浅谈档案信息资源共享机制建设

2013-08-15刘文会

黑龙江史志 2013年11期

刘文会

（黑龙江省疾病控制中心黑龙江哈尔滨 150030）

在信息技术突飞猛进的时代，信息已成为了等同甚至超过物质和能源的重要资源，信息资源的开发利用已成为了经济、社会发展的重要一环。这就要求在档案信息资源共享的建设过程中，既要依靠信息技术实现基础性保障，也要依托管理的标准化和服务的科学化，完善档案信息资源共享机制建设。

一、档案信息资源共享的意义

1.档案信息资源整合，方便统计

档案信息资源整合工作应首先建立在统计分析的基础上，没有统计分析，档案信息资源整合工作将无从下手。为保证档案信息资源整合工作有针对性、有计划性地开展，就要对档案信息资源的分布状况、流向和档案信息用户的需求、特点等进行调查、摸底、研究、分析，然后制定科学合理的实施计划。

通过开发利用,能使档案的潜在价值变为现实价值,能发挥其经济效益和社会效益。通过有关信息的收集汇总、分析和加工,及时地了解与掌握社会需求,及时地开发档案信息资源,服务于经济建设,尽可能全面迅速。准确地把有效信息传输给社会,既是大力开发档案信息资源的有效形式,也是广泛地系统地提供档案资源为社会各方面服务的一项重要工作。收集后的档案进行系统的管理,档案的分类组卷能反映一定的历史联系,有章可循,让人看了一目了然。

2.查询档案更便捷

档案信息资源开发存在和发展的基础是社会档案信息需求,因此,满足社会合理的档案信息需求就成为档案信息资源开发获取社会合法性,进而获取自身生存与发展的社会资源的基础。

目前的档案信息资源不仅数据量大、涉及范围广,同时它还系统的记载了人们成功的经验和失败的教训。所以利用现代知识数据挖掘技术对同类档案进行分析处理可以得到很多有意义的有利于决策的知识和信息。合理科学地开发利用档案信息资源,特别是科技档案信息资源,并将其转化为一定的生产力,才能发挥档案信息资源在市场经济社会中的作用,为社会主义现代化建设提供法律可靠凭证和现实参考。

二、档案信息资源共享的现状

1.建立档案目录中心

档案目录中心是指集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构，集中各级各类档案馆的全部档案、资料目录，并由其负责收集、存贮、管理、控制、传递全部档案资源信息。

档案目录中心以建立实用高效的档案检索体系，实现资源共享为主要目的，促进了档案馆馆际间、档案部门与其它文化机构间，以及地区间、国际间的文化交流，最大限度地提高了档案的社会效益。

2.拥有档案门户网站

随着我国档案信息化建设的稳步推进,各级各类档案学期刊网站建设的规模和速度与日俱增，这些网站的建立，上载到网上提供给用户查找利用，必将促进我国档案学的学术资源的传播和利用，这是开展网络环境下档案信息服务的有效举措。同时，档案门户网站的建设，对于档案部门充分利用公共网络这种全新的信息交流和资源共享有着重要意义。

这些网站逐步将部分馆藏资源数字化，大大提高了档案信息的传递速度，并在一定程度上解决档案信息传递滞后的问题，对于扩大档案影响、方便档案利用、提高档案服务水平都很有积极作用。

三、完善档案信息资源共享机制的途径

1.信息管理体制标准化

传统的管理方法,缺乏科学手段,在一定程度上制约了档案信息资源的开发利用，如只重视对档案载体的管理,忽略了对档案信息资源的揭示运用；检索工具单一,缺乏科学的管理方法,使档案信息资源得不到充分的发挥和利用等。

档案信息资源开发利用工作的业务流程设计要合理、科学、紧凑,有利于提高工作效率；要严格按照国家标准进行档案信息的鉴定、整理、统计和利用等工作,要及时根据管理和开发利用对象的变化,对业务流程作相应的调整并逐步优化档案管理的规范化、标准化和系统化，有利于科学管理和开发利用档案信息资源。

在理性化社会,实现档案信息资源开发理性化是实现档案信息资源开发有效性的基本保障。实现档案信息资源开发的理性化,首先在于构建一套充分体现现代档案信息资源开发理念的行之有效的档案信息资源开发制度,以规范档案信息开发实践。

2.网络技术辅助

在信息技术突飞猛进的时代，技术已不是阻碍信息资源共享的根本障碍，关键的障碍在还在于人的因素，因为档案作为一种非自然资源，是与人息息相关的。

档案信息数字化是建立档案信息数据库的基础，其关键的内容是档案全文数字化。大量的实践证明,没有现代化的技术、设备和手段应用于档案信息资源的开发利用,就根本谈不上科学开发和合理利用档案信息资源"先进的现代化设备在档案工作领域的广泛应用,为科学开发利用档案信息资源创造了优越的条件,给档案信息资源的开发利用带来了革命性的变化。

应用计算机可以实现档案信息的编目、检索、统计、借阅等工作的自动化操作和管理,减轻了档案信息资源开发利用工作的强度。档案信息资源将通过网络、电视屏幕、报刊广告等越来越丰富的形式为人们所利用。