浅谈如何做好高校文秘工作

曾桦

摘 要：新时期对高校办公室文秘工作提出了更高的要求，结合高校办公室文秘工作的实际，对高校办公室文秘人员的素质及工作方法进行了分析，针对存在的问题提出了具体的解决办法。

关键词：高校；办公室；文秘工作

高校办公室文秘工作者在一所高校的建设和发展中，主要起着参谋、助手、协调、服务的作用。面临着新形势下高校的建设与发展，要求每一位高校办公室文秘工作者要切实结合本单位的工作实际，加强学习，深入思考，勇于创新，敢于实践，不断提高高校办公室文秘工作的水平和质量，为高校的建设和发展发挥更大的作用、做出更大的贡献。

一、高校文秘工作的含义及性质作用

所谓的高校文秘工作简言之即 “三服务两育人”。 “三服务”即为校领导、师生员工和高校改革与发展服务，“两育人”即管理育人和服务育人。高校文秘工作的主要任务可分为常规性工作和非常规性工作。 常规性工作主要包括各类文书、领导讲话、汇报材料等的起草与印发；学校领导有关活动、文字材料的分类整理与建卷归档；信息搜集与整理，包括针对性的专题调研；机要文件收发、处理和保密等工作。非常规性工作主要包括突发事件的应对与处理； 信访人员的接待； 各级领导临时交办的其他工作。

高校文秘工作的性质与作用。从工作内容上看， 高校文秘工作者围绕学校改革与发展涉及的一切开展工作， 如： 与校内外有关部门和单位进行磋商、往来谈判等，收发、联络、跑腿等事务性工作占据高校文秘工作较大的比例。 因此，事务性是高校文秘工作的一大特点；与此同时， 作为协调与沟通服务于师生员工与校领导之间的一座桥梁，又具有较强的服务性。

二、文秘工作应遵循的原则

1.尊重而不迎合

尊重是人最基本的品德。文秘工作者不仅要尊重领导、同事，还要尊重群众。但是尊重必须要个“度”。尊重领导很重要，一方面要维护领导的威信和荣誉，从内心里尊重领导；另一方面，要帮助领导做好善后工作。

2.服从而不盲从

文秘工作是为很好地协助领导，大家的目标是相同的。因此，文秘工作者需要服从上级领导的安排，对吩咐的任务必须有效地执行。但在工作中要做到服从而不盲从，对明显的错误要不畏惧，勇敢地指出，才能真正做好文秘工作

3.参与而不干预

文秘人员在参与意见中，必须在自己的职权范围内，不能越界。若提出的意见被采纳，也不能认为是自己的正确决策。文秘人员要站在自己的岗位上，不能产生思想错位，不能来干预、影响领导的判断。

三、做好高校文秘工作的基本要求

1. 端正态度，摆正自我

态度决定一切。对于文秘工作者来说态度甚至心情的好坏对于处理日常工作来说有着很大的差别，要做好文秘工作必须端正态度，摆正自我，无论遇到什么事情都必须牢记工作第一、爱岗敬业、客观公正、恭身于事。 其次，高校文秘工作者要有创新服务理念。 所谓创新服务理念，是指人们在一定的思想观念的支配下，对服务客体采取的服务方式、服务行为和服务水平的总和。高校文秘者需要适应时代潮流，树立以决策为中心，以人为本，弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念， 以创造性思维去思考和实践创新服务理念，强化效率意识。

2.要学习政治理论和业务知识，着眼于提高自身素质

文秘工作是一个单位、一个部门的窗口和形象，文秘工作在办公室工作中作用至关重要，是贯彻领导意图、部署落实单位或部门工作的重要途径，是宣传和树立单位或部门形象的重要手段。文秘人员综合素质的高低、文秘工作质量的好坏，将直接影响到一个单位一个部门工作开展的效果。文秘人员的自身素质主要包括政治思想素质和业务素质，要在工作中真正把握好各种文件、领导讲话以及相关资料的起草、编写和协调工作，必须具备较高的政策理论水平和业务工作水平。要做到这一点，必须带头学习政治理论和业务知识。高校领导干部素质高，信息面广，研究问题深，对学校工作了如指掌，文秘人员不加强学习，就不可能跟上领导的思维节奏。社会发展日新月异，新事物、新知识、新经验层出不穷，文秘人员不加强学习，就无法对工作作出科学客观的判断。因此，文秘人员必须加强学习，进一步开阔视野，提高自身素质。

3.要转变工作作风，着眼于提高工作效率和服务质量

文秘人员工作在领导身边，工作环境特殊，必须坚持把作风建设放在首位抓好。文秘人员要经常接受党性教育和锻炼，不断增强政治上的坚定性，努力做到创优争先、务实重干、敬业奉献、雷厉风行、廉洁从政。要在工作中做到“五个不让”，即：不让领导布置的工作在我手里延误，不让需要办理的文件在我手中积压，不让各种差错在我手里发生，不让来机关办事的同志在我这里受到冷落，不让办公室的形象在我这里受到影响。办公室文秘人员要主动为领导服务，认真领会领导意图，按领导意图创造性地做好文秘工作，积极为领导排忧解难。要想领导之所想，急领导之所急，切实把握好文秘人员的角色定位：到位而不越位。要热忱地为师生员工服务，杜绝敷衍塞责、推诿扯皮现象，要从大处着眼、小处着手，从日常接听一个电话、安排一个会议、传递一份文件、处理一件事情做起。以师生员工高兴不高兴，满意不满意，答应不答应作为衡量服务质量的标准。

