主要包括动态性、区域性和凭证性。动态性，包括房产本身变化和房屋外部条件变化所引起的房产变化，前者如房屋征收、旧城改造、城市规划、产权灭失等，后者如房地产买卖、继承、转让等原因造成的权属变更。其动态性决定了必须进行房管档案的动态化管理，以确保房地产权益现状一致性；区域性，属地管理是房管档案管理的基本原则，法律规定中明确指出，一个行政区划内只能有一家房地产发证机构；凭证性，房管档案是房地产行政管理法定职责的体现物，能够对人与房屋间的权利关系作出合法证明，从而在法律方面为产权保障和产权管理提供有力的法律依据。

三、房管档案数字化的意义

所谓房管档案数字化，指的是通过对计算机技术、数据库技术、存储技术、扫描技术、多媒体技术等的利用，将各载体形式的房管档案资源向数字化档案信息进行转换，以数字化存储、网络化联接的形式，用计算机系统来实施管理，从而依靠有序的档案信息库，来实现资源共享，保证信息的及时提供利用。

房管档案数字化的意义主要体现在以下几个方面：

（一）促进工作效率的提高

房管档案管理数字化核心依赖于计算机的辅助，通过实现数字化，有效改善了手工检索的局限性，拓展了多样多元性，房管档案利用效率显著提升。

（二）衔接各部门工作，促进房管工作水平的整体提高

房管档案的数字化将各个业务部门连接在一起，根据设定的权限科学合理利用档案，一方面避免了纸质档案的损耗，另一方面充分发挥了业务中形成的档案服务业务的反哺作用，促进房管工作水平的整体提高。

（三）利于高效快捷房产信息服务体系的建立

当信息化已经成为一种全新的管理方式和运行模式，成为带动管理创新和体制改革不可或缺的一部分。充分利用已有的系统资源，统一规划、统一建设、统一管理，将房管档案信息有效地整合和利用，向大众提供信息公开、网上政务、公共服务、公众参与及其他个性化服务等功能的平台，从而形成政府联系群众、服务群众的一座桥梁。同时，建设内部业务工作平台，便于对工作信息、工作数据的查询与使用，便于各级领导了解房管工作情况和数据，便于更多业务的整合，以此提升内部工作效率。同时，作为权威、准确、全面、严肃的房管档案数字化发展，需严格做好安全保密工作。

四、房管档案数字化的实现分析

（一）强化房管档案标准化体系建设

房管档案的标准化、规范化是开展房管档案数字化管理的基础与前提，也是现代化角度下对房管档案管理行为的确定，且必须着眼于数字化管理这一基础。当前，部分房产部门依然轻户籍、重产权的情况，档案管理的规范化、标准化存在一定滞后性，房管档案的数字化被忽视，如设计与建立档案数据库、自动化的档案编目与检索、档案库现代化保护技术、档案工作辅助管理等。这些不仅是房管档案工作的基本环节和自动化档案管理的具体体现，而且还是全面实现房管档案数字化管理的重要基础。因此，房管档案的数字化推进，必须严格落实规范化、标准化的档案工作。而这就需要各房产部门结合自身情况，注重信息化技术的应用，以规范化、标准化为发展目标，来促进档案工作的不断完善。

（二）建立房管档案信息数据系统

当前，大部分房管档案仍然以纸质体现。通常，纸质档案的数字化制作有两种形式：第一，通过扫描仪扫描，经OCR（文字识别软件）识别，或计算机人工录入，来将档案信息制成文本文件；第二，按页由扫描仪将纸质档案扫入至计算机中，依靠图形文件的制作，来形成数字化的原文信息。其中，前者空间上占据的小，是意义层面上的真正全文数字化，但纸质档案有着多种多样的信息记录方式，有手写体、繁体字，且存在非文字形式、字迹褪色等情况，这对于要求真实程度最大化的房管档案来讲，无疑是个明显缺陷。而人工录入形式，录入人员的数量不但要多，且效率低、容易出现差错，且核对存在难度，可以说，这一方式大投入、慢收效的特点，对档案信息的实际应用造成了严重影响。而第二种方式的实现就容易许多，使得加工二次文献信息的时间大大缩短，不但促进了档案信息时效性的提高，且表现出相对较低的差错率。同时，图像扫描是对原件本来面目的保持，不但能够使利用者看到档案的文字内容，且还能看到如纸色、批注等其他特征，能够获取更多的利用价值。而在计算机技术迅速发展的今天，在硬件、软件上都可以很好地解决图形空间占据空间大的问题。因此，在房管档案的数字化建设中，应积极推广第二种纸质档案数字化制作方式，以确保所建立的房管档案信息数据系统具有更高的利用价值，能够更好地服务于档案管理工作。

（三）建立房管档案信息传输平台

只有传递过程中的档案信息才能体现其应有价值，以往档案信息只存在于原件或经处理的二次文献当中，档案信息的获取需要到存档处，通过拍摄、静电复制、阅览摘录等形式来实现。而房管档案的数字化建设中，数字网络系统就成为档案信息传输的主要平台，形成传递网络，拜托了空间、时间限制的同时，能够进行多项传递和远程传输。据愿望的构建是档案信息传输平台建立的前提，在遵循“统一通信协议”的基础上，将各部门计算机资源通过网络联系进行整合，可以不同应用为依据，来进行服务器的设置，通过网络来实现个体计算机对信息资源的共享，在权限范围内获取相关信息。

结语

现代社会对档案的重视程度越来越高，尤其在注重民生的今天，房管档案的发展聚焦了更多人的目光。随着数字化应用领域的拓展和技术水平的逐步提高，使房管档案信息管理向数字化方向快速迈进，推进房管档案由传统模式转向数字模式，已成为当前摆在我们面前的重要课题。结合房管部门实际工作情况，加大数字化进程，使房管档案服务走向全方位现代化，从而更好地服务社会、服务基层、服务群众，使房管档案管理的应用得到充分发挥，更好致力于我国房地产事业的发展，为全面建成小康社会作出应有贡献。

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