浅谈事业单位档案管理的现状及对策

2013-08-15丁志荣

黑龙江史志 2013年11期

关键词：检索事业单位单位

丁志荣

（黑龙江省鹤大公路管理处黑龙江鸡西 158100）

在我国经济社会不断发展的今天，事业单位的规模、管理理念以及管理方式等都发生了巨大的变化，在这个变化过程中，档案管理工作为保证其单位健康、积极发展发挥了巨大的作用。

一、当前我国事业单位档案管理的现状

结合我国事业单位档案管理的实际情况来看，其多数事业单位在档案管理活动中所存在的问题主要包括以下几个方面：

1、档案管理人员的素质参差不齐

在不同的事业单位，其单位领导者对档案管理部门人员的配备和管理体系的设置各不相同，但从整体上来看，我国事业单位档案管理人员普遍存在着对档案管理的专业知识掌握不全，业务素质不高的问题，甚至有的事业单位领导还会给档案管理人员分配更多的、不属于其工作范围内的任务，这便导致了档案管理人员身兼数职，没有足够的时间和精力来从事档案的管理工作，更没有多余的时间去参加相关的业务培训和学习，以便补回所自己缺失的业务能力。另外，还有一些事业单位的档案管理人员所掌握和熟知的管理理论都是陈旧的、传统的管理模式下的管理知识，而这些陈旧的管理知识和相关的管理手段已经不能再满足于现代化形势下的档案管理，将传统的管理手段运用到新型的管理体系中时，不但不会收获良好的工作效益，甚至还会导致档案管理工作效益低下，甚至出现重大失误和差错等问题。

2、事业单位领导者对档案工作的重视度不够

在生活中有一个词叫“上行下效”，其主要是讲上级领导或上层阶级的人怎么做，下级工作者便跟着他们怎么做。且不说这个词用在本文中是对还是错，但是结合具体的生活来看，事业单位的档案管理工作要想获得更佳的工作效益，发挥其最大的社会服务功能，其初始工作便只能是先得到单位领导的重视和关注，只有事业单位的主要负责人和领导者对其工作产生重视，并下达相关的指标了，下级部门的工作人员才会服从上级命令并认真的执行。然而目前，我国事业单位领导者正是缺乏了这样一种对档案管理工作的重视，才导致其管理工作无法顺利地开展。

3、档案管理硬件条件不好

很多事业单位的档案管理工作开展不顺利不是因为其管理手段和管理理论的陈旧，也不是因为其管理人员的素质不高，更不是因为单位领导者的不重视……这些事业单位具备了所有的主观条件，但唯独缺少了客观条件，即档案管理硬件设施的配备。在这一类型的事业单位中，往往因为其单位的资金不足或者其他客观因素导致其档案管理无法实现科学化和规范化，既没有配备相应的打印机、复印机以及电脑等最基本的硬件设备，也没有现代化技术手段作支撑，更有甚者连最基本的档案室都不具备。以上所述原因均是导致相关事业单位档案管理工作无法正常、顺利开展和进行的主要原因。

4、档案信息的检索效率不高

除了上面所提到的三种情况，还有另外一种情况导致了事业单位档案管理工作的不顺，即档案信息的检索效率不高。到目前为止，档案的检索方式一般有两种，一是档案人员进行手工检索，二时利用计算机网络系统进行自动检索，但在实际操作中，事业单位的档案信息检索方式仍然以手工检索居多。手工化的信息检索不但会浪费档案管理人员大量的工作时间，而且其检索的速度和准确率都不高。比起计算机检索来，手工检索不仅获得的信息量小，还费时费力，对档案信息的利用功能造成了严重影响。

二、相应的解决对策和创新[1]

1、真正提高思想认识，切实加强组织领导

事业单位领导特别是主要领导一定要高度重视档案管理工作.把它放在单位事业全局的高度来看待，并将其纳入到单位党委和班子会议议事日程。要建立档案管理领导小组，由主要领导任组长，相关成员任成员，以加强领导，便于处理协调档案管理中遇到的一系列问题。要定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，如果发现问题要及时解决，不要留下隐患。

2、加强培训教育手段，提高档案管理人员综合素质

档案管理人员是连接档案与利用者的重要桥梁，档案人员的素质的高低，直接影响到档案的利用在企业人心目中的形象好坏，也影响到本单位事业发展的快慢。所以，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键所在[2]。

3、加强档案工作的基础建设和硬件建设

档案管理部门要积极争取本单位主要领导的支持与帮助，做好档案管理设施特别是关键设备的更新与维护，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、OA办公软件等。要建立坚固的防火、防潮、防盗等专用档案库房，要配置铁质档案柜，同时抓好密码使用和管理。

4、不断建立、健全档案管理规章制度，以求长效管理机制[3]

各个事业单位，要坚持规章制度的合理性、科学性和规范性，从本单位档案管理工作的实际需求出发，研究制定相应的制度，避免人治，实现制度管理。要坚持“实用、简明、高效率、可操作”的原则，实现规章制度的较好的操作性、方便实用性。要坚持奖罚分明，无论是管理者还是执行人，要坚持公平性、严肃性和平衡性，力求有过必惩、有功必奖。

5、认真做好事业单位档案保密工作，防止失密、泄密

在基础设施建设上，要在档案管理房选址和建造等方面遵照国家的相关规定，做到档案库房、办公室、阅览室分开；库房的管理上，要实现专人负责、专人看管；在人员队伍建设上，档案工作是一项政策性、业务性和技术都较强的工作，集服务性、保密性、科学性于一身，一定要选择政治可靠、作风正派、责任心强、业务熟练的共产党员从事干部档案工作。