浅谈我国中小企业档案工作存在问题及对策

摘 要：企业档案作为企业重要无形资产，科学规范对其进行管理，是企业必须做好的一项基础性工作。本文主要从做好企业档案工作重要性、存在主要问题及解决对策三个方面阐述自己观点。希望以此做好中小企业档案工作，使其不仅产生而且还能创造经济价值，在一定程度上为本企业甚至社会提供服务。

关键词：中小型企业；档案工作；档案馆藏；档案制度；档案素质；档案信息化

中小企业作为我国国民经济重要组成部分，对于缓解就业、促进经济增长、保持社会稳定等方面起着重要作用。近年来我国通过各种措施加强对中小企业扶持力度，但相对于经济快速发展，其档案工作则令人担忧。目前我国中小企业档案工作还存在诸多问题，严重制约其发展。本文就我国中小企业档案工作存在主要问题进行初步探讨。

1 做好中小企业档案工作重要性

结合《企业档案工作规范》和《企业档案管理办法》，企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成并作为历史记录保存起来，以备查考的文字、图像、声音及其他各种记录方式和载体的文件材料。而企业档案工作则是指企业在履行档案管理职责的行为和活动。它作为企业管理重要组成部分，不仅是企业各项工作基础，还能综合体现一个企业管理水平高低。

1.1 有助于促进档案利用

做好档案工作是企业开展档案利用前提和保障。档案利用作为档案工作联系本企业业务部门“窗口”，集中体现档案工作方向。它代表整个档案工作成果，直接同本企业甚至社会各界发生信息传递、档案供给和咨询服务。档案利用工作做得如何，直接衡量一个档案馆业务工作开展程度及其质量。

1.2 有助于提升企业文化软实力

企业档案记录企业全方位信息，合理有效地管理开发档案信息，尤其是与企业文化相关的，有助于提升企业文化软实力。企业文化作为企业发展精神支柱，代表企业整体精神风貌，是企业对外宣传、吸引社会资金及新老顾客重要因素。做好企业档案工作，合理有效宣传企业文化，不仅能够增加员工企业认同感、归属感及身份感，还能满足员工精神文化需求。对外也可提升企业知名度、荣誉度。

1.3 有助于提高企业竞争力

企业档案中记录着企业成功与失败方面案例。做好企业档案工作，充分利用前人工作成果，有助于有效开展企业生产经营活动。充分总结前人经验教训，可避免同类事故发生，减少不必要损失。正所谓“以史为鉴，可以明得失”。因此，充分做好企业档案工作，有效利用档案信息，有助于更好经营管理本企业，提高企业国内外竞争力。

2 中小企业档案工作存在主要问题

2.1 收集困难

企业档案应全方位反映企业活动，然在收集方面却存在不齐全不完整问题。一方面，中小企业受自身规模及人员资金等限制，对对本企业发展具有重要作用的档案信息，只配有少量档案管理人员甚至很多企业只配有兼职档案工作者。由于其人员有限或兼职人员熟知程度不足，容易造成档案收集不齐全不完整。另一方面，由于中小企业大多属于劳动密集型企业，员工流动性较大，这对企业档案尤其是人事档案收集和管理增添困难。

2.2 馆藏结构不合理

档案馆馆藏是否丰富，数量是否齐全完整，应该说是衡量档案馆工作质量重要标准之一。企业只有保管完整档案信息，才能全面反映企业真实活动，也才能真正发挥其作用。但在实际管理中，则表现为馆藏结构不合理，馆藏资源与实际利用不相符。具体表现：档案重生产、轻管理，记录科技生产活动内容多，反映经营管理情况少；重产品、轻要素，记录企业生产情况多，反映市场物资能源生产要素少；企业内部静止档案信息多，反映外部活动的情况档案信息少[1]。归结起来就是涉及本企业重要经营和经济活动，与企业生存发展息息相关档案已建立，而对经济效益没有直接影响的党群工作类、行政管理类档案却通常被忽视。

2.3 管理制度不健全

合理有效的企业档案管理制度，能够约束档案工作者行为，保障档案工作正常有序进行。据了解，大多数中小企业档案管理制度不完善，影响企业快速发展。[2]一方面，企业若没有科学规范的档案管理制度，归档、查阅、利用和归还等工作没有成文规定，那么出现问题则难以找出原因及负责人。比如，原可可托海矿务局电厂和地方签订的供电合同散失后，因电击死亡一人，遗憾的是企业拿不出有效证据，法院判决稀有公司赔付7万余元，造成企业不应有损失。另一方面，企业若对外来文件资料没有明确归档等规定，也会影响档案工作开展。例如企业从外引进重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都掌握在少数人手中，如果没有进行有效控制，这些人便把档案据为己有，离开单位时则将其作为私有资产带走。由于档案信息缺失，单位一旦需要相关信息，档案管理者则会不择手段谋取私利，美其名曰“有偿服务”。

