古今档案管理的相关对比与分析

石晓琦

（牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157020）

前言

档案是人类历史进程中比较重要的文献，我国最久远的档案记录可以追溯到甲骨文时期，而且随着我国古代各类可以记载历史物件的不断发展，也经历了石刻，甲骨文，丝绸等等各种形式。经过了多年的发展，文献的管理方式也不断发展，如何应用现代化条件进行档案管理使档案管理更加便捷化，现在的档案管理是不是也存在死角，古代的档案管理又有什么过人之处，古代的档案管理在当时的条件限制之下，有什么弊端，将是我们重点讨论的问题。

1.古代档案管理

1.1 古代档案管理的优点。古代档案首先具有高超防霉的技术。白矾是一种普遍用于生活的防霉的化学品。白矾的防霉的机理很简单，将白矾溶于水便有防霉的特点，只要将这种液体涂在书本的封面上即可达到防霉的作用，鉴于该种方法的简便可行性这种方法至今仍被应用。在魏晋南北朝时期之前，白矾、麝香作为主要防霉剂，这一时期还用到了含砷和硫的矿物质作为防腐物质。魏晋南北朝时期古人为了防霉，还将防霉剂用水稀释后涂布在纸上晾干。其次古代的档案管理为了更好地管理档案还为其建立专门的库房，关于对档案的管理，库房无疑起着相当重要的作用，因为档案本身的特殊性，对后世具有重要的作用所以要对他进行特殊的防护，所以他所需要的房子在防火，防潮方面的要求都是比较高的，而且关于古代档案库房选在哪里都是有一定的讲究的，适宜在向阳的地方。古代档案库建筑多能因地制宜,选择向阳高地作址。有的档案库巧妙利用地理环境,如石渠阁,阁下筑石渠,引附近沧池水绕阁而流,既隔绝行人的往来,又可防火.最后，古代也具有相对完善的档案补救措施就是所谓的档案修缮。

1.2 古代档案管理存在的缺陷。从我国档案发展的历史看来，在古代的社会条件之下我国的防霉防虫方面的技术在世界上还是比较发达的。但是，当时科技条件是有限的，这就导致了它存在一定程度的缺陷，当然瑕不掩瑜，但是存在的缺点我们也应该充分认识。关于古代对于档案的保护一般采用比较自然天然的方式，因为当时的技术条件的发展与现在相比是存在一定的差距的。由历史记录可知防虫霉类的药物主要分为三类，即植物性、动物性和矿物性，在当时的条件下，植物性药物应用的是最为普遍的，因为植物药物的提取技术相对而言比较简单而且可以大量获取。不得不承认的是，我国的防虫防霉技术虽然取得了一定的成效但是也随之而来了一系列的问题，例如，通常情况下明矾的防霉效果虽然是差强人意的，但是因为明矾本身的化学性质使纸质变成了酸性，使纸本身的性质发生了变化减短了可以保存的时间。无独有偶利用红丹可以达到防蠹的目的，但同时也会造成对人体健康的危害；利用曝晒方法可以达到防治虫霉目的，但同时也会导致纸质档案载体变得干燥、易碎，对档案保护产生不利影响等。

2.关于现代档案的管理

2.1 现代档案管理的优点与可取之处。信息的交流是人类社会比较重要的一个特征，信息的储存需要一定的介质无需置疑，用何种东西储存信息随着科技的发展而不断发生改变。随着现在技术的不断发展载体有了翻天覆地的变化。这种变化总的讲,就是:由传统型的变为非传统型的（或称现代型）。这种非传统型载体大体包括以下几种类型:一、特种纸张,如复印机、传真机用的纸张;二、胶片,如缩微胶片、照相底片;三、性介质,如计算机用的磁带、磁盘;四、光盘。这些新时代背景下发展出来的档案管理方式与传统的档案管理方式大为不同，这就意味着现在的趋势是用一种非纸质的档案记录方式代替传统的纸质形式，现在的档案管理以电子化为主，向无纸的方向发展。在这样的情况下，各种档案管理的效率将大为提高。现代化的情况下计算机的应用越来越频繁，在这样的时代背景之下，我们的有利条件就是应用计算机的便利性把传统的档案管理中手工的成分变成自动化，建立相应的信息库，使档案管理更加方便快捷，而且现代的管理方法更加多元化，有益于我们的就是应用现代化的管理手段，制订标准化管理、目标管理、全面质量管理等先进方法去推行和运用。

2.2 现代档案管理需要改进的地方。首先需要在制度方面做出一定的改进。我国很多部门都为了档案管理制定了很多的管理条例。但是不难发现这些条例一般都是表面功夫没有起到实际的作用。其次，尽管进入了信息化时代，档案管理在这方面的管理还是比较低下的。现代的各种高技术的应用程度越来越高，档案的保管存储由原来单一的纸质文本发展为纸质、影像、电子集成等多种存储资料共存的局面. 在以后应用时很多问题不断出现比如档案的软件信息缺乏，而且很多都是人工完成而不是靠机器，虽然表面上我们在使用科技化产品，可是这些产品的优势根本没有发挥出来。最后也是最重要的问题就是档案管理人员的业务素质。我国很多的很多部门都存在档案管理的部门，但是管理人员的素质良莠不齐，而且大多数人的文化水平没有达到一定的程度，甚至很多部门为这份职业召兼职人员，这些人员对于自己的工作根本不能尽心尽力。

结语

正如古话所言，“人无完人，金无赤足”。任何档案管理的方法都会存在一定的缺陷。当然不可忽视的是，不管是现代的还是古代的档案管理都有其可取之处。古代的档案管理方式相对而言比较简单易行但是副作用比较明显。而与之相对而言，现代条件下的档案管理会相对人性化一些，而且更加便捷与科技化。但是因为制度与人员等等问题也造成了一定程度的困扰。如何让档案管理更加的有效率，且更加便捷是当下急需解决的问题。

[1]丁文平.简论书院对我国古代学术文化发展的贡献[J].株洲教育学院学报。

[2]钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现代化的思考[J].浙江档案。