事业单位人事档案管理工作的几点思考

吕慧燕

事业单位是经济社会发展中提供公益服务的主要载体，是我国社会主义现代化建设的重要力量。随着事业单位的改革与发展，事业单位人力资源管理工作日趋社会化、复杂化和多样化，面临许多新问题新形势新要求，特别是事业单位人事档案管理工作，存在着重视程度不够、业务水平不高和设备保障不足等诸多问题。本文针对事业单位人事档案管理工作中存在的问题，综合分析后提出方法对策。

一、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

事业单位的改革和发展离不开人才，人事档案是人才信息的重要载体，是人才的重要信息源，充分反映出人员的德才绩效、工作履历、奖惩情况等重要经历，是人力资源管理过程中的重要工具。事业单位无论是招聘管理人才、技术人才、后勤人才，或是考核、任免、奖惩、晋升，都不能忽视人事档案的重要作用。目前，事业单位人事档案的使用需求日趋复杂多样，对档案信息的准确、详实和全面提出了更高要求。随着事业单位人事制度改革的不断推进，事业单位人事档案管理工作与整个经济社会的互动更加频繁。同时，事业单位人事档案也不再仅仅局限于单位组织内部使用，与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，也从中暴露出很多问题。

一是单位领导对人事档案管理工作重视不够。长期以来，事业单位领导对人事档案管理工作的认识往往存在误区，认为人事档案管理工作就是收集档案、整理资料类的辅助性工作，不像职称、工资和社会保险等业务工作重要，只要保管的档案不丢失，能应付日常的查阅任务即可，对工作标准要求较低。因此，事业单位往往容易忽视将人事档案管理工作纳入议事日程，档案工作缺乏主动研究和安排，场所、经费、人员得不到保障。因此，单位领导轻视人事档案管理工作势必导致被动的工作状态。

二是人事档案管理人员业务水平不高、配套设施较差。事业单位档案管理工作多使用兼职或借调人员，新员工较多，变动频繁。工作人员很少参加档案管理培训，档案材料的搜集、整理、归档、装订等业务不熟练，管理手段较陈旧，配套设施较差，对档案管理工作精力投入十分有限。有些单位没有配备专门的档案室，而且存放档案的地方较为狭窄，配套设备不健全，从而引起档案材料损坏丢失的现象时有发生，人事档案的整洁、完整和安全受到严重破坏。另外，人事档案整理基本采用手工模式，由于个人原始文件频繁调用，导致原始纸张变旧发黄、褪色变色等现象时有发生，严重影响到人事档案的完整性、安全性和美观性。

三是人事档案整理工作力度不大，档案丢失情况严重。由于收集归档工作制度不健全，执行不严格，导致收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上雷同，不能准确反映本人真实情况，严重影响人事档案质量，降低了档案的利用效率。另外，随着经济社会发展和人力资源市场化进程逐步加快，人员流动日益频繁，越来越多员工在事业单位和社会之间双向流动，人员交流造成个人档案遗失现象越来越多，各种问题愈加严重。

四是信息技术在人事档案管理工作中应用不足。传统人事档案管理工作中，人事档案信息的收集、整理和利用主要由各事业单位人力资源部门来完成。现阶段，一些事业单位在人事档案管理工作中尚未引进先进的计算机网络技术，信息技术在档案资料检索中应用匮乏，调档查阅仍习惯采用手工操作模式，既不利于档案的保管，又影响工作效率。随着信息技术和互联网的飞速发展，技术变革改变了传统人事档案管理模式。通过采用现代化信息技术管理手段，可以将不属于个人隐私的人事档案信息数字化，采用计算机网络提供管理和服务，促进人事档案管理部门与外界的人力资源市场信息交流。

二、人事档案管理工作的对策与思考

针对上述事业单位人事档案管理工作中存在的突出问题，事业单位要进一步提高认识，提升档案管理人员的业务能力，健全完善人事档案管理制度，充分利用信息网络技术进行人事档案管理创新，努力使人事档案在人力资源管理过程中发挥实效。

1.提高认识，加大人事档案管理工作的投入保障

有关负责同志要切实高度重视人事档案管理工作，健全完善人事档案管理工作的考核、评估和督导机制，将人事档案管理工作纳入重要议事日程。一是要加大资金投入力度，安排专项经费预算，特别是对档案制度建设、资料管理维护和档案信息化建设等方面给予重点保障；二是通过配置计算机、空调、扫描仪、监控等设备，确保档案检索、查阅和整理便捷，确保档案管理安全，确保档案信息不丢失、不损坏、不失泄密，进一步提升专业化水平；三是建设规范化、制度化和标准化的档案管理室，做好通风采光、防腐防潮和防盗防火等保护措施。

2.提升档案管理工作人员的业务能力

随着事业单位人事制度和收入分配制度改革的稳步推进，干部职工的考核奖惩、履历学历、培训经历和聘任晋升等需要存档的资料逐年增多，这给人事档案管理工作提出了更高要求。人事档案管理工作集服务性与保密性于一体，政策性和业务性较强。一是要特别注重提升档案工作人员业务能力，选择作风正派、责任心强的专职人事档案管理工作人员，落实各种待遇，充分发挥他们的积极性、主动性和创造性。二是有关主管部门要抓好人事档案业务培训工作，切实提高档掌管理人员的业务素质。三是在整理档案的过程中，档案管理人员要及时处理有关档案材料，做到信息完整，细致鉴别和手续完备。一方面要及时处理符合归档要求的材料，另一方面，要及时退回不符合归档要求的材料，确保人事档案信息的时效性、准确性和权威性。

3.完善健全人事档案管理制度

人事档案管理工作比较琐碎，健全完善人事档案管理制度，是实现档案工作规范化管理的有效措施，是实现档案工作科学化管理的可靠保证。首先，事业单位的人事档案管理制度，要对人事档案的信息收集、日常整理、借阅移交和开发利用等进行细化明确。其次，要建立健全目标管理考核制度和责任追究制度，移入、调出档案材料要有记录，检索、查阅档案材料要进行登记，防止人事档案丢失、非法修改、档案泄密等现象发生，确保人事档案管理工作规范有序。

4.进一步提升人事档案管理工作信息化水平

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，要把先进的信息技术手段引入人事档案管理，及时、准确地整理人事档案信息，进一步规范档案管理，提升工作效率。一方面，将计算机网络引入人事档案管理，充分发挥计算机、扫描仪、打印机等现代设备和技术的作用，将人事档案中文字材料、照片声像等信息进行数字化处理，转变成数据信息，保证人事档案纸质材料与数据格式并存。另一方面，要充分利用信息网络技术，创新人事档案管模式，主动发布非涉密的人事档案信息，既提高了人事档案管理工作的效率和质量，又提供优质高效的人才档案信息服务和信息交流。

（作者单位：河北省交通运输厅公路管理局）