高职院校顶岗实习档案现状的调查和研究

摘要：通过对当前高职院校顶岗实习档案现状进行调查，分析顶岗实习档案建设中存在的问题以及原因，并提出提升学生档案意识的对策。

关键词：高职 顶岗实习档案 现状 调查 研究

教育部为规范和推进职业院校开展学生顶岗实习工作，出台了《职业院校学生顶岗实习管理规定（征求意见稿）》。其中，第23条明确规定学校应当组织做好学生顶岗实习材料的归档工作。因此，构建与之相应的顶岗实习档案和管理体系不仅是高职院校管理工作的必然要求，也是学生求职就业的特殊凭证。同时，还是企业招聘人才的可靠依据。基于顶岗实习档案的特性——专业性和多样性、实时性和成套性、分散性和复杂性、内部性和外部性，要做好学生顶岗实习材料的归档工作，仅单方面依靠学校是不够的，还需要学生的参与与支持。本文将对当前高职院校顶岗实习档案现状进行调查，分析顶岗实习档案建设中存在的问题以及原因，并提出提升学生档案意识的对策。

1 调研对象

本次调研对象是广州番禺职业技术学院2013届，全程参加顶岗实习的毕业生。

2 调研方式和内容

本次调研方式采用网上填写问卷，调查内容分为三大部分，主要包括：顶岗实习档案基本情况、顶岗实习档案建档与管理、顶岗实习档案与求职就业等三个模块，共12个问题。

3 调查结果及分析

本次调研调查时间为5月5日至6月5日，在此期间，全校有920名学生通过网上填写问卷参与调查，对填写问卷的个人基本信息进行统计分析，其中男生314人，占比34.13%，就读文科管理类人数431人，占比46.85%，填写问卷100%有效。

3.1 顶岗实习档案基本情况

这部分调查，主要从是否了解学校建立了实习档案、实习档案本质属性、了解几个与自己有关的重要档案、学校是否有档案管理办法等方面了解学生的实习档案意识（见表1）。69.35%学生知道学校建立了实习档案，90.32%学生知道至少一个与自己有关的重要档案，除了这两个选项回答较为理想外，其他均不够理想，尤其是以你知道学校是否有档案管理办法为例，只有5.43%的学生知道并阅读过。

3.2 顶岗实习档案归档与管理

关于高职学生对顶岗实习档案建档与管理的基本情况（见表2）也不乐观。只有6.09%学生了解学校实习档案归档工作并能积极参与配合，有56.96%学生了解该项工作，但表示不愿意配合；51.20%学生对实习归档没有提合理化建议和想法；从没有去过学校档案馆的学生也高达80%，仅有6.74%学生查阅过相关档案。

3.3 顶岗实习档案与求职就业

顶岗实习档案与求职就业部分（见表3），理应是高职学生们重点关注的问题。通过电话访问，87.5%企业希望看到能真实反应学生顶岗实习的原始材料。然而，大部分学生都不清楚顶岗实习档案对就业的作用，62.5%学生想不起来或不知如何利用顶岗实习档案帮助自己求职就业。调查数据显示：大多数学生还是希望在校期间能有机会了解顶岗实习档案，并愿意参加有关档案知识的培训，这充分说明有做好顶岗实习档案归档的基础，关键在于学校如何开展这项工作。

4 现状形成的原因分析

从上述调查结果分析，形成这种不良现状的原因是多方面的，既有客观因素，同时还存在主观因素。

4.1 客观因素

一方面，由于高职院校学生外出进行顶岗实习，其学习空间发生变化、认识观念发生变化、学习方式发生变化，导致学生的日常关注从校内学习完全转移到校外工作。在实习期间，学生们没有体会到工作、学习过程中伴随而生的某些资料会具有很高的保存和利用价值，不了解实习档案的本质属性。受传统档案管理的影响，顶岗实习档案作为高职院校实践教学活动的原始记录，没有被学生们普遍认识和接受，大部分学生认为顶岗实习档案是学校的工作，实习材料归档也与自己没有什么关系。加上顶岗实习档案作用的发挥不是自发的和及时的，往往带有滞后性和局限性。另一方面，学生档案属于传统人事档案管理范畴，受其管理与利用体制的影响，人事档案的部分功能趋于弱化，社会“弃档”现象日益严重，与之对应的“重新建档”之风却日渐盛行。因此，降低了学生对档案价值的直接感受程度，阻碍了学生对档案的认识和利用，也直接影响到学校顶岗实习档案归档。

4.2 主观因素

从主观上看，学生对事关自己未来发展的档案认识尚且模糊，对顶岗实习档案内容更加不可能有理性的认识。一方面，受思维定式的直接影响，学生习惯于去图书馆检索信息，却丝毫没有去档案管理机构利用第一手原始资料的意识；另一方面，学校档案管理机构的传统角色偏重档案基础业务，档案管理人员重收藏轻利用也是不争事实，加上受资金、技术等条件的制约，学校未能充分发挥档案教育功能，缺少对档案知识的普及和广泛宣传。学校对于即将外出进行顶岗实习学生，重点关注实习教学计划的落实，强調实习纪律和安全意识，而学校对于实习档案的基本内容和归档要求不够具体和明确，导致大部分学生没能重视实习档案资料的收集，甚至认为实习档案资料收集与己无关，只要涉及档案都神秘，是自己难以接触的领域。

