电子文件时代文件生命周期理论的生命力

敖津京

【摘 要】本文从文件生命周期的涵义、档案学界对电子文件生命周期的认识、科学看待电子时代文件生命周期的价值三个方面分析论述了文件生命周期理论的生命力及其现实指导意义。

【关键词】文件生命周期；电子文件；文件生命运动阶段

一、文件生命周期理论及文件运动

“文件生命周期”的概念最早由美国档案学者菲利普·布鲁克斯于1940年提出，由此衍生出文件生命周期理论。该理论发展至今，中外档案学者对其涵义的理解基本一致，即文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。文件生命周期理论揭示了文件运动的三个阶段：现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。其运动阶段、运动状态与文件价值类型分别一一对应。（1）文件运动的整体性与阶段性。从现行文件到历史档案（归档）是一个完整的生命过程，即文件运动具有整体性特点。尽管在文件的生命周期中，文件所发挥的作用存在差异，价值形态的表现也不尽相同，但都是同一个事物运载着同样的信息。阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯是拉丁语族流派的代表之一，他提出了文件生命周期的“三阶段”论和“四阶段”论。笔者认为，巴氏的“三阶段”论充分考虑了文件在正式形成或具有法律、行政效用之前的状态，这种阶段划分不仅涉及到文件运动的全程，更注意到其运动前期的重要性，使得该理论发展至今，仍然能够指导文件的全程管理和前端控制。（2）对文件运动整体性与阶段性的思考。文件从形成到永久保存或者销毁的整个生命过程，既有整体性的特性，又有阶段性的特点。每个阶段的运动状态与文件价值类型一一对应的变化，只是文件运动不同阶段的外在表现，我们应该透过现在看到本质，找到其真正的内在因素，即价值形态的变化。认识到这种本质。在具体实践中，就可以兼顾文件运动的整体性，对阶段界限与联系有正确认识，对文件实施全面、系统的管理和根据文件运动的阶段性变化，为文件的阶段式管理提供实践基础。

二、电子文件生命周期及运动阶段划分

（1）三阶段论。1997年国际档案理事会电子文件会在《电子文件管理指南》中，依据“文件从孕育、生成到存在的过程”，将电子文件的生命周期划分为概念阶段、形成阶段和维护阶段。（2）四阶段论。浙江大学何嘉荪教授将电子文件的生命周期划分为文件的孕育形成阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段、文件的永久保存阶段。此种划分是依据文件运动过程中内在的价值规律的变化。（3）五阶段论。天津师范大学李福君副教授提出了电子文件生命周期的五阶段论，即电子文件管理信息系统的设计、安装、调试阶段，电子文件孕育、形成阶段，电子文件现实使用阶段，电子文件暂时保管阶段和电子文件永久保存阶段。笔者认为，“三阶段”论将维护阶段作为最后一个阶段单独划分存在一定的局限性，对电子文件所赖以存在的计算机软件系统的维护也应纳入到维护阶段。“四阶段”论的阶段划分与传统文件的阶段划分近似，但其所描述的直线式运动不适用于电子文件。“五阶段”论将电子文件管理信息系统的管理与电子文件本身的管理融合在一起，两者虽兼顾，但描述不够清晰。而这些描述也反映出文件生命周期理论在电子文件时代所面临的挑战，挑战主要集中在文件的阶段性界定以及各阶段相关因素之间的对应关系上。这就需要对传统理论作适当补充（文件连续体理论）与修正。

三、文件生命周期理论在电子文件时代的指导意义

可以肯定的是，作为现代档案学重要的理论基础，文件生命周期理论对档案学理论研究、传统的文件管理及其他档案工作实践都有一定的指导作用。随着电子文件时代的到来，高效率的工作环境和社会环境，使得电子文件大量涌现，在很大程度上取代了纸质文件，文件生命周期理论面临着挑战，需要作出自我修正以适应时代发展，从而继续指导电子文件时代的档案工作。但这并不代表文件生命周期理论在电子文件时代将被淘汰，不代表其生命力的削弱。在认识文件生命周期理论时，应注重抓住其本质，把握其精髓，掌握其规律，从其指导与应用层面具体分析，而非停留于概念层面的认识。由于电子文件和传统文件只是外观形态不同，其本质是一样的，因而尽管电子文件和传统文件运动的环境不同，但其运动的过程应该是有共同规律的。在电子文件时代，应从宏观方面着手，将其与电子文件的特点相结合，融入到电子文件的运动阶段与管理流程，真正发挥出该理论的价值。

参 考 文 献

[1]冯惠玲.档案学概论》[M].第二版.

[2]潘连根.电子文件生命周期新探[J].浙江档案.2002（7）

[3]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯.1998（6）

[4]何嘉荪.电子文件运动阶段管窥[J].档案与建设.2001（1）