4.要提高工作创新能力

高校文秘应关注经济和社会发展的趋势，结合学校的发展趋势，做好超前预测，为领导决策提供充分、准确的依据，提供决策建议，“工作要做到规范性和创造性相结合，被动性与主动性相結合，不能一味地强调辅助作用，而放弃自己的独立意识，仅持一种被动适应的态度”。由被动服务向主动服务转变由单项服务到全过程的服务转变。 同时高校文秘工作者要由一般性服务向优质服务转变。改变过去仅仅服从领导照章办事的方式，积极主动地围绕学校当前的中心工作，找准师生员工关心的问题，并提供切实可行的解决预案，做到能办大事，会办难事，敢办新事，创造性地开展工作。

5.要学习计算机、网络知识，提升服务技能

网络知识的学习和运用不同于其它知识、技术的学习，网络技术更新换代的速度极快，新知识、新技术层出不穷，这就要求高校文秘工作者必须紧紧跟上时代前进的步伐。首先，作为一名新时期高校办公室文秘工作者，要不断加强自身的学习，树立“终身学习”的观念，经常参加一些相关的业务培训和学习，并注意理论联系实际，不断提高业务能力和水平，坚决杜绝因为技术不过关，操作不到位而影响正常工作的现象发生；其次，作为一名新时期高校办公室文秘工作者要在高校开展网络建设、推广新技术办公的工作中起到领头羊的作用。在加强自身学习、完善自身相关技术结构的基础上，要定期或不定期地给学校内部工作人员做好相关的宣传和培训工作，不但要让他们认识到，加强网络知识学习的重要性和必要性，还要培养他们树立自发学习的意识和观念。不但要从学校内部开展网络办公，还要积极、广泛地在校外开展网络办公，提高校内外的办公效率和水平，真正实现学校内外资源共享，做到共同提高、共同进步。

6.提高保密意识，做好保密工作，杜绝泄密事件发生

高校办公室是一所高校的重要部门，同样也是一个机要部门，常常接触到一些涉密文件和资料。作为新时期的高校文秘工作者，如何做好保密工作是至关重要的。作为高校的文秘工作者，要严格遵守保密纪律，不该问的不问，不该说的不说，不该做的不做，平时办公桌面上要保持整洁、美观，切忌各类文件、资料随手乱放，特别是对一些特殊的涉密文件、资料，更是应该做到特殊存放、特殊传递和特殊处理。凡是涉密文件应一律放在特殊文件或者资料袋中进行传递，让领导在审阅处理这一类文件、资料的时候能够一目了然，同时也应防止与其它不涉密文件、资料放在一起，而导致泄密事件的发生。除了纸质文件和资料以外，对待存放和通过网络来传递、处理的涉密文件、资料更要引起重视、提高警惕、加强防范措施。办公电脑要安装相关的正版安全软件，并及时更新杀毒软件和防火墙等各种网络安全工具，设置有效稳妥的电脑和网络安全密码，真正做到涉密电脑专人专网、专人专用，涉密电脑不上网，上网电脑不涉密。积极采取多方面措施，坚决杜绝各类泄密事件的发生。

7.积极探索和运用新时期高校办公室文秘工作的新思路、新方法，勇于创新，敢于实践

邓小平同志曾经说过：“创新是一个民族发展的不竭动力。”在全国上下坚持邓小平理论和“三個代表”重要思想，全面贯彻落实科学发展观的同时，作为一名新时期的高校办公室文秘工作者更应该积极地响应党和国家的号召，紧紧跟上时代的步伐，在实际工作中，开拓创新、与时俱进，做一名创新型的高校办公室文秘工作者。这就要求我们必须在努力做好本职工作同时，不断汲取新事物、新思想，不断更新自己的知识结构，提高自己工作专业水平，在工作中不断创新，在创新中不断工作。创新需要勇气和胆识，要有不怕失败、百折不挠的精神，要敢于不断地向陈旧的事物和理念挑战，要敢于向领导提出自己新颖的观点，要敢于将新思维、新方法运用到日常工作中。要有可能会失败的思想准备，失败了可以进一步改进和完善，完善了可以重新再来，要坚定自己的立场，不要人云亦云、随波逐流，要懂得用实践的力量去检验这种新思想、新观点的正确性和可行性。创新需要理论联系实际，一切从实际出发，不能想当然的去说话、想当然的去做事情，否则会事倍功半，甚至是事与愿违。要想做好新时期的高校办公室文秘工作，就要学会用事实说话，根据各个高校的实际情况，深入调查研究、积极讨论思考，再付诸于实践，才会使决策更具有说服力和可行性。创新需要有科学的判断和准确的预见，以便给领导提出准确、及时并且具有前瞻性的建议和意见，从而更好地起到领导参谋、助手的作用。

总之，新形势下高校文秘工作者，不仅要具备良好的职业道德，还要不断提升自己的理论与实际相结合的综合素质，与领导、同事和谐相处，尽心尽力做好每件事，实现自身的价值，成为一名合格的文秘工作者，赢得社会的尊重。

参考文献：

[1] 孙卫东. 高校办公室工作特点及其对文秘人员的素质要求[J]. 山西青年管理干部学院学报. 2008.

[2] 严美娴. 浅谈高校办公室工作[J]. 经营管理者. 2010.