5 改变不良现状的对策

综上所述，消除社会“弃档”现象是一项庞大的社会工程，需要面临多项人事档案管理社会化和开发利用体制改革，这不仅需要政府权利部门的干预，还需要相关职能部门的协调配合，不是学校单方面可能做到，因此，本文对此暂不研究。尽管如此，学校还是可以从自身角度出发，深入调查研究，积极引导学生参与到实习档案建设之中，提升学生档案意识，改变当前实习档案的现状。

5.1 增强档案教育功能

高职学生的档案教育可以由以下三个阶段构成，即：新生进校的入学教育、在校期间的常规教育、顶岗实习前夕的强化教育。针对不同阶段学生学习特点不同，档案教育的形式、内容和着力点都应有所不同。

入学教育。高职学生入学之初，是立刻帮助学生树立档案意识的最佳时期。对外广泛开展馆校合作，尽可能地将当地档案馆列为学生校外实践活动基地，参观档案馆是学生入学教育系列活动的主要内容之一；对内将档案信息检索流程写入学生手册，明确档案检索纳入新生信息检索课程的教学计划，将学校档案管理办法、档案全宗指南、档案收集利用流程等作为新生档案信息检索培训的重点内容。在新生入学之际向他们灌输档案基本知识，不仅是为其树立档案意识，而且还是为今后档案教育的开展打下良好的基础。

常规教育。高职学生在校学习期间，是强化档案意识和积累档案知识的关键时期。学校档案部门和其他职能部分应该利用好这个时期，通过多种形式开展档案常规教育。一是以针对半数以上的学生会选修档案相关课程，可在有条件的高职院校开设普及档案知识的文化素质选修课；二是充分利用好校史馆平台，积极开办与校史、优秀校友、重大历史事件等相关的讲座，以典型事例介绍和具体实物展出说明档案与学习、工作和生活等方面的关联性，强化档案的传承和历史见证作用，强调个人应具有的档案责任与义务。

强化教育。高职学生即将外出参加毕业顶岗实习前夕，是强化档案知识的重要时期。针对准毕业生进行相关档案知识培训，强化培训实习档案、学籍档案的归档和利用、以及毕业后个人档案转递，学生离校档案托管的基本常识，告知学生在这个时期档案重要性和实际用处，强调实习档案建设离不开学生个人的积极参与。

5.2 加大档案宣传

加大档案宣传，关键在于理清宣传思路。学校档案机构首先应明确宣传的对象、宣传的内容和宣传的途径，然后研究本校教学和管理的特点，再采取一系列行之有效的宣传措施。

宣传对象。实习档案宣传面向的对象有三个群体，分别为学校的领导群体、与该档案有关联的教职工群体和学生群体。学校的领导群体是实习档案工作发展的有力推动者，也是宣传中应该积极争取的最为强势的群体，学校领导可以通过出台政策，在人、才、物方面给予实习档案工作的大力支持，完全有能力推动实习档案工作健康发展。与实习档案有关的教职工群体是该档案建设的中坚力量，教职工群体参与与支持对实习档案建设是至关重要的。基于实习档案的特性，學生是最为特殊的群体，人数众多，活动面广，他们既是实习档案的建设主体，又是实习档案的利用主体。因此，实习档案宣传单纯依靠学校档案机构是远远不够的，还需要得到教务处、学生处、校团委以及学生所在系部的支持。

宣传内容。实习档案的宣传不仅包括收集内容、归档目录宣传，还应包括管理、利用和服务宣传。同时，需要强调各主体在实习档案建设中的责任、权利和义务。以多形式的实习成果、多方面的特色资料、多介质的档案实体为媒介宣传实习档案收集内容；以良好的信息化基础、悉心的指导、耐心的服务为依托进行实习档案收集和利用宣传。

宣传方式。利用不同层面的宣传媒介和不同的宣传方式进行实习档案的宣传：一是通过社会媒体进行宣传。将学校学生在企业的顶岗实习典型案例和工作业绩形成实习成果汇编，或撰写简报向上级通报，通过学校门户网站发布，广泛进行社会宣传。二是通过校内资源进行宣传。一方面可以开设校内普及档案知识的文化素质选修课和实习档案专题讲座，另一方面依托校内媒体，利用学校新闻网、校报和宣传栏特殊宣传效果，面向学生积极宣传。三是利用创新性宣传方式。利用学生处、校团委和学生社团开展实习档案知识普及有奖竞答活动。此外，学校还要重视档案网站建设和信息化工作，实现学生档案信息的一站式检索，并在学生访问量大的学生处、团委和系（院）网页上建立档案网站链接。学校采用多种方式交叉进行宣传，提升了学生整体档案意识，较好地解决顶岗实习档案建设过程存在的问题。

参考文献：

[1]教育部.职业院校学生顶岗实习管理规定（征求意见稿）[EB/

OL].http：//221.12.38.131/web/articleview.aspx？id=201201040907

38584&cata_id=N182.

[2]陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析[J].档案学通讯，2012.1.

[3]揭平英.高职院校顶岗实习档案管理体系的构建[J].中国职业技术教育，2012.2.

作者简介：

揭平英（1965-），女，江西广昌人，广州番禺职业技术学院教务处教师，硕士，研究方向：教学档案管理、高职教育管理。

基金项目：广东省教育教改项目《高职院校顶岗实习档案体系的构建与实践》（课题编号：20120302026）阶段性成果之一。