基层广播电视台宣传档案规范化管理浅析

郝立平

基层广播电视台拥有独具特色的重要档案——宣传档案。宣传档案是一笔十分珍贵的财富，它伴随着广播电视事业的飞速发展而发展，宣传资料内容、来源也越来越丰富，涵盖面也越来越广，并且载体形式丰富多样，不仅包含大量的语言文字、图表、图片等资料，还有大量的音像、影像、光盘、照片等资料。这些资料记载着广播电视台宣传党和国家路线、方针、政策的具体情况，也是各行各业、各个时期的社会、经济发展的历史面貌以及社会各界群众重要活动的原始再现，它反映的是一些真实的历史活动，随着时间的推移，其利用价值会越来越高。

基层广播电视台的宣传档案，不是文字材料、图表、音像等资料的原始堆积，而是日积月累形成的一座丰富的信息资源宝库，具有独特开发利用优势。这些史料不仅是广播电视台进行日常节目播出、工作检查考核、经验总结、宣传工作考评、稿件评先评优的重要依据，也是留驻文明足迹，维护历史真实的原始资料，更是“代表先进文化前进方向”的最佳载体。因此，搞好宣传档案资料的管理利用非常重要。令人遗憾的是，当前广播电视宣传档案管理工作中还存在一些问题和不足。如何搞好宣传档案资料的管理与利用，本文对基层广播电视台的宣传档案规范化管理提出几点建议：

一、应建立和完善广播电视宣传档案管理机制

只有建立长效管理机制，才能将基层广播电视台的宣传档案工作抓实抓好，才能适应新形势下的广播电视工作的要求。为此，要加强领导，明确单位一把手是宣传档案管理工作的第一责任人，层层落实责任；要完善制度，应根据有关规定和业务规范，明确规定应归档的重大事项宣传档案范围，将重大事项声像档案的归档工作作为宣传档案工作的重中之重，对具有专业特色的声像档案实行制度化管理，为及时齐全完整归档提供保障；要按照专业化和现代化的要求，加强队伍建设，培养和造就一大批既懂广播电视业务知识，又掌握广播电视宣传档案管理技能和信息技术的复合型人才。

二、提高宣传档案工作者的综合素质和业务能力

宣传档案工作者不仅要掌握丰富的档案资料收集、整理、保管、利用的基本知识，而且要有广博的现代知识技能，要根据各级工作情况和具体任务来规范、完善宣传资料的管理，采取有效的保护措施，以更好地提高利用效率。要从思想意识上重视宣传档案工作，单位要创造条件，提供学习条件，派宣传档案管理人员参加各级业务部门的培训学习，通过多种途径提高宣传档案工作者自身的综合素质和专业水平，掌握了解广播电视部门宣传报道视角的社会活动对宣传资料的需要，借助现代科学技术应用于其管理，以适应当前广播电视宣传档案工作任务的开展。

三、完善设施，对宣传档案资料进行规范管理

在保存各类宣传档案资料时，应结合实际情况，按照标准设立专门的宣传档案库房，配备专职宣传档案管理人员，配置符合不同载体的宣传档案保管条件的档案装具。在保存资料时，应根据素材带（包括新闻、专题、广告、娱乐栏目等）的不同进行分类标识、编目登记、放置。实行微机检索管理，同时从长久保护和利用考虑，注意库房防尘、防光、防潮、防火、防盗、防磁、防高温。室内放置灭火器、除湿机，安装空调，严格控制库房湿温度。防止发霉、磨损、变形、脱磁，对破损的文字稿进行修补、复制、整理，尽量延长保存时间，保证宣传档案完好无损，以利于宣传档案资料保管利用。

四、规范管理，形成科学规范的宣传档案资料收集管理程序

实施规范管理，编辑记者每天深入第一线去采访、拍摄，形成了大量的具有参考、利用价值的第一手资料，它是来自现场的第一手资料，是历史真迹，而不是事后另行编录和随意收集来的。对收集上来的宣传档案资料要根据国家广播电视部、国家档案总局颁发的《广播电视宣传档案、资料管理办法》，结合本单位实际，建立一套完整的宣传档案资料管理方法。节目制作播出后把文字稿、音像素材进行分类归档、排列、编目，然后刻录数据光盘，进行标识说明，对图像资料进行数字化压缩储存，电脑管理，做出详细目录检索，统一管理。这样不仅能提高节目信号质量，延长保存年限，而且制作人员在制作节目时可以从保存的数据盘中方便快捷的选取所需的图像素材，特别是那些十分珍贵的素材片段，就可随意抓取，加以利用。从而可以避免记者重复采访、摄制，降低成本，提高节目质量，丰富节目内容，充分满足宣传工作的需要。

五、正确确定宣传档案资料的保管期限，提高宣传档案的使用价值

对收集起来的宣传档案资料在归档前要进行必要的技术鉴定。鉴定的内容包括：首先审定该资料是否有归档价值，衡量宣传档案价值的基本观点有三个：全面观点、历史观点、发展观点，然后确定归档的资料应划归到何种保管期限内，进行宣传档案鉴定。作为基层广播电视台宣传档案鉴定小组可由台长、总编、部室主任、档案管理员等专业人员联合组成。有些宣传资料是非常珍贵的，特别是那些物是人非，时过境迁等属于不可再生的，无法重拍的“绝版”，一旦做出销毁决定，后果是不可挽回的。

六、加强广电系统宣传档案与社会公众的沟通与交流

宣传档案信息服务应切实走入社会公众生活。具体地说，应加强宣传档案编研工作，推广相关成果，创造更多健康向上、群众喜闻乐见的文化产品去占领市场，巩固国内的文化阵地。要加强与广大广播电视用户的联系，通过沟通与交流，获得信息反馈，明确改进今后工作的重点，多层次、多方位地满足社会公众对广播电视宣传档案的信息需求。

基层广播电视台宣传档案资料，是广播电视部门综合档案的重要组成部分，它将以其特有的功能影响着整个广播电视系统。建立新型的基层广播电视宣传档案规范化管理机制，运用现代化管理手段，达到长期使用与保存的目的，使宣传档案资料管理做到专业化、系统化、科学化，把他们用足、用好、用活，更好地为基层广播电视事业发展服务，为社会发展服务。

（作者单位：河北人民广播电台）