2.4 管理人员整体素质较低

档案人员整体素质高低，直接影响档案工作开展。第一，企业档案工作人员受传统观念束缚，未能从国家政策变化中转变过来，仍只把保管好档案为己任，档案意识淡薄，档案观念落后，未树立档案信息服务概念，工作仅停留在收集整理保管上，档案信息深层开发能力不够；第二，企业档案管理专业人才供需矛盾突出[3]。由于上级领导部门重视程度不足，档案专业毕业生很难进入企业档案部门。或有幸从事档案工作，但人微言轻，不能实现自身价值，严重挫伤其职业自豪感和工作积极性，易产生员工另觅高枝，最终导致企业高素质档案管理人才流失，档案工作队伍整体素质得不到有效提高。

2.5 信息化水平整体偏低

由于我国经济发展不平衡，中东西部差距较大，这也在不同程度上影响企业档案工作开展。由于档案信息自身特性，其在信息化过程中存在许多亟待解决问题，比如如何确保企业电子文件真实可读，如何保证档案信息安全，防止出现计算机病毒、黑客入侵、计算机诈骗等行为，如何防止企业机密泄漏，如何提高档案工作者信息化水平等等。

3 做好企业档案工作解决对策

3.1 完善馆藏资源

在丰富完善馆藏资源时，应牢记十六字真言即“数量充分，质量优化，成分充实，结构合理”[4]。

3.1.1做好收集工作

丰富的馆藏资源是企业开展档案工作前提，若没有其做支撑，就如同无源之水、无根之木。首先企业档案部门应制定相关政策标准，把具有保存价值档案信息，收集起来集中保管；其次，档案部门应建立合理档案归档制度，不能采取“有文必档”，造成文件泛滥，难以保证文件质量。最后，在收集资料过程中要具体问题具体分析。不可为了丰富档案馆藏资源，造成其他业务部门利用困难，既浪费员工时间精力，又降低工作效率。总之，收集档案时要尽量做到数量与质量相统一。

3.1.2完善馆藏结构

企业档案馆要完善馆藏结构，实现档案载体多样化，既有纸质档案又有电子档案，实现双套制管理；档案种类多样化，既有文书档案又有科技档案，也可以有图书、情报等方面资料；档案内容丰富化，既有管理方面的又有生产经营活动方面的，既有决策方面的也有实施方面的。而不是采取只收集对企业生产经营活动有作用而不管其他种类的片面收集方法。最终做到企业中心工作发展到哪里，档案工作就要覆盖到哪里；企业经营销售延伸到哪里，档案工作就要跟踪到哪里；企业开拓进展到哪里，档案工作就要服务到哪里。[5]

3.2 建立健全档案管理制度

加强制度建设，完善企业档案管理机制，是企业获得长久发展前提，也是新形势下企业档案工作规范化管理有效保证。具体到企业档案部门，第一，应该做到档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”；第二，档案管理者应在有关高层领导带领下，采纳各业务部门建议，遵循相关法律法规，结合企业自身发展特点，制定符合本企业操作性强、系统完善的档案管理制度。

3.3 加强档案队伍素质建设

企业档案队伍素质高低，事关档案事业发展全局，为此必须提高档案人员综合素质，使档案工作人员不仅是档案管理专才，更是企业管理通才。首先，注意保持企业档案管理人员队伍稳定。建立企业档案管理人员管理办法，对调入调出人员进行严格控制，营造适合人才发展良好氛围，确保企业档案管理队伍稳定性[6]。其次，注重在职培训和继续教育。企业要有计划培养、选拔企业档案管理人才，既要注重企业档案基础知识学习，又要注重更新知识，在提升档案管理人员意识同时，提高档案工作素质，推进企业档案工作有序发展。最后，改善档案人员结构，鼓励并支持档案专业人员进入档案管理岗位，为其注入新鲜血液，更加做好档案工作。最终做到档案工作者由消极库房管理员向积极信息管理者转变，由被动等待利用者向主动信息服务者转变。

3.4 加强档案信息化建设

档案信息化是档案工作发展大趋势，因此中小企业在档案工作起步阶段，就应做好档案信息化建设。 第一，确立档案保密制度，加强对保密资料、数据载体管理。有缺漏的尽快制定，需调整的尽快修订，已过时的尽快清理，同时加强监督检查，切实提高制度执行力[7]。第二，通过数据加密、数字签名、防火墙、身份认证、技术检验、设备屏蔽等方法确保档案安全。第三，做好数据备份工作，以预防水火灾、地震等自然灾害，做到失此留彼，尽快恢复工作生产，将损失降到最低。第四，除了硬件安全保护措施外，我们还应该加强档案工作者保密意识，树立保密观念，在实际管理中，客观公正对待其专业“特权”，不利用职务之便为自己或他人谋求私利，约束自身行为，养成良好职业保密习惯。

参考文献

[1][5] 于风英.浅议新形势下的企业档案管理工作[J].山西档案，2006年增刊：62-63

[2] 纪淑琴.浅议企业档案管理中的问题和对策[J].新疆有色金属.2006（3）：80-81

[3] 董海杰.企业档案工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2009（3）：69-69

[4] 陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版[M]）.中国人民大学出版社，2009

[6] 张力兵，提高人事档案管理人员自身素质是当务之急[J].黑河科技，2001（1）：47—48

[7] 王军，浅论中小企业档案管理现代化[J].中国民营科技与经济.2008（12）：72-72

作者简介

崔坤红（1987-），女，汉族，河北保定人，硕士，学生