浅谈高校教务处教学档案建立和管理的重要性

文/湖北师范学院 李丽华

高校教务处是统筹管理学校教学活动的基点，也是教学档案和资料汇集的最终职能部门。教务处对学校各部门的教学工作或者服务工作进行统筹、指导和管理，可以说，教务处是高校一切教学活动的核心部门，对于高校教务处的教学档案建立和管理具有十分重要的意义。因为教务处本身承担了学校很大部分的事务性和管理性工作，因此，在其政策工作运行过程中，不可避免地会产生很多教学管理资料，对这些教学管理资料进行有效的建档、整理以及分类归档，才能够方便教务处的日后管理工作，对这些重要的教学档案进行档案建立和管理，不仅可以作为促进教学质量改革的重要依据，还可以进一步提高学校的管理水平和管理质量。因此，高校教务处教学档案建立和管理具有十分重要的价值和意义。

一、教务处教学档案建立和管理的重要性

教务处的工作职责在于管理和安排学校的一些教学活动，因此，教务处也是教学档案集中的主要部门，学校的教学档案最终将都会汇集到教务处。这些教学档案的最佳处理方式就是建立档案，分类管理。虽然一部分的教学档案最终会上交到学校的档案馆，但是，除去这一小部分上交存档的外，比如每届毕业生的成绩档案等，教务处还会留存很多日常教学管理过程中形成的教学档案。这些留存下来的教学档案需要教务处管理人员进行收集、归类、建立档案，进行科学的管理，才不会导致资料的丢失。尤其是教务处的一些科室和分部门，更加需要对这些资料进行建立档案来管理。比如教学质量监控科、教材科、考试考务科等等。首先，教学质量监控科要根据这些重要的教学档案来探究教学改革的有效方案，另外，教学质量监控科有义务对教师的教学质量进行评估，而评估的主要依据就来自于教师的教学执行计划、教案、学生考试结果的分析等。对这些资料进行建档管理，有利于教学质量监控科做好监督和提高教师教学质量的工作。其次，对于教材科来说，教学档案也是重要的档案资料。教材科要根据教学计划合理安排学生每学年课本和教辅资料的订购，而订购的数量，订购哪些书籍材料的参考依据主要来自于这些教学资料的说明以及教学任务要求等。第三，对于考试考务科来说，教学档案的建立和管理也非常重要。每学期学校都有很多种不同的考试，比如：期末考试、全国大学英语四六级考试、计算机等级考试等等。这些考试对学生来说都是非常重要的考试，而这些考试的档案资料也是学生们经常要查阅的。不管是教学质量监控科、教材科、考试考务科，还是教务处的其他科室，都有利用档案资料的需求，因此，进行科学合理的档案建立，能够方便各科室利用所需资料，所以说教务处教学档案的建立具有重要意义。

二、教务处教学档案建立的客观要求

高校教务处教学档案建立有其重要意义，同样，重要意义的背后，还有其建立的客观要求。首先，教学档案来源广泛。教务处的教学档案不仅来源于教师和学生，还来源于学校其他部门。这些教学档案都具有一定的保存价值。从内容上来看，不仅包含教学计划、招生规划、师生管理、专业院系设置等几大方面，这些教学档案书目繁多，种类不一，如果不进行档案建立，那么，这些档案资料的管理工作将会很难进行。其次，档案资料的产生时间具有不确定性和周期性。教学档案的产生时间具有不确定性，即教学档案伴随着教学活动的进行而产生，这些档案进入教务处的具体时间很难具有规定，有些档案还存在一定的流动性，因此，档案的跟踪工作比较繁琐，而一旦进行档案建立，就可以很好地解决这个问题，管理人员对档案的进出管理将会更加便捷和有效。另外，周期性表现在于一些档案资料比如学生学期成绩等，在每年或者每个学期的特定时间将会进入教务处，在这些特定时期，档案资料大量涌入教务处，如果没有及时建档、存档，有些重要资料可能会丢失或者损坏，影响学校的教学管理工作。最后，教学档案具有很强的专业性。高校的众多学科门类产生众多专业性很强的教学档案，这些教学档案具有重要的学术价值和专业价值，它对一些院系以及专业的发展建设具有重要的参考价值。因此，这些档案不仅需要进行合理分类，还需要进行档案建立和管理，这样才能够方便各院系了解本院系档案的相关内容，以及深入研究这些专业教学档案。总的来说，教务处教学档案的建立具有其客观要求，这不仅因为档案资料本身的复杂性、多样性和专业性，还因为这些档案资料在一定时期内都具有保存价值。同时，这些教学档案的建立，还因为学校有进一步发展和做好教学规划、教学改革发展的需求。

三、加强教务处档案建立和管理的几点思考

（一）健全规章制度，有效管理教学档案

加强教务处档案建立和管理，需要制度的保障，学校应该要健全规章制度来保障教务处教学档案的管理工作。规章制度的拟定，需要根据高校教学档案的特点、管理原则等来做出科学、有效、合理的规划，经过初步拟定后，制定出可操作性较强的并且具有效率的管理制度，有效的规章制度是教务处教学档案管理工作规范化和程序化的重要依据。没有规章制度的保障，教务处档案管理人员的管理意识和管理能力得不到提高，因此，健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要的作用。在规章制度的保障下，教学档案的建立和管理工作出现纰漏，重复归档的情况将会大大减少，确保教学档案管理工作的高质量完成。

（二）增强档案管理人员素质建设，提高专业性

要提高档案管理人员的管理意识和责任意识，以确保档案建立和管理工作能够有序、有效地完成。学校要尽可能选拔一些高素质、有能力的管理人员来从事教学档案的建立和管理工作。针对教学档案的专业性，学校有必要对档案管理人员进行一些培训工作。培训是提高管理人员管理能力和提高工作效率的关键。另外，加强管理人员对档案知识的学习，拓宽他们的知识面，以便管理人员掌握多方面的知识。而开展有效的培训工作，学校可以请一些档案局的专业人员来进行培训工作，通过实践指导，帮助学校档案管理人员不断提高档案管理的能力和水平。增强档案管理人员的素质，对于高校教务处档案建立和管理工作的顺利完成具有重要意义。

（三）要加强档案的进出管理，以及利用

教学档案进出教务处的档案室一定要做好登记工作，这样才能够方便管理人员跟踪档案的使用情况。很多学校对于教务处教学档案的利用不够重视，不合理的利用导致的档案损坏或者档案丢失情况时有发生。因此，教务处在管理教学档案时，一定要配备专人做好进出监管。另外，对于教学档案的利用度不高也是目前高校教学档案管理工作面临的一个问题。对此，学校要提高对教学档案的重视程度，提高教学档案的开发利用，这样，才能充分体现和发挥教学档案的价值。高校档案建立和管理要注重信息化建设，这样不仅可以方便管理人员对档案进行管理，还能够方便教职人员和学生查看和借阅相关教学资料，提高档案的利用度。

总的来说，教学档案建立符合高校办学的客观要求，且高校教务处教学档案建立和管理具有重要意义。建立教学档案有利于教务处更好地保存和管理这些教学档案和资料，而科学有效地管理工作则可以保障教学档案建立工作的高质量完成。另外，对于加强高校教学档案建立和管理，可以从以上三个方面进行思考，改善目前高校教务处教学档案管理的现状，使高校教务处档案管理工作更加高效、有序。

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