高校文科院系资料室建设研究

刘志勇

【摘要】部分高等院校文科资料室建设都遭遇瓶颈，管理上各自为政，资料利用率低，服务不专业，业务管理不规范等问题。加强统一管理，提高经费利用率和资料利用率，提高服务管理的专业化是势在必行，湖南工业大学文学与新闻传播学院资料室经过近十年的建设和探索，总结了专业资料建设的“四性原则”即：专业性、资料室、经典性和前沿性，错开与学校图书馆资料的重复问题，服务学校学科建设。

【关键词】院系资料室；建设瓶颈；“四性原则”

根据《普通高等学校图书馆规程》，高校院系资料室的主要任务有二：一是专业文献情报的收集、整理和研究；二是开展文献情报服务工作。高校院系资料室工作对教学、科研有着不可替代的重要作用资料室通常是各系必备的硬件设施之一。院系资料室的收藏是专业化的，它能全面反映本学科本专业的状况，它的特点是资料专业性强、指导性强、研究性强。系资料室作为图书馆的各专业分馆，设在教学科研的第一线，比图书馆更贴近教学科研活动，更了解本专业有关信息源及教师科研人员的需要。但是，随着高等教育体制的改革，在高校图书情报机构改革与重组的冲击下，普通高校系资料室的弊端日益显现出来。

一、存在问题

（一）资料室管理上各自为政

由于采购不经过图书馆采编系统，文献采购重复严重。现在有些高校系资料室独立于图书馆之外，校图书馆对其无约束力，文献购置及组织利用全由教学系决定，管理人员也由教学系安排和管理。

资料室属系和图书馆双重领导，行政归属各系，业务归属图书馆，资料室管理人员首先是作为系的行政人员或教师，然后才是资料员。一直以来，各院系的资料室的建立原则是小而全，许多同类图书重复购置。这种情况实际上是一校多馆，图书馆与系资料室各自为政。各系资料室隶属系领导，图书馆与资料室因隶属关系不同，相互之间基本处于封闭、孤立的状态，各行其是，同在一所校园内却互无联系，不相往来，更谈不上工作中的相互协调，因此文献采集随意性大，重复率高，利用率低，以及人力、物力、财力的严重浪费。

（二）资料室工作人员业务素质较低，缺乏钻研

资料室的建设没有纳入学科建设的重点，有的系资料室长期只有一人管理，甚至是兼职管理，从图书、期刊的订购以及资料的收集、整理加工到借阅等一系列工作均由一人管理、完成，况且还兼有其他工作，没有充足的时间和精力开展深层次的情报资料服务工作和情报研究工作，无法改变情报资料工作落后于本系的教学和科研状态。系资料人员只是做些收收发发、借借还还的简单服务性工作，信息意识比较淡薄，未能在图书资料和信息咨询方面提供较高层次的服务。

学校的院系资料室在人、财、物等方面的安排上处于次要地位，工作不受重视，资料人员晋级难、提职称难、申请课题难、进修深造更难，影响了队伍的稳定。

（三）读者服务严重不足

由于资料员身兼数职、分身乏数，没有把读者服务作为一项主要任务看待，因此，服务方式原始、服务效率不高、服务层次不够专深也就成了现中小型高校资料室的特点。许多系资料室仅对本系教师与研究生开放，并不对人数最多的本科生、专科生开放，使文献利用受到极大局限，没有充分发挥文献的作用，大大降低了文献利用率。

（四）业务管理不规范，功能发挥不全。

由于思想认识和工作人员素质两方面的原因，院系资料室在管理工作中的不规范现象比较普遍。在文献资源的开发利用上，绝大多数的系资料室仍停留在资料的收集、整理、借阅等静态管理方式上。比如，按“中图法”对图书进行分类，本来是资料员的一项最基本、最经常性的工作。可是有的资料室由于资料员不懂分类法，因而无法分类上架。资料员只是在购进新书时，用原始的流水号或色标来区分、上架。这种极不规范的做法，不仅造成资料类别分散书籍难找、难查，查阅效率低下，同时也不便于今后各院系资料室的资料上校园网管理，妨碍了资源共享的实现。

二、加强院系资料室建设的建议

在当前情况下搞好院系资料室建设，充分发挥院系资料室在高校文献资源保障体系中的服务功能和积极作用，笔者认为，必须重点注意抓好以下几个方面的工作：

（一）院系领导和资料室负责人应该端正对资料室在文献资源保障体系中的功能和作用的认识，并在此基础上建立起有关资料室建设和发展的十分明确的目标。院系领导要将资料室建设与教学和科研置于平等地位，特别是人员素质，明确院系资料室在为院系的教学和科研服务工作中的职能定位。我院的资料室建设能够速度走到全校的院系前列，完全得益于先后三任领导的充分重视，并且亲自参与资料室的建设工作。

系资料室归属图书馆，实行图书馆统一领导、统一布置；制定出校图书馆的发展规划，确定中长期目标，同时制定出与之配套的文献资源建设及现代化管理有关的规章制度，打破图书馆与资料室分散管理的格局，统一使用经费，统一管理文献资源，从而更好地实现文献资源。

（二）加强资料室工作人员的培训和业务进修，提高资料室工作人员的业务素质。在高度信息化的社会，为实现知识、信息的交流传播以及信息咨询的专题定向服务，向工作人员提出了新的要求和挑战。如果工作人员缺乏相关的专业领域知识，就难以协助科研人员进行情报调查分析、预测和专题文献检索。就不能为读者提供准确的服务。校图书馆有责任和义务对院系资料员进行业务知识的培训和管理，要使每一个资料员掌握必备的业务知识，具有按统一的规范进行图书管理工作的能力。

