浅谈档案对企业发展的重要作用

王冬梅

（哈尔滨民政工业总公司）

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，是蕴藏着丰富历史信息资源的知识宝库。熟知的各种记载为后人研究古代历史、推进现代文明提供了捷径，而在现代企业，档案的作用更是不容忽视。它反映企业生产技术活动和经营活动全过程的各种原始记录，是企业的一种有形资产，同时，新时期赋予档案新的意义，即它可以体现企业的无形价值，是企业的一种无形资产。有形与无形的结合，使企业档案的价值和地位与日俱增，使档案对企业发展起着十分重要的作用。

一、档案在企业发展中的重要作用

提起档案，我们并不陌生，它就在我们的生活中，而且与我们息息相关。如：我们的养老保险记录、婚姻记录、存款记录、房产记录等，这样都属于档案范畴，但只是档案中的几种。就一个企业来说，档案包括的范围也很大，有文书档案、人事档案、财务档案、科技档案、声像档案和电子档案等。但它们倒底有什么作用呢？作为档案管理人员，我常听到周围有人这样说过：把不用的东西放到档案室，反正那里很大。说明什么呢，一方面只能说明很多人对档案有着错误的认识，认为档案和废纸的作用差不多。另一方面也说明档案的作用和价值未被人们认可。其实，档案在企业的作用是很大的。

（一）它是企业日常管理的依据。企业档案是企业知识水平和管理经验的长期积累，有着较强的连续性，作为企业管理工作的基础和条件，同时也是企业经营、发展和提高的重要资源和保障信息。比如：有两家公司，是由一家公司分立而成，因原属同一公司，所以，曾经因为贷款问题而相互担保，而且资产方面界定不清。后来，一家越干越大，一家维持经营，因银行要求维持经营企业限期偿还贷款，但该企业无力偿还，而诉之法院，另一家企业因此而承担了连带责任，而且因为两家资产归属问题不清晰而造成越干越大的企业最后承担了全部责任。其实很多人还不知道档案在企业中的作用，因此，对档案管理也就未引起重视，一些单位甚至出现过档案失窃、失密的现象，给企业的正常工作造成不可换回的损失。

（二）它是企业改制及改制后再发展的护身符。企业档案在改制中起到了不可估量的作用，作为真实的历史资料，为企业的改制提供了真实可靠的数据，也保证了国有资产的不流失。与此同时，也保证了改制后民营企业的合法权益。

一是保证被改制企业和员工的利益。企业改制前的关于厂房、经营、土地使用等档案资料，可以使改制有据可查，有法可依，从而企业改制得以顺利进行。有这样一个例子，有一个企业过去效益好时，职工按效益开工资，比起同行业中的其他企业，职工的收入是很高的。后来，企业效益逐年下滑，甚至最后只能靠房租收入维持，企业决定减发职工工资，仅发放最低标准。财务人员在做工资表时，由于疏忽没有体现出原应发工资和减发工资两项，只把实发工资一项体现出来，企业和职工都没有发觉什么问题。几年后，企业面临改制，当有关部门来审定时，只能把实发工资一项作为经济补偿金标准，因减发工资在工资表中没有体现，因此，既不能做为职工内欠，又不能计算至经济补偿金中。至此，企业和职工都悔之晚已。

二是保护改制后民营企业合法权益。改制后和改制中的企业档案都是企业资产权益的具有法律效益的原始凭证。一些改制后的企业由于采用先进工作管理方式突飞猛进的发展，不断产生新的债权和债务，要保护好自己企业的既得利益和应享受的合法权益，及时解决好债权问题和债务问题，以及企业和企业之间的经济纠纷，还有企业与职工之间的劳动纠纷等问题，就必须把档案管理工作做到最好，使这个凭证得以长期的保存并保证准确性和真实性，保证改投制后民营企业的合法权益。

（三）它是无形资产的体现。什么是无形资产呢？有个有趣的例子，记得莫言刚刚获得诺贝尔文学奖后，山东一个不知名的酒厂生产名为莫言醉的酒突然出名了，当然是借着名人效应，但当大家都夸着厂家是预言莫言能获奖才为酒如此命名时，厂家坦言，这是酒名是从个人手中买来，而那个人是在几年前只用一千元进行的商标注册，并取得了专利，谁想到莫言一获奖，这个专利价格陡然上涨，厂家也是相中这个效应才肯花大价钱买来的。通过以上的例子，大家对无形资产都有了一个了解，无形资产指的是商标注册权、专利权、企业的商誉和形象等，而这些摸不着、看不到的东西都可以通过摸得着、看得到的档案表现出来。

二、保护企业档案的有效手段

（一）做好企业档案保管工作。一是档案保护技术工作要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，与相关学科相互借鉴的原则，不断探索追求创新的原则。其中，防的技术是防止和减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用，改善档案的保管条件，如库房温湿度的控制与调节、防光、防尘、火、有害气体、有害微生物；建造符合国家标准要求的库房。治的技术是对已经损坏或存在不利永久保存因素的档案进行技术处理，修复已被损坏的档案，最大限度地恢复其历史原貌，增强抵抗外不利因素的能力。如去污、酸、加固、修裱及字迹、影像、声音的恢复技术。二是对档案管理人员提出要求。比如：档案管理人员要有一定的职业道德、爱岗敬业、脚踏实地、严守机密、精益求精及相应的业务知识，能够胜任本职工作。三是做好基础工作，为档案的保管和利用提供便利条件。比如引起领导对档案工作的重视，加大对档案工作的资金投入，使档案工作逐步走向现代化，对档案管理人员可按其对企业贡献大小进行奖励，以鼓励他们的工作热情。利用这些举措使档案工作在“有形”上取得显著成效。

（二）做好企业档案开发和利用工作。在做好基础工作的同时，要重视档案作为无形资产给企业带来的价值。应该做到以下几点：一是创品牌，提高无形资产价值。“莫言醉”出名只是个巧合，而企业应该从中悟出一个道理，品牌会使无形资产的价值提高。二是做好无形资产的宣传。要利用媒体等各形式加大产品的宣传力度，让产品有声有名，家喻户晓。三是做好无形资产的保护。一个企业要站稳市场，就要有一个叫得想的品牌，而这个品牌也必须受到法律保护。娃哈哈集团在商标注册时，将“娃哈哈”“哈哈娃”“哈娃哈”等全部注册，防止有不良企业的冒牌冲击。四是做好无形资产的价值提升。三聚睛氨、苏丹红、地沟油……，用这些触目惊心的东西加工的产品虽然让企业在近期获得了一些利益，但也让消费者对这些生产企业失去了信心，长远看来，这些企业必须会失去消费市场。所以，注重企业信誉，维护企业形象，才能用真诚换得消费者对企业产品的支持，无形资产价值也会大幅提升。。

由此看来，企业档案可谓是广大职工劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的忠实记录和客观评价，有成功的经验总结，也有失误的教训归纳。毫无疑问，它是知识、财富、资产，是企业文化的重要组成部分，具有不容忽视的价值和使用价值。