一个好的资料室必须时时要有新的文献、新的情报资源，及时跟踪本系专业发展需要，提供地方特色资源。系资料室开展各项科研业务工作，既为课题提供服务，又参与其中的科学研究，资料员直接参加相关课题组织的科研活动，使他们感到资料收集、整理和提供的重要性，变资料室的被动利用为主动服务。反过来，通过亲自参加科研活动，掌握收集资料的技巧，更加熟练地收集有用的资料，发现重要的资料，从而提供最新、最完整的资料文献。学院的学科带头人和科研骨干成员要同时担任学科馆员，因为他们熟悉本院系的学科建设、课程设置，能为本院系乃至整个学校的文献资源建设规划提供建议。

（三）充分发挥现代化网络技术，提高文献信息服务功能

把资料室的工作由传统的手工方式向现代化发展是开展高水平信息服务的基础，包括编目、借阅、参考咨询、文献检索等。譬如利用光盘数据库和国际联机检索终端，进行课题查新论证、科技成果鉴别、筛选推荐，开展检索咨询服务。因为，现代科技的发展要求科研人员不仅要掌握静态信息资源中的情报，而且要及时了解各个学科领域的最新研究成果、研究动态及当前以至将来的研究热点。这就要求高校院系资料室应根据科研项目研究的需要，跟踪网上各学科研究的动态信息。

三、文学与新闻传播学院的资料室建设实践

自2001年学院成立以来，几任领导都非常注重资料室的建设，大力建设资料室，并引进专业资料管理人员，特别注重资料室“四性”建设，即：专业性、经典性、资料性和前沿性，突出我院建设的新特点。

（一）专业性、资料性

系资料室要突出专业性，方便读者阅览，这也是传统系资料室最大的优势。系资料室收集信息资料首先应突出专业特点，有针对性地把从各种渠道涌现出来的大量与本学科相关的资料收集起来，再根据教学科研的需要，对资料室文献资料进行必要的加工整理，编制出教学科研需要的专题书目、题录、索引。我院主要专业为广告学、新闻学、汉语言文学，另外包括二个硕士点专业：伦理学、戏剧影视学。图书文献资料是捕捉时代信息、追踪学科最新动态、教师备课和掌握教学第一手资料的重要工具。购买图书资料要有目的性，应购买教育教学不可少的有益文献资料。做到收藏的书刊既有实用性，又有保存价值。对图书资料的收集还要有系统性，对专业书刊全面系统收藏，与专业有关的书刊资料重点收藏，一般书刊适当收藏。根据本院系的中长期发展目标及专业设置，明确本资料室收藏范围和重点，在全校范围内形成一个既联合，又合理分工的协作信息网络系统，不仅能合理利用经费，又能满足不同类型、不同级次读者的文献需要。我们在近几年密集采购了大量精典专业著作近8000册，学院藏书近三万册，为全体教师提供了一个良好的资料平台。

（二）经典性

各资料室的服务对象大多数是具有高层次学术水平的教师和科研人员，藏书结构必须做到突出经典特色，订购、搜集“精”、“新”的文献资料。“精”体现在突出对本专业的丛书、工具书、外文原版书、外文期刊等具有实用价值和参考价值的文献的收藏，尤其注意收藏一些大型的国际、国内专业会议的论文。“新”就是要尽快订购，搜集内容新、观点新的文献资料。比如：《民国丛书》共500本，各种新闻报纸史料300册，《汉译名著》200本、《马克思恩格斯全集》等。资料人员要紧紧跟踪学科前沿课题，围绕教学和科研课题系统搜集、整理资料，多年的文献工作收集实践证明，只有把收集文献作为系资料室的长远目标，才能长期坚持长期积累，逐渐形成有规模、资料丰富的资料室，为教学科研提供方便。

专业化的文献资料、具有专业化学科知识的资料员是院系资料室专业化信息服务的两大构成要素专业化的文献资料是院系资料室信息服务的物质基础院系资料室的读者主要是某一特定专业的师生，资料室入藏文献资料应以本系师生的教学科研需求为中心，突出专业性、前沿性和深度，要有针对性地收藏本专业急需的信息量大、学术水平高、专业性强的文献资料既要考虑到学科建设的需要，选择重点学科急需的资料，也要考虑到全系专业发展的需要。

（三）前沿性

根据文科资料自身的特点，及时更新观念，调整自我，同时辅以必要的物质支撑和技术储备，就能够实现文科资料管理模式的现代化改造，进而通过实施可持续发展策略来实现文科资料室的潜在功能，更好地服务于教学与科研工作。特别是广告学和新闻学二大学科尚未完全成熟，业界形势日新月异，新观点、新著作、新译著不断涌现，及时采购这些资料显得更为重要，保持教学与实践不脱节。

院系资料室采集的资料专一且数量少，程序简单，易于及时整理上架，可以快速和准确传送到读者手上，服务方式灵活多样，能更好地满足读者的需求。

另外，学校利用新办公楼的契机，全面改善了资料室的条件，配置完善的资料服务系统，在不侵犯知识产权的情况下，定期复印部分资料供学术交流和学术研究，每个学期定期请知名专家作系统总结最新科研成果和科研动态，帮助学院老师选择科技方向。